Робоча продуктивність та навички управління часом вкрай важливі для будь-якого співробітника. Дисципліна та правильне розподілення робочого навантаження допомагають швидше і якісніше справлятися з завданнями і водночас зменшують ризики вигорання.
Сьогодні говоримо про одну з найбільш популярних методик визначення пріоритетів для робочих та життєвих задач — матрицю Ейзенхауера.
Ця методика особливо розповсюджена серед бізнесменів та маркетологів, адже з її допомогою можна за хвилини визначити пріоритети навіть комплексних завдань і значно спростити процес їх виконання.
Що таке матриця Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера — це методика визначення пріоритету завдань, яку розробив Дуайт Ейзенхауер, 34-й президент США. До президентської каденції Ейзенхауер був військовим і командував об’єднаними силами союзників у Другій світовій війні — саме за його командуванням англо-американські війська здійснили висадку в Нормандії та відкрили «другий фронт» проти гітлерівських сил.
Завдяки військовому вишколу Ейзенхауер приділяв дуже багато уваги особистій результативності, тому створював і тестував різні підходи організації роботи. Матрицею ефективності він користувався і під час військової, і під час політичної кар’єри, проте широкому загалу вона стала відома лише після публікації книги Стівена Кові «7 звичок надзвичайно ефективних людей» в 1989 році. Всього було продано понад 25 мільйонів копій книги 38 мовами.
Книга «7 звичок надзвичайно ефективних людей» Стівена Кові в українському перекладі від видання КСД
У книзі Кові матриці Ейзенхауера присвячений цілий детальний розділ, тому досить скоро вона стала звичним інструментом для менеджерів, власників бізнесу та маркетологів, які стикаються зі складнощами пріоритезації робочих задач.
І навіть майже через століття після створення вона не втрачає актуальності.
Основна ідея матриці Ейзенхауера максимально проста. Потрібно розділити усі наявні завдання за двома критеріями: важливість і терміновість.
- Важливі завдання мають високу цінність для ваших цілей. Якщо не виконати важливі завдання, то досягти основних цілей стане практично неможливо у 100% випадків.
- Термінові завдання повинні бути виконані у найкоротші строки. Будь-які спроби відкласти їх виконання з великою ймовірністю спричинять проблеми для проєкту в цілому або окремих його елементів.
Коли критерії важливості і терміновості визначені для кожного завдання, їх треба вписати у квадрат 2х2.
Так виглядають квадрати для завдань в матриці Ейзенхауера
Залежно від того, до якого квадрату потрапило завдання, ми отримуємо зрозумілу тактику дій.
Виконати зараз
Важливі та термінові завдання треба виконати якомога швидше. Такі задачі мають абсолютний пріоритет, але часто вимагають значних зусиль та ресурсів на виконання.
Проте важливо розуміти, що більшість важливих термінових задач — ситуаційні й направлені або на розв’язання неочікуваних проблем, або на використання неочікуваних можливостей.
Якщо менеджер або керівник постійно виконує лише термінові та важливі завдання, це значить, що його робочі процеси та взаємодія з іншими членами команди організовані погано.
Спланувати
Найкращий спосіб виконання важливих і нетермінових задач: спланувати виконання або розбити на менші підзадачі. 90% важливих завдань має опинятися саме в категорії «нетермінове» — це свідчить про правильне планування роботи та відсутність критичних помилок у робочих процесах.
Нетермінові важливі завдання варто виконати до того, як вони стануть терміновими — це витратить значно менше зусиль, ніж «треба все і на вчора».
Делегувати
Більшість неважливих і термінових задач — це операційна рутина, яку час від часу потрібно робити, але на досягнення глобальних цілей вона впливає досить слабо.
В ідеалі їх треба делегувати чи автоматизувати: за допомогою найманих працівників, програмного забезпечення чи інструментів на основі штучного інтелекту. Варіантів багато.
Наприклад, спростити спілкування з потенційними клієнтами можна за допомогою автоматизованих воронок продажу SendPulse: об’єднати web push, чатботи та email розсилки з CRM-системою, щоб зосередити ресурси менеджерів з продажів на теплих клієнтів. Це принесе значно більше результату, ніж холодні контакти або ручне консультування цільової аудиторії з одних і тих же питань.
Прибрати
Якщо завдання неважливе і нетермінове, його варто взагалі видалити із порядку денного. Найчастіше це «пожирачі часу», які створюють ілюзію робочого процесу, але по факту не приносять абсолютно ніякої користі.
Одним з найбільших «пожирачів часу» офісні співробітники вважають наради, в тому числі і онлайн-міти. 75% співробітників вважають їх абсолютно безглуздими та стверджують, що вони лише витрачають час і моральні ресурси працівників, але рідко призводять до реального покращення робочого процесу чи вирішення окремих завдань.
Оптимізація робочих процесів — ще одна важлива функція квадрата Ейзенхауера. І він чудово працює як для глобальних цілей великого бізнесу, так і для задач та робочих процесів конкретного спеціаліста.
Як використовувати матрицю Ейзенхауера для роботи
Принцип Ейзенхауера максимально простий та зрозумілий, тому його можуть використовувати і фахівці без досвіду в організації чи оптимізації робочих процесів.
Розглянемо, як це правильно робити, на прикладі рутинних завдань власника невеликого бізнесу.
Крок 1. Визначити усі завдання на певний період часу
Квадрат Ейзенхауера добре підходить для організації короткострокових та довгострокових цілей. Найкраще він діє при організації завдань на тиждень, два тижні або місяць, проте для щоденних задач чи річних цілей його теж можна використовувати.
Основна задача фахівця на першому етапі роботи з матрицею — визначити усі задачі, які потрібно виконати протягом певного періоду. Радимо спочатку скласти список, а вже потім ранжувати завдання за важливістю і терміновістю.
Наприклад, для власника невеликої маркетингової агенції це може бути так:
Важливі та термінові:
- перевірити та підписати звіт для податкової;
- обговорити умови співпраці з новим інвестором;
- затвердити кошторис для участі в тендері.
|
Важливі та нетермінові:
- провести фінансовий аудит компанії;
- ініціювати перехід на більш дороге та зручне програмне забезпечення;
- опрацювати скарги співробітників на робочий процес;
- знайти нових клієнтів.
|
Неважливі та термінові:
- розпочати онбординг нового співробітника;
- закупити канцтовари;
- опублікувати фотозвіт в соцмережах про нещодавній івент компанії.
|
Неважливі та нетермінові:
- перевірити рекламні кампанії конкурентів в соцмережах;
- провести онлайн-зустріч з командою для синхронізації роботи;
- відповісти на коментарі цільової аудиторії під дописами компанії.
|
Крок 2. Розібратися з неважливими завданнями
Далі потрібно оптимізувати робочі процеси, щоб максимально вивільнити час для розв’язання важливих питань. Для цього радимо почати з четвертого квадрата.
Неважливі та нетермінові завдання варто відразу прибрати з плану. В абсолютній більшості випадків вони лише потребують ресурсів і часу, але не приносять реальної користі для досягнення цілей.
У деяких випадках це суб’єктивно важко зробити. Практично всі онлайн-міти явно є неважливими та нетерміновими, але відмовитися від них повністю буває важко, бо власник агенції хоче зберігати контроль над робочими процесами.
У такому випадку радимо дві тактики:
- Скоротити процес до мінімально можливого рівня. Наприклад, замість щотижневих мітів проводити лише контрольні щодо прогресу конкретних проєктів чи глобальних завдань. А замість командних нарад проводити короткі брифи з керівниками відділів або тимлідами.
- Автоматизувати процеси. Наприклад, замість онлайн-мітів ввести зрозумілу систему контролю завдань на основі Scrum, Kanban, Agile або будь-якої іншої гнучкої методології організації роботи. Це зніме саму необхідність мітів, адже керівник зможе в будь-який момент самостійно перевірити статус усіх проєктів. Інколи є сенс делегувати такі питання, проте у більшості випадків їх все ж можна прибрати без шкоди для проєкту.
Рутинні процеси, що повторюються періодично, теж варто автоматизувати. Наприклад, для відстеження згадок компанії в соцмережах можна створити простий парсер, який буде присилати сповіщення про індексовані публікації, де є назва бренду. Або навіть автоматизувати відповіді на коментарі за допомогою чат-ботів SendPulse в Instagram чи Telegram.
Завдяки інтегрованій мовній моделі ChatGPT від OpenAI ваш бот може взаємодіяти з потенційними клієнтами у форматі живого спілкування. Користувачі навіть можуть відправляти в чат голосові повідомлення, а ШІ відповідатиме на них максимально повно на правильно. Водночас менеджери бачитимуть усі діалоги та зможуть підключитися при потребі.
Приклад промпту, який можна задати нейромережі в інструментах SendPulse для спілкування з клієнтами
Або ж ви можете створити класичний чатбот з запрограмованими відповідями на розповсюджені питання. Це легко, адже інтерфейс застосунку інтуїтивний та максимально зрозумілий.
Приклад створення чат-бота за допомогою інструментів SendPulse
Виконання термінових неважливих задач має займати до 20% часу від усього робочого процесу. Якщо фахівець не вкладається в цей ліміт, то операційні процеси потребують серйозної оптимізації.
Крок 3. Розставити пріоритети серед важливих завдань
Тут є важливе правило, яке покаже, чи правильно налаштована організація робочого процесу: щонайменше 80% важливих задач мають бути заплановані наперед.
Якщо фахівцю чи керівнику доводиться постійно розв’язувати термінові важливі задачі, це свідчить про серйозні проблеми в організації.
Важливі термінові завдання переважно ситуаційні. Вони виникають як необхідність реакції на різкі і незаплановані зміни на ринку, у робочих процесах чи в команді. Ось кілька прикладів:
- Соціальна мережа змінює алгоритми підбору аудиторій для показу рекламних кампаній. У такому випадку таргетологу потрібно в найкоротші строки розібратися у нових правилах та адаптувати рекламу. Інакше рекламна кампанія буде неефективною та просто зливатиме бюджет.
- З команди звільнився єдиний дизайнер. Керівнику потрібно якнайшвидше знайти заміну, щоб не зупинились усі маркетингові активності. Спочатку тимчасову заміну на фрилансі, а потім — класного співробітника на фултайм.
- Керівник дізнається про тендер, перемога в якому забезпечить компанії високий дохід і стабільне завантаження протягом року. Щоб перемогти та забрати замовлення, потрібно в найкоротші терміни підготувати ідею та презентацію проєкту, розрахувати кошторис, спланувати завантаження команди.
Інші важливі завдання, які прямо впливають на досягнення цілей, потрібно планувати. Якщо важлива задача з нетермінової стає терміновою — це провал в організації робочого процесу.
Проте фахівці, які лише починають використовувати метод Ейзенхауера, можуть відчувати складнощі з визначенням пріоритетів. Для деяких завдань важко визначити рівень їх важливості. Якщо у вас так само, можна скористатися методом Франкліна.
Під час аналізу комплексного завдання поставте три питання:
- Які наслідки чекають мене, якщо це завдання не буде виконано?
- Чи можна делегувати чи автоматизувати це завдання без втрати якості виконання?
- Наскільки важливе це завдання для досягнення поставленої мети?
Відповіді на ці три питання допоможуть зрозуміти, в який з квадратів матриці потрібно додати цю задачу.
Читайте та дивіться також:
Переваги використання матриці Ейзенхауера
Попри свою простоту та доступність, Матриця Ейзенхауера має багато переваг. Розглянемо найбільш важливі з них:
Зрозумілі пріоритети у проєктах
Навіть якщо команда працює над кількома проєктами одночасно, матриця Ейзенхауера допомагає визначити пріоритети задач. Так фахівець зможе зрозуміти, які завдання критично важливі для досягнення цілі, які можна делегувати чи оптимізувати, а від яких взагалі краще позбавитися.
Короткострокове та середньострокове планування задач
Принцип Ейзенхауера допомагає планувати задачі на строки від одного дня до одного місяця. Це допомагає фахівцю навіть в умовах авралів забезпечити грамотне стратегічне планування роботи і водночас не загрузнути в операційних процесах.
Делегування завдань
Особливо важливий пункт для керівників бізнесу та окремих відділів компаній. За допомогою матриці можна визначити цілий пул завдань, які не вимагають особистого контролю керівника — їх можна без проблем делегувати підлеглим або навіть фрилансерам.
Безпека від вигорання
Матриця Ейзенхауера допомагає значно скоротити кількість «зайвих» завдань, які лише витрачають час на внутрішні ресурси спеціаліста, але насправді не призводять до якихось значних результатів. Завдяки цьому знижується робоче навантаження на фахівця та зменшуються ризики вигорання.
Краща координація всередині команди
В командній роботі матриця допомагає налаштувати глобальні пріоритети компанії та визначити найважливіші завдання. Це сприяє покращенню координації між окремими співробітниками та навіть відділами, адже всі розуміють, які цілі стоять перед компанією на найближчий час та від чого залежить їх досягнення.
Інструменти для реалізації матриці Ейзенхауера
Матрицю Ейзенхауера можна намалювати олівцем на звичайному листку паперу — і вона все ще буде чудово працювати. Проте сучасні інструменти допомагають інтегрувати її в робочі процеси всієї команди, а не лише однієї людини. Водночас вони спрощують пріоритезацію процесів, дозволяють призначити відповідальних, покращують контроль виконання та мають ще багато інших переваг.
Ми зібрали кілька найбільш популярних варіантів застосунків, за допомогою яких можна створити матрицю Ейзенхауера та покращити робочі процеси.
Дошка задач, якою можна користуватися як самостійно, так і налаштувати роботу для цілої команди. Класне рішення для невеликих агенцій, яким ще рано впроваджувати гнучкі системи на кшталт Agile або Kanban.
Окремі картки під кожну задачу чудово підходять для матриці Ейзенхауера. В тому числі й для командної роботи.
Є функціональна безплатна версія, проте для зручності рекомендуємо придбати тариф преміум. Звичайний преміум коштує 10 доларів на місяць, для компаній — 17,5 доларів.
Trello можна використовувати як звичайний планувальник
Комплексний інструмент для організації роботи маркетолога та власника бізнесу. Він допоможе не лише налаштувати робочі процеси та розставити пріоритети завдань, а й запустити просування проєкту в інтернеті, налагодити комунікацію з цільовою аудиторією та клієнтами та контролювати використання бюджетів.
Зручна система пріоритезації завдань дає змогу створити матрицю Ейзенхауера вже в CRM та контролювати не лише окремі задачі, а й роботу над усіма маркетинговими активностями проєкту в цілому.
Вся потрібна інформація про роботу бізнесу в одному місці
Спробувати можна безоплатно: є функціональна демоверсія, де можна спробувати всі інструменти на власному досвіді. Платні тарифи стартують від 176 гривень за місяць. Хочете дізнатися більше? Замовте безоплатне демо прямо зараз.
Чудовий додаток для постановки задач, де можна керувати пріоритетами цілей, створювати вкладені підзадачі, відстежувати час на виконання та навіть мотивувати користувача.
Застосунок має інтеграцію з WhatsApp, тому нагадування про задачі можна відправляти прямо в месенджер. Що особливо зручно, задачі з різних квадратів матриці можна позначити різними кольорами та згрупувати їх в один блок.
Головна перевага Any.do — зручність на всіх доступних платформах
Вартість тарифу преміум для команд — 4.99 доларів за кожного учасника. Для невеликих команд це непогана пропозиція, проте для організації роботи в масштабних проєктах це може бути задорого.
Гнучкий інструмент для тайм-менеджменту, проте він більше підходить для особистого використання, а не корпоративного. Саме тому радимо його для індивідуальних спеціалістів та керівників, що прагнуть зменшити кількість власних операційних та рутинних завдань.
TickTick вже має налаштування пріоритетності та терміновості задач, а інтерфейс досить інтуїтивний, тому створити матрицю можна за кілька хвилин.
Мінімалізм у тайм-менеджменті — це і є TickTick
Річна підписка коштує 36 доларів. Тобто, 3 долари за місяць.
Популярний та зручний онлайн-нотатник, який має інструменти для тайм-менеджменту та планування робочого процесу.
Радимо спробувати його керівникам та власникам бізнесів, які прагнуть тримати всю робочу інформацію в одному застосунку. Evernote має дуже гнучкі налаштування та повну підтримку мобільних девайсів, тому значно покращує організацію роботи.
Evernote — це комплексний інструмент для роботи над завданнями та ідеями
Базовий тариф коштує 87,50 гривень щомісяця, а розширений — 116 гривень. Є тарифний план для корпоративного використання, проте він підходить переважно для невеликих творчих команд і коштує 232,50 гривень за кожного учасника.
Матриця Ейзенхауера актуальна і зараз
Попри те, що Ейзенхауер придумав свою матрицю майже сотню років тому, вона досі чудово працює для організації робочих задач практично у будь-якій сфері.
Вона універсальна і підходить для будь-якого фахівця: від рядового маркетолога чи таргетолога до керівника відділу чи власника агенції.
Ба більше, сучасні інструменти допомагають вивести корисність матриці на абсолютно новий рівень: контролювати досягнення цілей та виконання завдань на рівні команд і брендів, інтегрувати їх в гнучкі системи розробки Agile, Scrum чи Kanban.
Спробуйте матрицю Ейзенхауера для впорядкування власних завдань в CRM від SendPulse та відразу налаштуйте всі процеси комунікації з аудиторією бренду: email-маркетинг, SMS, чатботи в Instagram та Telegram і навіть запуск власних курсів. І все це на єдиній платформі SendPulse.