Як вибрати таск-менеджер: рекомендації та топ популярних менеджерів завдань

Ефективно керувати командною роботою та особистими завданнями допомагає таск-менеджер. Пояснюємо, що це таке, які дає переваги та як вибрати менеджер завдань для свого проєкту. Наводимо наш топ 8 найкращих таск-менеджерів та розповідаємо про таск-трекер для контролю ведення угод у CRM SendPulse.

Що таке таск-менеджер

Таск-менеджер — це програмне рішення для ефективного управління проєктами. За його допомогою зручно делегувати завдання та контролювати їх своєчасне виконання.

У невеликих проєктах уся комунікація може відбуватися в Google-документах або месенджерах, хоча це не надто зручно й часом призводить до плутанини. Коли ж у компанії є велика кількість завдань та десятки чи сотні співробітників, такий варіант точно не годиться. Тоді використовують таск-менеджер.

Чим таск-менеджер відрізняється від звичайного списку справ

Таск-менеджер — інструмент, який дає змогу контролювати весь процес виконання завдань, а не тільки нагадує про них. У ньому можна описати завдання та розбити його на підзавдання, контролювати дедлайни на кожному процесі, поставити відповідальних та виконавців, відстежувати результати та планувати подальшу роботу.

Ось основні відмінності списку справ від таск-менеджера.

Для списків справ часто використовують Google Keep, Notes та навіть звичайні паперові блокноти. А для грамотного управління завданнями потрібне спеціалізоване програмне забезпечення.

Кому варто використовувати таск-менеджери

Таск-менеджери допомагають спростити організацію робочих завдань. Особливо, коли вони комплексні, вимагають багато часу або потребують особливого контролю. Найбільше ми рекомендуємо застосовувати їх у роботі таким користувачам:

• Фрілансерам. Таск-менеджери дають можливість контролювати клієнтські проєкти, дедлайни та платежі. Це must have для фахівців, котрі ведуть відразу декілька проєктів, які потребують постійного контролю: таргетологів, дизайнерів, маркетологів, SMM-менеджерів, розробників програмного забезпечення, аналітиків, викладачів.
• Командам та агентствам. Менеджери завдань допомагають організувати роботу команди, встановити виконавців конкретних процесів та відповідальність за них, відстежувати прогрес роботи та окремих підзавдань, координувати спільну роботу. Кожен спеціаліст у команді має свою зону відповідальності, яку легко контролювати.
• Підприємцям та менеджерам. За допомогою таск-менеджерів можна організувати роботу великої команди фахівців. При цьому топ-менеджмент бачить максимально докладну аналітику роботи над проєктом, результативність кожного окремого спеціаліста та процесу. Правильно підібраний софт дає змогу контролювати роботу бізнесу у всіх напрямах, але без додаткового тиску на співробітників.

Загалом таск-менеджери будуть корисні будь-кому, хто хоче оптимізувати свій час та прогрес чи працює одночасно з великою кількістю проєктів.

Переваги таск-менеджера

Використання менеджера завдань спрощує і пришвидшує перебіг багатьох процесів і підвищує їхню ефективність. Розберемо основні переваги цього інструмента.

Грамотне планування

У таск-менеджері зручно планувати роботу з урахуванням завантаженості працівників та відділів. Наочно видно, скільки часу займає кожен етап і окремі підзавдання, коли потрібно приступати до чергового завдання й куди вписати справу, що виникла несподівано.

Коли вся інформація зібрана в єдиному просторі, систематизована та представлена в зручному вигляді, щось проґавити або переплутати складніше. Якщо плани змінюються, у менеджері завдань легко їх підлаштувати та повідомити команду.

Централізоване управління проєктами

У таск-менеджері зручно роздавати завдання співробітникам та розставляти пріоритети, стежити за своєчасним виконанням та контролювати прогрес у проєктах. Можна залишати коментарі до завдань, прикріплювати файли, призначати різні мітки та переглядати звіти.

Підвищення продуктивності

Менеджер завдань допомагає кожному фахівцю організувати роботу та мінімізувати відволікання. Співробітнику не потрібно витрачати час і сили, щоб розставити пріоритети та спланувати робочий день — досить просто відкрити програму.

Прозорість процесів

Керівники всіх рівнів бачать, чим зайняті їхні підлеглі та на якому етапі виконання перебуває кожне завдання. Усі процеси задокументовані, для них призначено виконавців, тому немає ризиків, що якісь важливі завдання загубляться.

Контроль термінів та ресурсів

На кожне завдання та підзавдання можна поставити дедлайн. Лінійні фахівці можуть спланувати своє робоче завантаження, а керівники бачать загальну картину роботи та можуть вчасно вплинути, якщо у співробітників не вистачає часу чи сил, щоб виконати проєкт вчасно.

Контроль завантаженості

У таск-менеджері легко відстежувати завантаженість членів команди, що допомагає уникати перекосів та оцінювати результативність роботи окремих працівників.

Ефективна комунікація

Менеджер завдань допомагає ефективно комунікувати як усередині невеликої команди, і між різними підрозділами. У ньому видно, коли користувач приступив до виконання завдання та завершив її, скільки часу планується на кожен етап, хто за що відповідальний тощо. Можна додавати нових учасників, обмінюватися коментарями та залишати зауваження, а сповіщення допомагають не пропускати нові події.

Аналітика та звітність

Таск-менеджер дає керівнику максимально повну звітність про всі робочі процеси: працездатність команди та кожного окремого фахівця, результативність, дотримання термінів та дедлайнів.

Економія часу

Планувати справи в таск-менеджері набагато зручніше, ніж у Google-таблицях або аналогічних сервісах — спеціалізовані інструменти роблять цей процес швидшим та ефективнішим. Централізація управління та можливості автоматизації допомагають заощадити більше часу.

Як вибрати таск-менеджер для команди

Основний функціонал таск-менеджерів приблизно однаковий, але деякі можливості є не у всіх сервісах, наприклад, діаграма Ганта — графік робіт із відображенням завдань у вигляді горизонтальних смуг — або спеціальні інструменти для управління IT-проєктами. У разі такої необхідності шукайте спеціалізоване рішення, яке підходить для ваших завдань. Але є кілька критеріїв, які є важливими під час вибору таск-менеджера незалежно від сфери діяльності.

Зручність та простота

Таск-менеджер має бути простим і зрозумілим. Якщо в сервісі не вдається розібратися за п’ять-десять хвилин, спробуйте інший варіант. Добре, якщо його протестує вся команда й ні в кого не виникне складнощів — це означає, що він вам підходить.

Сповіщення

Потрібна функція автоматичних сповіщень про події в робочому просторі, щоб не пропустити нічого важливого. Добре, якщо можна отримувати повідомлення не лише на пошту, а й у месенджери, хоча б і через інтеграції.

Способи відображення завдань

У таск-менеджерах завдання можуть бути показані на канбан-дошці, діаграмі Ганта або календарі як списки або зведення. Вибирайте сервіс з різновидами відображення завдань, які відповідають вашим цілям або з якими вашій команді зручніше працювати.

Інтеграції

Розширити функціонал можна завдяки інтеграціям із різними сервісами: Slack, Zoom, Google Диск, Календар Google, Dropbox та інші. Якщо для вашого проєкту потрібна інтеграція з певним сервісом, переконайтеся, що в обраному таск-менеджері вона передбачена.

Пріоритети та дедлайни

Обов’язкова функція для роботи навіть у невеликій команді. А для великого бізнесу вони й зовсім критично важливі. Контроль над термінами та система пріоритетів роблять робочі процеси більш організованими та зрозумілими на кожному етапі.

Ролі користувачів та права доступу

Ролі користувачів дають змогу організувати робочі процеси у кожній команді максимально безпечно, щоб не допустити хаосу та витоку даних. Доступ до особливої інформації надають лише фахівцям, які мають безпосередньо з нею працювати.

Мобільний застосунок

Актуально для підприємців та фахівців, які не проводять весь робочий день за комп’ютером. Мобільний застосунок допомагає зберігати контроль над робочими процесами та вчасно реагувати на форс-мажори.

Масштабованість

Переконайтеся, що вибраний таск-менеджер можна швидко та без зусиль масштабувати, якщо команда швидко зросте, а пул завдань розширюється.

Безпека та підтримка

Розширені процеси безпеки є актуальними для бізнесів, що працюють з ноу-хау процесами або технологіями, які ще недоступні на широкому ринку. Техпідтримка сервісу має швидко та чітко консультувати і розв’язувати проблеми.

Локалізація

Особливо актуально для іноземного софту. Не всі люди у вашій команді можуть знати англійську, тому важливо, щоб ПЗ було зрозумілим та доступним для всіх співробітників.

Створення звітів

Вибирайте сервіси, у яких доступне створення звітів та відображення даних на дашборді. Так вам буде простіше оцінювати прогрес у проєктах та ефективність роботи відділів та співробітників.

Цінова політика

Порівнюйте ціни та можливості, щоб не переплачувати за непотрібні вам функції. Деякі послуги пропонують безплатні тарифи для невеликих команд, хоча функціонал у цьому випадку зазвичай урізаний.

Для тестування всіх функцій у більшості сервісів пропонується пробний період. Іноді за доплату можна підключати додаткові можливості.

Найкращі таск-менеджери

У цьому розділі зібрали кращі таск-менеджери завдань для команди.

SendPulse

У CRM SendPulse є таск-трекер, декористувачі можуть додавати завдання та керувати ними. Це допомагає контролювати робочий процес. Керівнику зручно роздавати працівникам завдання та відстежувати їхнє виконання. Менеджери бачать, які дії необхідні за конкретними угодами та до якого терміну.

Формати відображення завдань — канбан-дошка та список. Доступно два борди.

За замовчуванням на борді три колонки зі статусами завдань: To Do, In progress, Done. За необхідності ви можете додати більше колонок та змінити назви.

У картці завдання можна призначати відповідальних та спостерігачів, встановлювати терміни виконання, пріоритет та нагадування, додавати опис та чек-листи, ставити теги — вони спільні для CRM та таск-трекера. Передбачено створення користувацьких полів декількох типів, додавання батьківських завдань та підзавдань.

Можна пов’язувати завдання з угодами, контактами та іншими завданнями. Це дає змогу швидко орієнтуватися у великому обсягу даних і нічого не втрачати.

Зручно фільтрувати завдання: за назвою, датою, відповідальними особами, спостерігачами, статусом угоди та користувальницькими полями.

За допомогою шаблонів можна налаштувати повторення завдань протягом певного терміну через заданий інтервал: щодня, тиждень, місяць тощо. Шаблони можна змінювати в будь-який момент, і наступне завдання буде створено з урахуванням змін.

Trello

Trello — це інструмент для спільної роботи над проєктами у форматі канбан-дощок. Можна використовувати вебсервіс або встановити десктопну версію Windows або MacOS. Також є програми для Android та iOS.

На безплатному тарифі доступно до десяти дощок на робочий простір, на платних тарифах їх кількість не обмежена. На дошку додаються картки, всередині яких можна створювати чек-листи, призначати відповідальних за завдання та терміни виконання. За допомогою колірних маркерів можна позначити, наприклад, етапи роботи або зону відповідальності певного відділу. Є шаблони для різних категорій.

У картці можна прикріпити вкладення — завантажити з комп’ютера, сховища Trello, Google Диска, Dropbox, OneDrive, Box або залишити посилання на файл.

На платних тарифах завдання можуть показуватися в різних форматах. «Хронологія» — спрощена діаграма Ганта, де завдання відображаються на полі з розміткою дат і відразу видно терміни та обсяги робіт. «Панель» — інформація представлена в графіках на дашборді. Також можна переглядати картки у вигляді таблиці та перевіряти терміни виконання в календарі.

Крім того, є можливість вказати місце розташування. Скажімо, співробітник має виїхати на об’єкт, щоб зробити виміри, у картку для нього колеги можуть прикріпити координати потрібного місця. Якщо вашому проєкту потрібні додаткові умови, такі як пріоритет, статус або щось інше, додавайте поля користувача.

Можна налаштувати автоматизацію рутинних процесів та використовувати інтеграцію з іншими сервісами. Повідомлення надходять на пошту або робочий стіл. Є безлімітне сховище файлів: максимальний розмір файлу на безплатному тарифі — 10 Мб, на платних — 250 Мб. Плагіни дають можливість розширити функціонал, а гарячі клавіші — прискорити роботу.

Тарифні плани Trello. Ціни за місяць вказані за умови річної оплати.

GanttPro

GanttPRO — менеджер завдань у вигляді діаграми Ганта, який також можна перетворити на канбан-дошку або подати у вигляді списку. Є веб-версія та застосунки для Android та iOS.

У сервісі зручно відстежувати прогрес за всіма проєктами, вести облік часу та завантаження та контролювати терміни виконання. Можна дробити завдання на підзавдання, призначати виконавців, встановлювати статус та пріоритет. Доступні звіти з аналізом витраченого часу та бюджету. Є гарячі кнопки.

Можна переглядати історію змін та відновлювати потрібну версію. Доступна функція автопланування, каскадне сортування в хронологічному порядку, масові зміни — це зручно, якщо потрібно змінити інформацію відразу в кількох завданнях, наприклад про виконавця або статус.

Передбачено інтеграцію з іншими сервісами — Slack, Google Диск, MS Teams, Jira Cloud. Для розширення функціоналу також можна використовувати API. Безплатного тарифу немає, але є двотижневий пробний період.

Тарифні плани GanttPro. Ціни за місяць вказані за річної оплати.

Jira

Jira насамперед призначений для управління розробкою програмного забезпечення, але також використовується в маркетингу, проєктуванні, продажах та інших сферах. Під час створення проєкту можна вибрати відповідний шаблон, а в процесі роботи налаштовувати його відповідно до своїх потреб. Є програми для Android та iOS. Кількість дощок не обмежена.

Для розробників передбачені спеціальні інструменти, за допомогою яких зручно працювати й за Kanban, і за методологіями Scrum, а також відстежувати помилки. На канбан-дошці за замовчуванням є три колонки з етапами проєкту, які можна доповнювати, перейменовувати та видаляти. Також є можливість вказати ліміт додавання завдань на кожному етапі, щоб не допустити утворення вузьких місць.

Під час реалізації проєкту з методології Scrum завдання створюються розділ «Беклог», і після запуску спринту можна контролювати хід роботи на дошці.

За допомогою інструмента «Дорожні карти» на основі завдань, призначених команді, створюються плани із зазначенням термінів виконання.

Для проєктів в інших галузях інструменти Jira дещо відрізняються. Завдання можуть бути представлені на дошці, календарі, у вигляді списку або у вигляді діаграми Ганта у форматі «Хронологія».

Усередині завдання ви можете додавати підзавдання, призначати виконавців, мітки та терміни, додавати вкладення та переглядати історію змін. Також можна створювати переходи між статусами та автоматизувати повторювані дії. Доступні масові операції із завданнями, є гарячі клавіші.

У Jira зручно вести облік часу рішень та контролювати робоче навантаження членів команди. Готові звіти дають змогу відстежувати прогрес.

Користувачам сервісу доступно понад три тисячі інтеграцій, програм та плагінів: Slack, Zendesk, GitHub, Trello, Microsoft Teams, Google Sheets та багато іншого. Також можна безплатно протестувати можливості платних тарифів можна протягом 30-денного пробного періоду.

Нижче — таблиця з тарифними планами Jira Software.

Todoist

Todoist — простий та зрозумілий таск-менеджер для організації роботи в єдиному просторі, який можна підключити до пошти, календаря та файлів. Підходить як для персонального, так командного використання. Зручно розподіляти навантаження в проєктах між виконавцями. Різновиди відображення завдань: список та дошка. Окрім онлайн-сервісу, доступні десктопні версії для Windows, macOS, Linux та програми для Android та iOS, а оповіщення можна отримувати на смартгодинник.

Можна використовувати шаблони та налаштовувати власні списки відображення завдань, переглядати історію активності за проєктом або певним учасником. Можна додавати голосові нотатки.

Візуалізація продуктивності дає змогу контролювати прогрес та зберігати мотивацію. Гейміфікація у вигляді балів у Карму за виконання завдань і використання просунутих функцій допомагає підвищити залученість співробітників у роботу та їхню продуктивність.

Багато доступних інтеграцій: Dropbox, Zapier, Evernotes, IFTTT, Google продукти тощо. Можна використовувати API.

Підготували для вас порівняння тарифів Todoist. Ціни за місяць вказані за умови оплати за рік.

TickTick

TickTick — багатофункціональний таск-менеджер, який поєднує можливості планування завдань, календаря та інструментів для підвищення продуктивності. Він відмінно підходить для незалежних експертів, підприємців та невеликих команд.

Додаток має дуже цікавий підхід організації робочих процесів. У системі є вбудовані інструменти Pomodoro, які допомагають утримувати фокус на важливих завданнях, матриці Ейзенхауера. Це допомагає правильно розставити пріоритети, а також трекер звичок: з його допомогою можна позбутися прокрастинації та постійного відволікання на соцмережі.

Сервіс можна інтегрувати з Google та Apple Календарем для синхронізації графіків. Також є мобільні програми для iOS та Android, які можна зв’язати між собою.

TickTick відмінно підходить для організації роботи окремого спеціаліста або невеликої команди, але її функціоналу може бути недостатньо, щоб задовольнити потреби великого бізнесу.

Програма має лише одну версію преміум-доступу за 35 доларів на рік. Розширених версій для великого бізнесу чи великих команд не передбачено.

ClickUp

ClickUp — гнучка платформа для управління робочими завданнями та процесами. Завдяки розвиненій кастомізації та великій кількості доступних функцій вона підходить як для невеликих команд, так і для великих корпорацій.

Тут можна організувати практично все в одному місці: від простих списків завдань до складних проєктів із залежностями, часовими лініями, звітами, автоматизацією, документами та комунікацією.

ClickUp вирізняється високим рівнем автоматизації процесів і для окремих співробітників, і для команд. На основі програми можна побудувати роботу стартапу або великого бізнесу — він чудово масштабується і налаштовується. Також для підприємців будуть корисні ШІ-функції, які спрощують аналітику даних та допомагають приймати рішення, що покращують працездатність бізнесу.

У ClickUp є чотири тарифні плани, один з яких безкоштовний. Ось порівняння їхніх основних функцій:

Asana

Asana — популярна платформа для управління завданнями та проєктами, яка допомагає планувати та контролювати виконання завдань, керувати ресурсами та завантаженістю команди, автоматизувати процеси та візуалізувати потоки.

Вона максимально адаптується і налаштовується, тому підійде як для невеликих команд, так і для великих бізнесів.

Asana пропонує дуже високий рівень автоматизації рутинних процесів і дає змогу створювати автоматизовані робочі сценарії без коду на основі правил, тригерів та інтеграцій з іншими системами, які заощаджують час роботи звичайним фахівцям.

Платформа відмінно підходить для командної роботи і має високу гнучкість в управлінні проєктами та масштабуванні.

Asana ідеально підходить для складних проєктів з комплексними процесами, які потребують глибокого контролю та широкої інтеграції з іншими сервісами та застосунками. Платформа допомагає спростити рутинні процеси за допомогою автоматизації та ШІ-інструментів, а також забезпечує необхідний рівень безпеки навіть для роботи з чутливою інформацією.

Єдиний мінус Asana — складність, тому під час її впровадження потрібно обов’язково проводити навчання персоналу, щоб ознайомити фахівців з усіма особливостями та нюансами сервісу.

Як впровадити таск-менеджер у команду

Процес впровадження таск-менеджера в бізнес-процеси практично аналогічний до запуску будь-якого іншого нового інструменту. Але пам’ятайте, що він змінює фундаментальні принципи роботи команди, тому дотримуйтесь правильної послідовності кроків.

Почніть з пілотного проєкту

Таск-менеджер можна впровадити відразу на всю компанію, якщо в ній працює менше ніж 15 фахівців. Інакше тестувати інструмент краще на невеликій команді. Ми рекомендуємо команду маркетингу чи дизайну – завдяки активній комунікації вони дадуть максимально повний фідбек.

У рамках тестування створіть спрощену базову структуру завдань та протестуйте, наскільки добре інструмент вписується у бізнес-процеси компанії.

Щоб інтеграція пройшла максимально безболісно, перед використанням зберіть максимум інформації про процеси.

Навчіть співробітників

Повноцінний онбординг фахівців — половина успіху. Кожен має знати, як працює таск-менеджер і навіщо його впроваджують. Важливо, щоб співробітники розуміли: все це потрібно, щоб спростити процеси, а їхній роботі та посадам нічого не загрожує.

Налаштуйте процеси

Визначте єдині стандарти наповнення завдань в інфраструктурі сервісу. Ось основні:

• Які статуси завдань використовуються? Оцініть, чи вистачить стандартних To do, In progress, Done або потрібні докладніші кастомізовані значки.
• Хто відповідає за постановку та закриття завдань. Це може бути проджект-менеджер, тімлід чи фахівець, який безпосередньо ставив завдання. Це потрібно, щоб спростити процеси прийняття рішень у межах системи та виключити подвійне затвердження результатів.
• Як оформляти завдання? Створіть уніфікований формат дедлайнів, пріоритетів, тегів, статусів виконавців, відповідальних тощо. Формат має бути єдиним у всій компанії — так ви зможете уникнути плутанини під час постановки завдань між відділами.

В ідеалі всі правила та особливості потрібно зібрати в окремий гайд із використання таск-менеджерів, доступний кожному фахівцю.

Зберіть зворотний зв’язок

Через 2–4 тижні запитайте команду:

• Що зручно у таск-менеджері, а що ні?
• Яких функцій не вистачає, а якими вони не користуються зовсім?
• Де виникають труднощі: дублі завдань, плутанина з процесами, недостатньо докладні гайди чи не вистачає підтримки?

Зворотний зв’язок від команди допомагає покращити процеси використання таск-менеджера, зробити його зручнішим та функціональнішим.

Поступово розширюйте використання

Лише після того, як тестування засвідчить успішні результати, можна розширювати систему. В ідеалі поетапно, інтегруючи нові команди та процеси. Важливо зберегти баланс результативності та стабільності, тому поспішати не можна.

Помилки у виборі та впровадженні

Впровадження таск-менеджера в роботу компанії — складний і комплексний процес, який впливає на фундамент бізнесу. Якщо припуститися помилок або провести її неправильно, це негативно вплине на прибутковість, робочі процеси та мотивацію команди. А критичні помилки можуть стати причиною банкрутства.

Ми зібрали деякі найпоширеніші помилки, яких припускаються підприємці. Обов’язково вивчіть їх перед впровадженням платформ організації та автоматизації у бізнес-процеси.

Вибір без аналізу власних процесів

Найчастіше це швидкі та імпульсивні зміни у роботі бізнесу, ініційовані топ-менеджментом або власником компанії. Без аналітики, без тестів на одному відчутті.

Наслідки. Система не підходить під стиль роботи команди, співробітники ігнорують платформу та дублюють завдання у месенджерах, де вони часто губляться та неможливо відстежити процес виконання.

Як запобігти? Провести масштабну підготовчу роботу: детально описати всі поточні процеси, принципи постановки завдань, встановлення дедлайн контролю виконання та аналізу результатів. І тільки після цього можна розпочати вибір таск-менеджера.

Фокус тільки на ціні

Ключовим фактором у виборі таск-менеджера є його вартість. Менеджер розглядає варіанти із нижчого чи середнього цінового діапазону, повністю ігноруючи комплексні, але дорогі варіанти. Особливо актуально для маленьких команд та бізнесів, які не мають великих бюджетів.

Наслідки. Дешеві інструменти можуть задовольняти базові потреби, але часто погана масштабованість і підтримка. При зростанні команди чи ускладнення робочої архітектури вони втрачають функціональність, через що доводиться переходити іншу платформу.

Як запобігти? Аналізувати як вартість сервісу, а й функціонал у майбутнє — масштабування, ролі, звіти, автоматизації. А щоб заощадити кошти, вибирайте відповідні тарифні плани, а не дешеві інструменти.

Надлишковий функціонал

На ринку є складні та комплексні таск-менеджери, які цілком підходять, щоби організувати роботу корпорації на кілька тисяч осіб персоналу. Деякі підприємці обирають саме такі варіанти “на виріст”.

Наслідки. Співробітники плутаються, витрачають час на навчання непотрібним функціям, система видається складною та громіздкою, але при цьому понад 80% функціоналу залишається незатребуваним.

Як запобігти? Вибирайте інструмент та тарифний план, виходячи з поточних потреб команди. Масштабування теж важливе, але завжди оцінюйте перспективи проєкту реалістично.

Відсутність онбордингу та навчання

Успіх роботи таск-менеджер залежить від того, наскільки співробітники розуміють, як використовувати його функціонал. Крім того, важлива мотивація — кожен фахівець повинен знати, для чого запускають новий інструмент і як саме він вплине на роботу компанії загалом та окремих співробітників, зокрема.

Наслідки. Співробітники не розуміють, як використовувати нову систему і продовжують вести завдання по-старому — через чати та особисті повідомлення. Деякі фахівці можуть відчувати занепад мотивації для роботи, страх перед змінами та здатні навіть саботувати впровадження таск-менеджерів.

Як запобігти? Чим складніша система, яку ви впроваджуєте у бізнес-процеси, тим детальнішим має бути онбординг фахівців: навчання, текстові та відеоінструкції, шаблони типових проєктів, завдань та звітів. Це дозволить не тільки використати можливості платформи по-максимуму, а й запобігти падінню мотивації співробітників.

Непослідовність використання

Спочатку команда добре сприймає нововведення, але через якийсь час поступово повертається до звичніших способів контролю виконання завдань. Наприклад, назад у особисті повідомлення месенджерів.

Наслідки. Система перестає бути актуальною, ніхто їй не довіряє, завдання губляться. Крім того, керівникам усіх рівнів практично неможливо контролювати виконання завдань — доводиться постійно смикати відповідальних, аби оновити статуси.

Як запобігти? Під час впровадження потрібно запровадити правило: всі комунікації та завдання фіксуються у рамках таск-менеджера. Обов’язково потрібно дати час, щоб команда змогла підлаштуватись, але будь-які спроби саботувати або робити по-старому необхідно припиняти і давати детальні пояснення, для чого це необхідно.

Немає регулярного реву

Контроль запровадження таск-менеджера в бізнес-процеси є критично важливим, тому що зміни вносяться в фундамент роботи компанії.

Наслідки. Якщо вчасно не помітити проблеми та труднощі під час впровадження таск-менеджера, бізнес-процеси компанії ризикують перетворитися на хаос, який вимагатиме величезних ресурсів на виправлення і може навіть призвести до повного руйнування процесів.

Як запобігти? Проведіть ревью та шукайте потенційні проблеми кожні кілька днів. Коли процеси стабілізуються, контроль слід проводити кожні 1-2 тижні: чистити завершені завдання, оновлювати пріоритети, коригувати терміни.

Спроба автоматизувати все одразу

Особливо актуально для великих бізнесів. Керівникам часто хочеться, щоб процес впровадження нових технологій пройшов максимально швидко, тому вони починаються на всіх рівнях компанії.

Наслідки. Виникає плутанина, збої у логіці автоматизацій, опір із боку команди. Часто процеси перетворюються на хаос, що сильно впливає на якість роботи компанії в цілому та призводить до масових звільнень навіть серед ключових фахівців.

Як запобігти? Почніть із базового функціоналу — шаблонів та статусів. Автоматизувати процеси потрібно поступово, щоби команда встигла звикнути до нововведень. У складних технологічних проєктах є сенс тестувати запровадження нових таск-менеджерів на окремих департаментах чи навіть командах.

Інструкція з роботи у таск-менеджері SendPulse

Працювати у таск-менеджері SendPulse дуже просто. Він прив’язаний до CRM-системи, тому всі завдання автоматично враховуються у загальному робочому просторі.

Щоб створити нове завдання, увійдіть до робочого облікового запису SendPulse та виберіть вкладку CRM. Далі натисніть «Додати завдання». У формі, що випливає, пропишіть всі її особливості: назва, опис, пріоритет, теги і дедлайни. За потреби додайте файли, залежності та чеклісти. Потім вкажіть відповідального та клацніть «Додати завдання».

У вкладці «Мої завдання» ви можете додати до завдання додаткове поле з даними, чекбокс або меню, створити шаблон типових завдань або переглянути виконані завдання. Все просто та інтуїтивно зрозуміло – навіть людина без досвіду роботи з CRM чи таск-менеджерами зможе розібратися дуже швидко.

А щоб спростити постановку завдань та контроль над їх виконанням, можна інтегрувати CRM з Google Календарем та налаштувати оповіщення про нові завдання та проєкти, терміни яких незабаром закінчаться. Так співробітники без зайвих зусиль зможуть контролювати своє завантаження, а продуктивність роботи зросте.

Висновок

Розповіли, що таке таск-менеджер для команди та на що варто звернути увагу під час вибору. Радимо використовувати безплатну CRM SendPulse із вбудованим менеджером завдань для ефективного управління проєктами.

Можливо, вам будуть у пригоді й інші інструменти: сервіси email, SMS і Viber-розсилок, чат-боти для Telegram, Instagram, Facebook та WhatsApp, браузерні повідомлення. Крім цього, у SendPulse є конструктор сайтів та мультипосилань, а також платформа для створення онлайн-курсів.