Як чат-бот із ШІ автоматизував 70% первинної взаємодії з кандидатами: кейс HR-відділу

Дізнайтеся, як HR-відділ будівельної компанії делегував рутинну комунікацію з кандидатами й операційні завдання Telegram-боту. Тепер команда обробляє втричі більше заявок, не перевантажуючи співробітників і не наймаючи нових.

Ключові факти

Платформа: Telegram.

Конструктор: SendPulse.

Виконавець: студія корпоративних чат-ботів і ШІ-асистентів AICoreBot створила та запустила бота за 5 днів.

Статус: бот активно працює, автоматизуючи перші етапи рекрутингового процесу та підвищуючи ефективність HR-команди.

Створіть чат-бот за допомогою ШІ

Дозвольте ШІ допомогти вам створити ідеальний сценарій бота на будь-яку тему — від бронювання зустрічей до створення онлайн-курсів.

Проєкт, для якого створили чат-бота

Провідна будівельна компанія, що активно займається підбором кваліфікованих кадрів для широкого спектра вакансій: від робітничих професій до керівних посад.

Передумови для впровадження чат-бота

До впровадження чат-бота HR-відділ стикався з низкою труднощів, що уповільнювали рекрутинговий процес та знижували його якість.

Велике навантаження на HR-відділ

Через велику кількість звернень від кандидатів HR-відділ не встигав своєчасно та якісно опрацьовувати всі заявки. Крім того, значну частину часу займали рутинні завдання: надання загальної інформації про компанію, пояснення типових вимог до вакансій, ручне збирання первинних даних. Це відволікало HR-фахівців від глибшої оцінки кандидатів і проведення співбесід з тими, хто найбільше відповідає вимогам.

Обмежена комунікація поза робочим часом

Представники робітничих професій часто переглядали вакансії та залишали заявки у вечірній час — після завершення власної зміни. Водночас HR-відділ не мав можливості працювати цілодобово, щоб реагувати на кожне звернення й консультувати кандидатів у режимі 24/7. Ця невідповідність графіків призводила до затримок із зворотним зв’язком й, як наслідок, втрати потенційних співробітників.

Неструктурований збір даних

Будівельна галузь вимагає ретельного збору інформації про кваліфікацію, досвід і наявність необхідних документів, тому стандартні короткі форми зворотного зв’язку були неефективними.

Додаткову проблему створювала розпорошеність звернень через різні канали (телефон, email, соцмережі), через що неможливо було централізовано та структуровано зберігати інформацію про кандидатів.

Складність оцінки та відбору кандидатів

Коли дані надходили в різному форматі, з різних каналів або були неповними, HR-фахівцям було складно швидко оцінити відповідність претендентів вимогам вакансії. Як наслідок, вони могли витрачати час на подальше спілкування з нерелевантними кандидатами, іноді не встигаючи надати зворотний зв’язок справді підхожим спеціалістам.

Як чат-бот допоміг HR-відділу

Чат-бот, створений у SendPulse, взяв на себе ключові завдання первинної комунікації з кандидатами. Нижче — основні функції бота, що дозволили оптимізувати процес рекрутингу й розвантажити HR-відділ.

Автоматизація первинних консультацій

Чат-бот надає вичерпну інформацію про компанію, повний перелік актуальних вакансій з детальним описом умов та вимог, а також відповідає на 80% типових запитань щодо роботи в будівельній сфері. Це дає змогу HR-фахівцям уникати повторюваних розмов і зосередитися на особистих співбесідах з кандидатами, які дійсно зацікавлені в посаді.

Цілодобова комунікація

Чат-бот доступний 24/7, на відміну від HR-фахівців, які мають обмежений робочий графік. Він здатний одночасно вести необмежену кількість діалогів, завдяки чому кандидати можуть отримувати відповіді у будь-який зручний час і без затримок.

Втім, якщо наданої ботом інформації недостатньо для ухвалення рішення, кандидат може безпосередньо в діалозі з ботом попросити допомоги у менеджера для додаткової консультації чи розв’язання окремих питань.

Структурований збір даних

Чат-бот самостійно збирає повні анкети кандидатів, які складаються з 9 основних пунктів, і передає всі отримані дані у Google Sheets, де вони зберігаються в єдиному структурованому форматі. Це значно полегшує подальшу обробку заявок і систематичний облік кандидатів.

Миттєве інформування про нові заявки

Після заповнення анкети бот SendPulse Notifications одразу надсилає сповіщення до корпоративної Telegram-групи HR-команди. Сповіщення містить:

• пряме посилання на заповнену анкету в Google Sheets,
• посилання на діалог з кандидатом у чат-боті SendPulse,
• основну інформацію про кандидата для швидкої оцінки.

Це допомагає HR-команді оперативно реагувати на нові заявки та швидко визначати відповідність кандидатів вимогам вакансії, спрямовуючи подальші зусилля лише на найбільш кваліфікованих претендентів.

Ланцюжки чат-бота для взаємодії з кандидатами

Взаємодія з кандидатами відбувається через два автоматизовані ланцюжки: вітальний і основний. Коли кандидат уперше переходить до чат-бота з таргетованої реклами, йому надсилається вітальний ланцюжок. Він складається з одного повідомлення, яке містить перелік можливостей бота: ознайомлення з компанією, перегляд актуальних вакансій, подання заявки або отримання відповідей на запитання.

Після прочитання кандидат вибирає, що саме його цікавить, і надсилає відповідне повідомлення в чат. У відповідь запускається другий ланцюжок — «Стандартна відповідь», у межах якого до комунікації підключається штучний інтелект. Саме він забезпечує подальшу консультацію та збір даних. Нижче представляємо докладний розбір цього ланцюжка.

Ланцюжок «Стандартна відповідь»: докладний розбір

Ланцюжок «Стандартна відповідь» складається з двох послідовних блоків «ШІ-агент». Саме вони забезпечують інтеграцію чат-бота зі штучним інтелектом: бот надсилає запити від кандидата, а ШІ генерує відповіді з урахуванням інструкцій компанії та змісту звернення.

Інструкції містять детальну інформацію про будівельну компанію, динамічно оновлюваний перелік вакансій через глобальні змінні для підтримання актуальності, а також приклади типових запитань і бажаних відповідей. Завдяки цьому відповіді ШІ є точними, інформативними та релевантними.

Також в інструкції визначено обмеження: ШІ не має права відповідати на запити, не пов’язані з компанією, працевлаштуванням або умовами роботи. Це дозволяє вести розмову по суті й використовувати ШІ за призначенням, без витрат на обробку нерелевантних звернень.

Окрім змістових інструкцій, блоки «ШІ-агент» мають технічні налаштування:

• Модель ШІ: GPT-4o mini.
• Врахований обсяг контексту: 50 попередніх повідомлень.
• Максимальна довжина відповіді: 500 токенів, це приблизно 375 слів.
• Температура (рівень креативності): 0,5.
• Режим виконання: Вихід за умовою.

Кожен «ШІ-агент» має власну умову виходу, тобто мету, досягнення якої сигналізує про завершення діалогу та переходу до наступного блоку ланцюжка. Далі зупинимося на них окремо.

Перший «ШІ-агент»: консультація та інформування

На початку взаємодії з чат-ботом кандидат може не мати достатнього уявлення про компанію, специфіку роботи чи вимоги до вакансій. Завдання першого блоку «ШІ-агент» — надати вичерпну інформацію про компанію, зацікавити кандидата актуальними вакансіями, пояснити умови співпраці та відповісти на запитання, що виникають у процесі спілкування.

Мета й умова виходу з цього блоку — готовність кандидата заповнити анкету, а також погодитися на збереження й обробку персональних даних відповідно до вимог GDPR. Після виконання цієї умови кандидат автоматично переходить до наступного блоку «ШІ-агент».

Умови виходу також враховують ситуації, коли кандидат потребує додаткової інформації або хоче звʼязатися безпосередньо з HR-менеджером. Тоді він може запросити контактні дані менеджера, або залишити повідомлення в чаті, яке автоматично передається менеджеру через сповіщення.

Другий «ШІ-агент»: збір анкетних даних

Мета другого блоку «ШІ-агент» — зібрати анкетні дані. Для виходу з цього блоку кандидат має послідовно відповісти боту на 9 запитань:

1. Ім’я.
2. Номер телефону.
3. Фах.
4. Стаж роботи.
5. Бажана посада.
6. Бажаний дохід.
7. Місце.
8. Наявність необхідних документів.
9. Вік.

У процесі заповнення анкети кандидат може ставити чат-боту додаткові запитання щодо компанії або умов співпраці. Якщо відповідна інформація міститься в інструкції, бот надає відповідь за допомогою ШІ, після чого обовʼязково повертає кандидата до заповнення анкети. Це дозволяє зберігати фокус на основній меті — зборі повної інформації — та сформувати завершену анкету для подальшої обробки.

Після того як кандидат відповість на всі пункти, чат-бот дякує кандидату й інформує, що з ним найближчим часом зв’яжеться HR-менеджер для підбору оптимального варіанту працевлаштування.

HR-менеджер у цей момент отримує автоматичне сповіщення в Telegram із посиланням на заповнену анкету в Google Sheets. Це дає змогу швидко оцінити кандидата за ключовими параметрами й прийняти рішення щодо подальшої комунікації.

Основним джерелом заявок стала таргетована реклама в Instagram та Facebook з прямим переходом до Telegram-бота.

При налаштуванні аудиторії компанія орієнтувалася на людей віком 18–50 років, які шукають роботу, цікавляться будівельною сферою або мають досвід у суміжних галузях.

Найкращі результати показали креативи з реальними фото будівельних об’єктів та закликом приєднатися до професійної команди.

Результати, досягнуті завдяки чат-боту

Після інтеграції чат-бота в рекрутинговий процес компанії вдалося:

• Автоматизувати первинну комунікацію з кандидатами на 70%.
• Забезпечити цілодобове надання інформації та анкетування без участі HR-фахівця.
• Скоротити час обробки заявок з 2–3 днів до кількох годин.
• Обробляти втричі більше заявок без збільшення команди.
• Досягти 100% структурованості даних, отриманих від кандидатів.

У таблиці порівняємо ефективність ручної роботи HR-фахівця та автоматизації за допомогою чат-бота. Дані надані компанією AICoreBot:

Окрім кількісних показників, компанія зафіксувала і якісні результати:

• Делегування рутинних завдань чат-боту вивільнило час HR-фахівців, дозволивши їм зосередитися на особистих співбесідах з релевантними кандидатами. Це позитивно вплинуло на загальну якість добору персоналу.
• Кандидати отримують миттєві, точні та вичерпні відповіді на свої запитання, що підвищує рівень довіри та лояльності до компанії. Навіть ті, хто не отримав роботу, залишаються з позитивним враженням від взаємодії.

Цей кейс підтверджує, що сучасні технології можуть суттєво поліпшити бізнес-процеси та надати компанії конкурентну перевагу як роботодавцю. Впровадження чат-бота з елементами штучного інтелекту дозволило ефективніше використовувати професійний потенціал команди та підвищило ефективність процесу найму.

Досягайте таких самих або навіть кращих результатів — створіть власного чат-бота в SendPulse самостійно або за допомогою експерта з нашого Каталогу партнерів, щоб автоматизувати комунікацію й вивести ефективність бізнесу на новий рівень.