Канбан

Канбан ― это система постановки задач и организации рабочих процессов для эффективного достижения поставленных целей. Данная методология предполагает прозрачность продвижения работы и является одним из подходов Agile.

В этом видео вы узнаете, на чем основан канбан, как с ним работать и почему важно фиксировать все задачи, а также этапы выполняемого процесса.

Принципы методологии канбан

Канбан помогает отслеживать процесс выполнения поставленных задач и распределять нагрузку между сотрудниками. Этот метод позволяет эффективно управлять работой команды и следить за сроками ее выполнения. Визуализация всех этапов позволяет каждому сотруднику быть в курсе продвижения процессов. Ознакомьтесь с основными принципами методологии канбан.

• Визуализация процессов. Важно, чтобы все поставленные задачи были добавлены в план. Их статус нужно обновлять по мере завершения каждого пройденного этапа. Такой подход позволяет шаг за шагом продвигаться вперед, следить за прогрессом и видеть задачи, решение которых требует большего времени и помощи.
• Группировка задач. Это делают на основании статусов. Самый простой способ — разделить задачи на три колонки: «Надо выполнить», ‎‎«Выполняется», «‎Выполнена». Такой подход предполагает перемещение поставленной задачи с одного этапа на другой и визуализирует рабочий процесс.
• Внимание к незавершенным задачам. Если задачи подвисают на каком-то этапе, следует разобраться в причинах, распределить ресурсы в случае необходимости или оказать нужную поддержку, чтобы завершить работу.
• Постоянное совершенствование. Контроль за соблюдением сроков выполнения задач и их перемещением с одного уровня на другой в системе канбан помогает видеть слабые места в процессах. Поэтому вы можете четко определить, где нужно уделить больше времени работе, где меньше, а в каких ситуациях стоит скорректировать нагрузку.

Методология канбан подразумевает гибкий подход к организации работы, что позволяет легко добавлять новые задачи, изменять их приоритетность, увеличивать или сокращать сроки выполнения. Однако, несмотря на все явные преимущества такого подхода управления, у него все же есть и недостатки, о которых стоит знать. В следующем разделе вы узнаете о плюсах и минусах метода канбан.

Преимущества и недостатки системы канбан

У методологии канбан нет жестких правил или ограничений. Поэтому ее используют в самых разных сферах. Метод канбан применяют HR-специалисты для отбора кандидатов, разработчики ПО, стартаперы и даже блоггеры. Этот подход также можно встретить в CRM-системах при разработке пайплайна продаж. Посмотрите, какими преимуществами обладает методология канбан.

• Гибкость планирования. Система канбан построена таким образом, что команда концентрируется на одной конкретной задаче, несмотря на то, что их может быть несколько. При этом, руководитель может изменять приоритетность работы, не затрагивая рабочий процесс. По завершению одной задачи команда приступает к следующей.
• Контроль сроков выполнения. Методология канбан позволяет отслеживать рабочий процесс, оптимизировать его длительность и прогнозировать время, которое потребуется для решения будущих задач.
• Повышение эффективности работы. Многозадачность снижает качество работы и замедляет продвижение вперед. Чем больше зависает нерешенных задач, тем чаще приходится между ними переключаться. Метод канбан минимизирует застои, поскольку помогает быстро выявлять слабые места. Это позволяет сокращать время работы над задачей и повышать качество результата.
• Наглядность продвижения работы. Одно из главных преимуществ управления процессами по методу канбан. Когда все члены команды имеют доступ к поставленным задачам и результативности продвижения, то легче выявить проблемы и устранить их.

Теперь, когда вы ознакомились с преимуществами методологии канбан, самое время узнать о минусах этого подхода.

• Не подходит для долгосрочного планирования. Метод канбан рассчитан на достижение краткосрочных целей. Работа выстраивается на решении актуальных задач, при этом их приоритетность может меняться в зависимости от обстоятельств.
• Не подходит для больших команд. Чем больше человек задействовано в рабочем процессе, тем сложнее контролировать выполнение задач. Поэтому, лучше всего, чтобы в одной команде было не больше десяти человек, в идеале — пять.

Если выполнение задачи требует слишком много людей, следует разбить их на небольшие группы и для каждой создать отдельную систему канбан. О том, как ее внедрить и с чего начать, вы узнаете дальше.

Методология канбан подразумевает активное взаимодействие всех членов команды для скорейшего завершения процесса и достижения поставленной цели. Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы правильно выстроить работу и расставить приоритеты.

1. Пропишите задачи и визуализируйте процесс. Для этого определите приоритетность работ и разместите их в порядке очереди на виртуальной или физической доске в первой колонке. Укажите ответственного сотрудника на карточке с каждой задачей. Далее в вертикальных столбцах пропишите этапы всего процесса.
2. Ограничьте количество задач, которые можно решать одновременно. Чем больше заданий выполняется параллельно, тем ниже эффективность работы. Поэтому, вместе с командой стоит определить количество задач, которые можно выполнять одновременно на каждом этапе рабочего процесса. В столбцах рядом со статусом укажите допустимое число.
3. Управляйте процессом. Следите, чтобы статусы задач обновлялись своевременно и чтобы работа нигде не застопорилась. Если на каком-то из этапов процесс останавливается, старайтесь как можно оперативнее устранить причины возникновения «пробок».
4. Расскажите команде о правилах работы. Каждый участник процесса должен знать, когда брать новую задачу, к кому обращаться при возникновении сложностей, как определить готовность работы, а главное, как взаимодействовать с доской.
5. Анализируйте результативность. Регулярно коммуницируйте с членами команды, выявляйте сложности, ищите способы их разрешения, находите пути оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности. В зависимости от специфики работы вы можете делать это еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и так далее.
6. Повышайте эффективность работы. Чтобы ускорить процесс решения задач и повысить результативность работы, необходимо регулярно совершенствоваться. При этом, не стоит вносить ряд изменений сразу. Лучше делать одно нововведение за раз — это позволит увидеть эффективность принятого решения и понять, что еще стоит изменить.

Чтобы создать виртуальную канбан-доску, вы можете использовать такие инструменты как Trello, MeisterTask, Asana, Blossom, ProofHub и другие. Все эти сервисы помогают управлять проектами, отслеживать результативность, а также обсуждать задачи и насущные вопросы.

Методология канбан не имеет строгих правил или ограничений. Этим она и отличается от других систем управления. В следующем разделе вы узнаете, в чем разница между канбаном и скрамом.

Отличия методологии канбан от скрама

Скрам (на англ. scrum) — это система управления проектами, которая на первый взгляд схожа с канбаном, поскольку тоже отображает процесс решения задач и помогает достигать поставленных целей. Однако, между этими двумя методами есть существенные отличия. Давайте ознакомимся с ними ближе.

• В скраме работа делится на фазы, которые называют спринтами. Каждый из них решает определенную задачу — часть проекта. По окончанию спринта есть какой-то конкретный результат, который можно оценить или презентовать заказчику. В канбане же работа над задачей разделена на несколько этапов и она считается решенной только после того, как прошла их все.
• В канбане вы можете разделить процесс на любые подходящие вам этапы. В скраме есть конкретная структура, позволяющая сфокусироваться на результатах. То есть, вы можете разделить работу только на следующие этапы: «бэклог», «бэклог спринта», «работа в процессе» и «выполненная работа».
• В скраме нельзя вносить изменения в процессе работы, чтобы не прерывать спринт. В канбане все устроено так, что вы можете менять ход событий если это понадобится.
• В канбане нет требований касательно проведения ежедневных встреч для оценки результатов проделанной работы. В скраме это основа выполнения проекта.
• В системе скрам есть четко определенные роли: владелец продукта или менеджер продукта, скрам-мастер и команда. В канбане такого разделения нет, работой руководят все участники процесса.

У каждой из систем управления есть свои сильные и слабые стороны. Поэтому, нельзя однозначно сказать, какой из методов лучше. Выбирать нужно тот подход, который наиболее удобен команде и больше всего подходит для решения ваших задач.

Обновлено: 02.07.2024