Кейс Романа Рыбальченко: автоматизация набора сотрудников через чат-бот

Клиент — наш друг и партнер Роман Рыбальченко, основатель агентства Roman.ua (200+ клиентов), ведущий подкаста «Продуктивный Роман», автор курсов по веб-аналитике и email маркетингу.

В его агентстве открылась маркетинговая вакансия. Откликов пришло более 270. Так как HR менеджера в штате нет, Роман принял решение автоматизировать отбор кандидатов с помощью чат-бота. Для создания чат-бота выбрал SendPulse. Дальше расскажем, как чат-бот справился с задачей и удалось ли Роману закрыть вакансию.

Предыстория

Агентство Roman.ua открыло вакансию ассистента маркетолога. В компании низкая «текучка» и небольшая команда, поэтому штатного HR менеджера нет. Раньше был приходящий менеджер-фрилансер, но сейчас она переключилась на другие проекты. Обычно задача набора персонала ложилась на Романа, руководителя агентства, или Ольгу, операционного директора агентства.

Ассистент маркетолога — это вакансия entry-level, то есть для тех, кто только входит в профессию. Чтобы найти хорошего сотрудника, нужно «просеять» много кандидатов: на первом этапе с помощью резюме, потом с помощью тестового.

В компании уделили много внимания описанию вакансии. Описание получилось клевым, пришло более 270 откликов на вакансию. Теперь нужно было отобрать кандидатов.

Какая была задача

В компании есть правило: общаться с кандидатом после того, как он выполнил тестовое задание. Пока человек не сделал тестовое задание, нельзя оценить его уровень и насколько он мотивирован работать в компании, сможет ли выполнять задачи по инструкции.

Чтобы кандидат сделал тестовое, ему нужно «продать» вакансию и компанию. Продажа занимает 10-15 минут: уточнить детали в резюме, рассказать о компании и вакансии, ответить на вопросы. И в принципе дозвониться.

В результате всем кандидатам делается примерно одинаковая презентация. Роман, руководитель агентства, описывает этот рутинный процесс так: «Сначала презентации идут бодро, потом устаешь и начинаешь говорить скороговоркой».

Презентация компании и вакансии — это одинаковый контент, который рассказывается большому количеству людей.

В компании решили, что задачу нужно автоматизировать. В сервисе SendPulse разработали чат-бота, который общался с кандидатами, поэтапно презентовал им компанию, предлагал тестовое задание и «договаривался» о сроках выполнения.

Как решали задачу

Кандидатов отбирали в два этапа: сначала рассматривали резюме тех, кто откликнулся на сайте поиска работы, затем оценивали выполненное тестовое задание, которое кандидаты получали в чат-боте. Вот как это выглядело на практике.

Шаг 1. Пригласили в Facebook чат-бота кандидатов, которые откликнулись на вакансию

Как основной канал поиска кандидатов использовали сайт поиска работы Work.ua. В админке работодателя можно отправлять кандидатам шаблонные ответы. Тем, кто подходил по резюме, отправляли приглашение с таким текстом:

«Спасибо за отклик!

Предлагаю узнать о Roman.ua как о месте работы и получить тестовое задание в Facebook чат-боте. Для этого напишите боту https://m.me/Roma.net.ua “Кейс чатбота”. (Прим. ред.)

Страница нашей компании на Work.ua https://www.work.ua/jobs/by-company/1092353/».

Шаг 2. Рассказали с помощью чат-бота о преимуществах компании и предложили тестовое задание

Как вы помните, перед компанией стояло две задачи: презентовать себя как работодателя и «продать» тестовое. Так и построили общение в чат-боте: сначала он рассказывал о компании, потом предлагал сделать тестовое и давал на него ссылку.

У Романа вышел действительно живой и дружелюбный бот. Перейдя в Facebook, можно лично пообщаться с Продуктивным ботом, написав ему «Кейс чатбота».

Диалог начинается так:

Для презентации компании использовали ранее созданные страницы на сайте:

• об агентстве;
• портфолио;
• страница вакансий «Почему работать в Roman.ua круто».

Когда кандидат ознакомился с материалами, бот переходил к предложению тестового. Была задача развеять сомнения и мотивировать на выполнение задания.

Что объяснили с помощью бота:

• кандидатам дается одинаковое тестовое задание — так все будут в равных условиях, и компания не сможет использовать результаты работы;
• тестовое задание не оплачивается, потому что компания инвестирует свое время, дает обратную связь, даже если кандидат не подошел.

Если кандидату подходили условия и он соглашался посмотреть тестовое, ему давали ссылку на документ. И, наконец, спрашивали: «Готов выполнить? На задание дается 7 дней».

Разработка чат-бота заняла 4,5 часа

На создание бота потратили 4,5 часа. Роман ведет учет времени в сервисе RescueTime, поэтому так точно подсчитал время работы.

Сначала Роман набросал структуру бота в редакторе. Реплики, которые нужно было дополнить или переделать, отмечал специальным эмодзи. Когда стала понятна общая картина, осталось только поправить несколько моментов и сценарий был готов. Вот как выглядит готовая схема бота в редакторе:

Обратите внимание, что здесь только часть диалога, и заканчивается она блоком «Цепочка». Сейчас объясним, зачем это нужно.

В чат-боте есть два раздела: презентация компании и предложение тестового задания. По совету специалистов из SendPulse Роман создал их в редакторе как две отдельные цепочки. И потом присоединил цепочку с тестовым к главной (в SendPulse есть такая опция). Если в будущем в компании появится другая вакансия, не нужно будет переделывать бота. Достаточно сделать еще одну цепочку и присоединить ее.

Созданные цепочки отображаются на вкладке чат-бота в SendPulse в разделе «Команды»:

Так выглядит цепочка с тестовым заданием в редакторе SendPulse:

Как сделать чат-бот дружелюбным

Общение в соцсетях имеет свою специфику: здесь уместны шутки и разговорный стиль. Еще Роман советует:

• использовать эмодзи;
• вставлять гифки;
• делать задержки ввода текста между репликами, чтобы люди успевали прочитывать сообщения.

Результат

На вакансию откликнулось 274 человека, после рассмотрения резюме в чат-бот пригласили 97 человек. Из них 50 перешли к выдаче тестового задания, 37 согласились выполнить и 8 прислали готовое задание.

На момент написания кейса один сотрудник уже начал стажировку и второй должен был приступить к работе в ближайшее время. Полностью воронка выглядела так:

Сравнив два подхода — традиционный со звонками кандидатам и новый, с чат-ботом, Роман подсчитал: он сэкономил 19,5 часов рабочего времени и $29 на телефонной связи.

Как в агентстве планируют использовать чат-бота от SendPulse в будущем

Роман, основатель агентства, однозначно планирует и дальше использовать чат-бота от SendPulse для набора персонала. Есть также идея сделать бота для заполнения брифа клиентами.