Рабочая производительность и навыки управления временем важны для любого сотрудника. Дисциплина и рациональное распределение рабочей нагрузки помогают быстрее и качественнее справляться с задачами и в то же время уменьшают риски выгорания.
Сегодня говорим об одной из наиболее популярных методик определения приоритетов для рабочих и жизненных задач — матрице Эйзенхауэра.
Эта методика особенно распространена среди бизнесменов и маркетологов, ведь с ее помощью можно за минуты определить приоритеты даже комплексных задач и значительно упростить их выполнения.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это методика определения приоритета задач, которую разработал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. До президентской каденции Эйзенхауэр был военным и управлял объединенными силами союзников во Второй мировой войне — именно под его командованием англо-американские войска высадились в Нормандии и открыли «второй фронт» против гитлеровских сил.
Благодаря военной подготовке Эйзенхауэр уделял очень много внимания личной результативности, поэтому создавал и тестировал разные подходы организации работы. Матрицей эффективности он пользовался и в военной, и в политической карьере, однако широкой публике она стала известна только после публикации книги Стивена Кови «7 привычек сверхэффективных людей» в 1989 году. Всего было продано более 25 миллионов копий книги на 38 языках.
Англоязычное издание книги «7 навыков высокоэффективных людей», приуроченное 25-летней годовщине выпуска
В книге Кови матрице Эйзенхауэра посвящен целый раздел, поэтому скоро она стала привычным инструментом для менеджеров, владельцев бизнеса и маркетологов, которые сталкиваются с трудностями приоритизации рабочих задач.
Спустя почти столетие после создания она не теряет актуальности.
Основная идея матрицы Эйзенхауэра максимально проста. Нужно разделить все имеющиеся задачи по двум критериям: важность и срочность.
- Важные задачи имеют высокую ценность для ваших целей. Если не выполнить их, достичь основных целей будет практически невозможно.
- Срочные задания должны быть выполнены в кратчайшие сроки. Любые попытки отложить их выполнение с большой вероятностью повлекут проблемы для проекта в целом или отдельных его составляющих.
Когда критерии важности и срочности определены для каждой задачи, их следует вписать в квадрат 2х2.
Так выглядят квадраты для задач в матрице Эйзенхауэра
В зависимости от того, в какой квадрат попала задача, мы получаем понятную тактику действий.
Выполнить сейчас
Важные и срочные задачи нужно выполнить как можно скорее. Они имеют абсолютный приоритет, но часто требуют значительных усилий и ресурсов для выполнения.
Однако важно понимать, что большинство важных срочных задач — ситуационные и направлены либо на решение неожиданных проблем, либо на использование неожиданных возможностей.
Если менеджер или руководитель постоянно выполняет срочные и важные задачи, это значит, что его рабочие процессы и взаимодействие с другими членами команды организованы плохо.
Спланировать
Лучший способ выполнения важных и несрочных задач: планировать их выполнение или разбить на меньшие подзадачи. 90% важных задач должны оказываться именно в категории «несрочное» — это говорит о правильном планировании работы и отсутствии критических ошибок в рабочих процессах.
Несрочные важные задачи следует выполнить до того, как они станут срочными — это потратит гораздо меньше усилий, чем «надо все и на вчера».
Делегировать
Большинство неважных и срочных задач — это операционная рутина, которую время от времени нужно делать, но на достижение глобальных целей она влияет слабо.
В идеале их нужно делегировать или автоматизировать с помощью наемных работников, программного обеспечения или инструментов на основе искусственного интеллекта. Вариантов много.
Например, упростить общение с потенциальными клиентами можно с помощью автоматизированных воронок продаж SendPulse: объединить web push, чат-боты и email рассылки с CRM-системой, чтобы сосредоточить ресурсы менеджеров по продажам на теплых клиентах. Это принесет гораздо больше результата, чем холодные контакты или ручное консультирование целевой аудитории по одним и тем же вопросам.
Удалить
Если задача неважная и несрочная, ее следует вообще удалить из повестки дня. Чаще всего это «пожиратели времени», создающие иллюзию рабочего процесса, но по факту не приносящие пользы.
Одним из самых больших «пожирателей времени» офисные сотрудники считают совещания, в том числе и онлайн-миты. 75% сотрудников считают их бессмысленными и утверждают, что они тратят время и моральные ресурсы работников, но редко приводят к реальному улучшению рабочего процесса или решению отдельных задач.
Оптимизация рабочих процессов — еще одна важная функция квадрата Эйзенхауэра. И он отлично работает как для глобальных целей крупного бизнеса, так и для задач и рабочих процессов конкретного специалиста.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра для работы
Принцип Эйзенхауэра максимально прост и понятен, поэтому его могут использовать и специалисты без опыта организации или оптимизации рабочих процессов.
Рассмотрим, как это делать на примере рутинных задач владельца небольшого бизнеса.
Шаг 1. Определить все задачи на определенный период времени
Квадрат Эйзенхауэра подходит для организации краткосрочных и долгосрочных целей. Лучше всего он действует при организации задач на неделю, две недели или месяц, но для ежедневных задач или годовых целей его тоже можно использовать.
Основная задача специалиста на первом этапе работы с матрицей — определить все задачи, которые нужно выполнить в течение определенного периода. Советуем сначала составить список, а уже потом ранжировать задачи по важности и срочности.
Например, для владельца небольшого маркетингового агентства это может быть так:
Важные и срочные:
- проверить и подписать отчет налоговой,
- обсудить условия сотрудничества с новым инвестором,
- утвердить смету для участия в тендере.
|
Важные и несрочные:
- провести финансовый аудит компании,
- инициировать переход на более дорогое и удобное программное обеспечение,
- обработать жалобы сотрудников на рабочий процесс,
- найти новых клиентов.
|
Неважные и срочные:
- начать онбординг нового сотрудника,
- закупить канцтовары,
- опубликовать фотоотчет в соцсетях о недавнем ивенте компании.
|
Неважные и несрочные:
- проверить рекламные кампании конкурентов в соцсетях,
- провести онлайн-встречу с командой для синхронизации работы,
- ответить на комментарии целевой аудитории под сообщениями компании.
|
Шаг 2. Разобраться с неважными задачами
Далее нужно оптимизировать рабочие процессы, чтобы максимально высвободить время для решения важных вопросов. Для этого рекомендуем начать с четвертого квадрата.
Неважные и несрочные задачи следует сразу убрать из плана. В абсолютном большинстве случаев они лишь требуют ресурсов и времени, но не приносят реальной пользы для достижения целей.
В некоторых случаях это субъективно сложно сделать. Практически все онлайн-миты явно неважные и несрочные, но отказаться от них полностью бывает трудно, потому что владелец агентства хочет сохранять контроль над рабочими процессами.
В таком случае советуем две тактики:
- Сократить процесс до минимально возможного уровня. Например, вместо еженедельных митов проводить только контрольные по прогрессу конкретных проектов или глобальных задач. А вместо командных совещаний проводить короткие брифы с руководителями отделов или тимлидами.
- Автоматизировать процессы. К примеру, вместо онлайн-митов ввести понятную систему контроля задач на основе Scrum, Kanban, Agile или любой другой гибкой методологии организации работы. Это снимет саму необходимость онлайн-встреч, ведь руководитель сможет в любой момент самостоятельно проверить статус всех проектов. Иногда есть смысл делегировать такие вопросы, однако в большинстве случаев их можно убрать без ущерба для проекта.
Рутинные процессы, которые периодически повторяются, тоже стоит автоматизировать. К примеру, для отслеживания упоминаний компании в соцсетях можно создать простой парсер, который будет присылать уведомления об индексированных публикациях, где есть название бренда. Или даже автоматизировать ответы на комментарии с помощью чат-ботов SendPulse в Instagram или Telegram.
Благодаря интегрированной языковой модели ChatGPT от OpenAI, ваш бот способен взаимодействовать с потенциальными клиентами в формате живого общения. Пользователи даже могут отправлять в чат голосовые сообщения, а ИИ будет отвечать на них максимально полно. В то же время, менеджеры будут видеть все диалоги и смогут подключиться при необходимости.
Пример промпта, который можно задать нейросети в инструментах SendPulse для общения с клиентами
Также вы можете создать классический чат-бот с запрограммированными ответами на часто задаваемые вопросы. Это легко, ведь интерфейс приложения интуитивный и максимально понятный.
Пример создания чат-бота с помощью инструментов SendPulse
Выполнение срочных неважных задач должно занимать до 20% времени всего рабочего процесса. Если специалист не укладывается в этот промежуток, то операционные процессы нуждаются в серьезной оптимизации.
Шаг 3. Расставить приоритеты важных задач
Здесь есть важное правило, которое покажет, правильно ли организован рабочий процесс: не менее 80% важных задач должны быть запланированы наперед.
Если специалисту или руководителю приходится постоянно решать срочные важные задачи, это говорит о серьезных проблемах организации.
Важные срочные задачи в основном ситуационные. Они возникают как необходимость реакции на резкие и незапланированные изменения на рынке, в рабочих процессах или в команде. Вот несколько примеров:
- Социальная сеть меняет алгоритмы подбора аудиторий для показа рекламных кампаний. Таргетологу нужно в кратчайшие сроки разобраться в новых правилах и адаптировать рекламу. Иначе рекламная кампания окажется неэффективной и будет просто сливать бюджет.
- Из команды уволился единственный дизайнер. Руководитель должен как можно быстрее найти замену, чтобы не остановились все маркетинговые активности. Сначала временную замену на фрилансе, а затем классного сотрудника на фултайм.
- Руководитель узнает о тендере, победа в котором обеспечит компании высокий доход и стабильную загрузку в течение года. Чтобы победить и забрать заказ, нужно в кратчайшие сроки подготовить идею и презентацию проекта, рассчитать смету, спланировать загрузку команды.
Другие важные задачи, прямо влияющие на достижение целей, нужно планировать. Если важная задача с несрочной становится срочной — это провал в организации рабочего процесса.
Однако специалисты, которые только начинают использовать метод Эйзенхауэра, могут испытывать сложности с приоритетами. Для некоторых задач сложно определить уровень их важности. Если у вас так же, можно воспользоваться методом Франклина.
При анализе комплексной задачи задайте три вопроса:
- Какие последствия ждут меня, если эта задача не будет выполнена?
- Можно ли делегировать или автоматизировать эту задачу без потери качества выполнения?
- Насколько важна эта задача для достижения поставленных целей?
Ответы на эти три вопроса помогут понять, в какой из квадратов матрицы нужно добавить эту задачу.
Читайте также:
Преимущества матрицы Эйзенхауэра
Несмотря на простоту и доступность, у матрицы Эйзенхауэра есть много преимуществ. Рассмотрим наиболее важные:
Понятные приоритеты в проектах
Даже если команда работает над несколькими проектами одновременно, матрица Эйзенхауэра помогает определить приоритеты задач. Так специалист сможет понять, какие задачи критически важные для достижения цели, какие можно делегировать или оптимизировать, а от выполнения каких вообще лучше отказаться.
Краткосрочное и среднесрочное планирование задач
Принцип Эйзенхауэра помогает планировать задачи на сроки от одного дня до одного месяца. Это помогает специалисту даже в условиях авралов обеспечить грамотное стратегическое планирование работы и одновременно не увязнуть в операционных процессах.
Делегирование задач
Особенно важен пункт для руководителей бизнеса и отдельных отделов компаний. С помощью матрицы можно определить целый пул задач, не требующих личного контроля руководителя — их можно делегировать подчиненным или даже фрилансерам.
Безопасность от выгорания
Матрица Эйзенхауэра помогает значительно сократить количество «лишних» задач, которые лишь тратят время на внутренние ресурсы специалиста, но не приводят к значительным результатам. Благодаря этому снижается рабочая нагрузка на специалиста и уменьшается риск выгорания.
Улучшенная координация внутри команды
В командной работе матрица помогает настроить глобальные приоритеты компании и определить самые важные задачи. Это помогает улучшить координацию между отдельными сотрудниками и даже отделами, ведь все понимают, какие цели стоят перед компанией в ближайшее время и от чего зависит их достижение.
Инструменты для реализации матрицы Эйзенхауэра
Матрицу Эйзенхауэра можно нарисовать карандашом на обычном листе бумаги — и она будет отлично работать. Но современные инструменты помогают интегрировать ее в рабочие процессы всей команды, а не только одного человека. В то же время они упрощают приоритизацию процессов, позволяют назначить ответственных, улучшают контроль выполнения и обладают многими другими преимуществами.
Мы собрали несколько наиболее популярных вариантов приложений, с помощью которых можно создать матрицу Эйзенхауэра и улучшить рабочие процессы.
Доска задач, которую можно использовать как самостоятельно, так и настроить работу для целой команды. Классное решение для небольших агентств, которым еще рано внедрять гибкие системы вроде Agile или Kanban.
Отдельные карты под каждую задачу отлично подходят для матрицы Эйзенхауэра. В том числе для командной работы.
Есть функциональная бесплатная версия, однако для удобства рекомендуем купить тариф премиум. Обычный премиум стоит 10 долларов в месяц, для компаний – 17,5 долларов.
Trello можно использовать как обычный планировщик
Комплексный инструмент для работы маркетологов и владельцев бизнеса. Поможет не только настроить рабочие процессы и расставить приоритеты задач, но также запустить продвижение проекта в интернете, наладить коммуникацию с целевой аудиторией и клиентами и контролировать использование бюджетов.
Удобная система приоритета задач позволяет создать матрицу Эйзенхауэра уже в CRM и контролировать не только отдельные задачи, но и работу над всеми маркетинговыми активностями проекта в целом.
Вся нужная информация о работе бизнеса в одном месте
Попробовать можно бесплатно: есть функциональная демоверсия, где можно протестировать все инструменты на собственном опыте. Платные тарифы стартуют от 176 гривен в месяц. Хотите узнать больше? Закажите бесплатное демо прямо сейчас.
Приложение для постановки задач, где можно управлять приоритетами целей, создавать вложенные подзадачи, отслеживать время выполнения и даже мотивировать пользователя.
У Any.do есть интеграция с WhatsApp, поэтому напоминания о задачах можно отправлять прямо в мессенджер. Что особенно удобно, задачи из разных квадратов матрицы можно обозначить разными цветами и сгруппировать их в один блок.
Главное преимущество Any.do — удобство на всех доступных платформах
Стоимость тарифа премиум для команд — 4,99 долларов за каждого участника. Для небольших команд это неплохое предложение, однако для организации работы в масштабных проектах может быть слишком дорого.
Гибкий инструмент для тайм-менеджмента, но он больше подходит для личного использования, а не корпоративного. Поэтому советуем его для индивидуальных специалистов и руководителей, стремящихся уменьшить количество собственных операционных и рутинных задач.
TickTick уже имеет настройку приоритетности и срочности задач, а интерфейс интуитивен, поэтому создать матрицу можно за несколько минут.
Минимализм в тайм-менеджменте – это и есть TickTick
Годовая подписка стоит 36 долларов. То есть, 3 доллара в месяц.
Популярный и удобный онлайн-блокнот, в котором есть инструменты для тайм-менеджмента и планирования рабочего процесса.
Советуем попробовать его руководителям и владельцам бизнесов, которые стремятся держать всю рабочую информацию в одном приложении. У Evernote гибкие настройки и полная поддержка мобильных гаджетов, что значительно улучшает организацию работы.
Evernote — это комплексный инструмент для работы над задачами и идеями
Базовый тариф стоит 14,99 доллара ежемесячно, а расширенный – 17,99 доллара. Есть тарифный план для корпоративного использования, однако подходит преимущественно для небольших творческих команд и стоит 24,99 доллара за каждого участника.
Матрица Эйзенхауэра актуальна и сейчас
Несмотря на то, что Эйзенхауэр придумал свою матрицу почти сотню лет назад, она по-прежнему отлично работает для организации рабочих задач практически в любой сфере.
Матрица Эйзенхауэра универсальна и подходит для любого специалиста: от рядового маркетолога или таргетолога до руководителя отдела или владельца агентства.
Более того, современные инструменты помогают вывести полезность матрицы на новый уровень: контролировать достижение целей и выполнение задач на уровне команд и брендов, интегрировать их в гибкие системы разработки Agile, Scrum или Kanban.
Попробуйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы упорядочить свои задачи в CRM от SendPulse и сразу настроить все процессы коммуникации с аудиторией бренда: email-маркетинг, SMS, чат-боты в Instagram и Telegram и даже запуск собственных курсов. И все это на единой платформе.