Как чат-бот с ИИ автоматизировал 70% первичного взаимодействия с кандидатами: кейс HR-отдела

Узнайте, как HR-отдел строительной компании делегировал рутинную коммуникацию с кандидатами и операционные задачи Telegram-боту. Теперь команда обрабатывает втрое больше заявок, не перегружая сотрудников и не нанимая новых.

Ключевые факты

Платформа: Telegram.

Конструктор: SendPulse.

Исполнитель: студия корпоративных чат-ботов и ИИ-ассистентов AICoreBot создала и запустила бота за 5 дней.

Статус: бот активно работает, автоматизируя первые этапы рекрутингового процесса и повышая эффективность HR-команды.

Создайте чат-бот с помощью ИИ

Позвольте ИИ помочь вам создать идеальный сценарий бота на любую тему от бронирования встреч до создания онлайн-курсов.

Проект, для которого создан чат-бот

Ведущая строительная компания, которая активно занимается подбором квалифицированных кадров для широкого спектра вакансий: от рабочих профессий до руководящих должностей.

Предпосылки для внедрения чат-бота

До внедрения чат-бота HR-отдел сталкивался с рядом трудностей, которые замедляли рекрутинговый процесс и ухудшали его качество.

Большая нагрузка на HR-отдел

Из-за большого количества обращений от кандидатов HR-специалисты не успевали своевременно и качественно обрабатывать все заявки. Кроме того, значительную часть времени занимали рутинные задачи: предоставление общей информации о компании, разъяснение типовых требований к вакансиям, ручной сбор первичных данных. Это отвлекало HR-отдел от глубокой оценки кандидатов и проведения собеседований с наиболее подходящими претендентами.

Ограниченная коммуникация вне рабочего времени

Представители рабочих профессий часто просматривали вакансии и оставляли заявки вечером — после окончания своей смены. В то же время HR-отдел не имел возможности работать круглосуточно, чтобы отвечать на каждое обращение и консультировать кандидатов в режиме 24/7. Несовпадение графиков приводило к задержкам обратной связи и, как следствие, к потере потенциальных сотрудников.

Неструктурированный сбор данных

Строительная отрасль требует тщательного сбора информации о квалификации, опыте и наличии необходимых документов, поэтому стандартные короткие формы обратной связи были малоэффективными.

Дополнительную проблему создавала разрозненность обращений по разным каналам (телефон, email, соцсети), из-за чего невозможно было централизованно и структурированно хранить данные о кандидатах.

Сложности оценки и отбора кандидатов

Когда данные поступали в разном формате, из разных каналов или были неполными, HR-специалистам было трудно оперативно оценить соответствие претендентов требованиям вакансии. В результате они тратили время на дальнейшее общение с нерелевантными кандидатами, иногда не успевая предоставить обратную связь действительно подходящим специалистам.

Как чат-бот помог HR-отделу

Чат-бот, созданный в SendPulse, взял на себя ключевые задачи первичной коммуникации с кандидатами. Ниже — основные функции бота, которые позволили оптимизировать процесс рекрутинга и разгрузить HR-отдел.

Автоматизация первичных консультаций

Чат-бот предоставляет исчерпывающую информацию о компании, полный список актуальных вакансий с подробным описанием условий и требований, а также отвечает на 80% типовых вопросов о работе в строительной сфере. Это позволяет HR-специалистам избегать повторяющихся разговоров и сосредоточиться на личных собеседованиях с кандидатами, которые действительно заинтересованы в вакансии.

Круглосуточная коммуникация

Чат-бот доступен 24/7, в отличие от HR-специалистов с ограниченным рабочим графиком. Он способен одновременно вести неограниченное количество диалогов, благодаря чему кандидаты получают ответы в любое удобное время и без задержек.

При этом, если информации от бота недостаточно для принятия решения, кандидат может прямо в диалоге запросить помощь менеджера для дополнительной консультации или решения отдельных вопросов.

Структурированный сбор данных

Чат-бот самостоятельно собирает полные анкеты кандидатов, состоящие из 9 ключевых пунктов, и передает все данные в Google Sheets, где они хранятся в едином структурированном формате. Это значительно упрощает дальнейшую обработку заявок и систематический учет кандидатов.

Мгновенное информирование о новых заявках

После заполнения анкеты бот SendPulse Notifications сразу отправляет уведомление в корпоративную Telegram-группу HR-команды. Уведомление содержит:

• прямую ссылку на заполненную анкету в Google Sheets,
• ссылку на диалог с кандидатом в чат-боте SendPulse,
• основную информацию о кандидате для быстрой оценки.

Это помогает HR-команде оперативно реагировать на новые заявки и быстро определять соответствие кандидатов требованиям вакансии, направляя усилия только на наиболее квалифицированных претендентов.

Цепочки чат-бота для взаимодействия с кандидатами

Взаимодействие с кандидатами происходит через две автоматизированные цепочки: приветственную и основную. Когда кандидат впервые переходит в чат-бот из таргетированной рекламы, ему отправляется приветственная цепочка. Она состоит из одного сообщения, которое содержит список возможностей бота: знакомство с компанией, просмотр актуальных вакансий, подача заявки или получение ответов на вопросы.

После прочтения кандидат выбирает интересующий его пункт и отправляет соответствующее сообщение в чат. В ответ запускается вторая цепочка — «Стандартный ответ», в рамках которой к коммуникации подключается искусственный интеллект. Именно он обеспечивает дальнейшую консультацию и сбор данных. Ниже представлен подробный разбор этой цепочки.

Цепочка «Стандартный ответ»: подробный разбор

Цепочка «Стандартный ответ» состоит из двух последовательных блоков «ИИ-агент». Именно они обеспечивают интеграцию чат-бота с искусственным интеллектом: бот передает запросы кандидата, а ИИ генерирует ответы с учетом инструкций компании и содержания обращения.

Инструкции включают подробную информацию о строительной компании, динамически обновляемый список вакансий через глобальные переменные для поддержания актуальности, а также примеры типичных вопросов и желаемых ответов. Благодаря этому ответы ИИ получаются точными, информативными и релевантными.

Также в инструкциях установлены ограничения: ИИ не имеет права отвечать на запросы, не связанные с компанией, трудоустройством или условиями работы. Это позволяет вести разговор по существу и использовать ИИ по назначению, исключая затраты на обработку нерелевантных обращений.

Кроме содержательных инструкций, в блоках «ИИ-агент» есть технические настройки:

• Модель ИИ: GPT-4o mini.
• Учтенный объем контекста: 50 предыдущих сообщений.
• Максимальная длина ответа: 500 токенов, то есть примерно 375 слов.
• Температура (уровень креативности): 0,5.
• Режим выполнения: Условный выход.

У каждого «ИИ-агента» есть собственное условие выхода, то есть цель, достижение которой сигнализирует о завершении диалога и переходе к следующему блоку цепочки. Далее остановимся на них отдельно.

Первый «ИИ-агент»: консультация и информирование

В начале взаимодействия с чат-ботом кандидат может не иметь достаточного представления о компании, специфике работы или требованиях к вакансиям. Задача первого блока «ИИ-агент» — предоставить исчерпывающую информацию о компании, заинтересовать кандидата актуальными вакансиями, объяснить условия сотрудничества и ответить на вопросы, возникающие в процессе общения.

Цель и условие выхода из этого блока — готовность кандидата заполнить анкету, а также его согласие на сохранение и обработку персональных данных в соответствии с требованиями GDPR. После выполнения этого условия кандидат автоматически переходит к следующему блоку «ИИ-агент».

Условия выхода также учитывают ситуации, когда кандидату требуется дополнительная информация или он хочет напрямую связаться с HR-менеджером. В таком случае он может запросить контактные данные менеджера либо оставить сообщение в чате, которое будет автоматически передано менеджеру через уведомление.

Второй «ИИ-агент»: сбор анкетных данных

Цель второго блока «ИИ-агент» — собрать анкетные данные. Для выхода из этого блока кандидат должен последовательно ответить боту на 9 вопросов:

1. Имя.
2. Номер телефона.
3. Специальность.
4. Стаж работы,
5. Желаемая должность.
6. Желаемый доход.
7. Местоположение.
8. Наличие необходимых документов.
9. Возраст.

В процессе заполнения анкеты кандидат может задавать чат-боту дополнительные вопросы о компании или условиях сотрудничества. Если соответствующая информация содержится в инструкции, бот отвечает с помощью ИИ, после чего обязательно возвращает кандидата к заполнению анкеты. Это позволяет сохранять фокус на основной цели — сборе полной информации — и формировать завершенную анкету для дальнейшей обработки.

После того как кандидат ответил на все пункты, чат-бот благодарит его и сообщает, что в ближайшее время с ним свяжется HR-менеджер для подбора оптимального варианта трудоустройства.

В этот момент HR-менеджер получает автоматическое уведомление в Telegram со ссылкой на заполненную анкету в Google Sheets. Это позволяет быстро оценить кандидата по ключевым параметрам и принять решение о дальнейшем взаимодействии.

Основным источником трафика стала таргетированная реклама в Instagram и Facebook с прямым переходом в Telegram-бот.

При настройке аудитории компания ориентировалась на людей в возрасте от 18 до 50 лет, которые ищут работу, интересуются строительной сферой или имеют опыт в смежных отраслях.

Наилучшие результаты показали креативы с реальными фотографиями строительных объектов и призывом присоединиться к профессиональной команде.

Результаты, достигнутые благодаря чат-боту

После интеграции чат-бота в рекрутинговый процесс компании удалось:

• Автоматизировать первичную коммуникацию с кандидатами на 70%.
• Обеспечить круглосуточное предоставление информации и анкетирование без участия HR-специалиста.
• Сократить время обработки заявок с 2–3 дней до нескольких часов.
• Обрабатывать втрое больше заявок без расширения команды.
• Достичь 100% структурированности данных, полученных от кандидатов.

В таблице приведено сравнение эффективности ручной работы HR-специалиста и автоматизации с помощью чат-бота. Данные предоставлены компанией AICoreBot:

Помимо количественных показателей, компания зафиксировала и качественные улучшения:

• Делегирование рутинных задач чат-боту освободило время HR-специалистов, позволив им сосредоточиться на личных собеседованиях с релевантными кандидатами. Это положительно сказалось на общем качестве подбора персонала.
• Кандидаты получают быстрые, точные и полные ответы на свои вопросы, что повышает уровень доверия и лояльности к компании. Даже те, кто не получил работу, сохраняют позитивное впечатление от взаимодействия.

Этот кейс подтверждает, что современные технологии способны существенно улучшить бизнес-процессы и дать компании конкурентное преимущество как работодателю. Внедрение чат-бота с элементами искусственного интеллекта позволило эффективнее использовать профессиональный потенциал команды и повысить результативность процесса найма.

Добивайтесь таких же или еще лучших результатов — создайте собственного чат-бота в SendPulse самостоятельно или с помощью эксперта из нашего Каталога партнеров, чтобы автоматизировать коммуникацию и вывести эффективность бизнеса на новый уровень.