Як налаштувати автоматизацію в CRM
Автоматизація CRM допомагає зменшити ручну роботу — автоматично створювати контакти, угоди та завдання, оновлювати дані в полях та надсилати повідомлення клієнтам і менеджерам після подій в CRM та інших сервісах в SendPulse.
У статті розглянемо основні можливості та кроки налаштування автоматизації CRM.
Напрямки автоматизації
Обробка лідів
Автоматизація дає змогу миттєво реагувати на нові запити: надсилати листи, створювати завдання для менеджерів, додавати угоди до воронки, налаштувати оновлення полів, присвоювати теги тощо. Це знижує ризик втратити потенційного клієнта через затримку.
Робота команди
Можна визначити рівні доступу кожного учасника команди, а також призначати автоматично створені угоди з інших сервісів на певних менеджерів та налаштувати автоматичне перенесення завдань та угод на інший етап. Автоматизація вивільняє ресурс співробітників для більш цінних занять: спілкування з клієнтами, продажів, аналітики.
Маркетингова активність
CRM може автоматично адаптувати комунікацію під поведінку клієнта — наприклад, надсилати повідомлення через різні канали комунікації залежно від інтересів чи етапу угоди.
Аналітика
CRM збирає і структурує дані, що дає можливість в реальному часі бачити загальні результати роботи, а також ситуацію по кожному клієнту, менеджеру чи кампанії.
Впровадження автоматизації
На платформі SendPulse ви можете використовувати одразу кілька сервісів, пов'язаних з CRM, які допоможуть автоматизувати різні напрямки роботи компанії.
Перед початком налаштування автоматизації в CRM вам необхідно проаналізувати бізнес-процеси у своїй компанії та визначити точки для автоматизації — певні напрями, які займають найбільше ручної роботи, наприклад, створення угод після оплати на сайті.
Налаштуйте ланцюжки автоматизації
Автоматизація відбувається через сервіс Automation, де ви можете додати потрібні дії за визначених умов (тригерів).
CRM та інші сервіси в SendPulse — це джерело даних, Automation — як центр дій, що отримує події та запускає ланцюжки. CRM система з таким підходом не обтяжена зайвими налаштуваннями та лишається простим інструментом для користування.
У розділі CRM перейдіть у потрібну воронку, дошку завдань чи у вкладку Контакти та знайдіть кнопку з зображенням ланцюжка.
Натисніть Створити автоворонку та перейдіть до конструктора ланцюжка автоматизації, де ви зможете задати старт та додати потрібні елементи.
Читайте докладніше: Елементи (блоки) Automation 360.
Виберіть тригер
Для запуску ланцюжка автоматизації можна використовувати тригери, які реагують на дії в CRM та інших сервісах в SendPulse. Контакт за тригером заходить в вибраний ланцюжок та рухається відповідно до налаштованих вами умов елементів в ньому.
Контакт ідентифікується за наявними змінними {{email}} або {{phone}}, тобто контакт має містити принаймні щось одне — або номер телефону, або пошту.
Натисніть на стартовий блок, у боковій панелі налаштувань розгорніть вкладку CRM та виберіть тригер.
У таблиці нижче ми навели приклади бізнес-процесів, які можна автоматизувати з використанням тригерів.
| Тригер | Визначення | Сценарій автоматизації |
| Створення угоди | Нова угода | Надіслати вітальний лист, створити завдання менеджеру |
| Зміна статусу угоди | Перехід на новий етап | Якщо отримано оплату та угоду переведено в статус Оплачено — видалити повʼязані завдання |
| Зміна поля угоди | Змінився бюджет, термін тощо | Якщо змінився бюджет — сповістити керівника через email |
| Вичерпаний термін угоди | Угода прострочена | Надіслати нагадування менеджеру |
| Новий контакт | Додано контакт у CRM | Автоматично надіслати email-привітання |
| Особлива дата контакту | Контакт має змінну з датою | Відправити привітання клієнту з річницею співпраці |
| Призначення тегу | Контакт отримав тег | Якщо тег VIP — відправити лист з доступом до преміального контенту |
| Зміна поля контакта | Зміна email, телефона, міста | Якщо місто Київ — надіслати інформацію про локальну пропозицію |
| Створення завдання | З'явилося нове завдання | Відправити повідомлення на свій email з деталями про завдання |
| Зміна статусу завдання | Завдання перейшло на новий етап | Автоматично надіслати ланцюжок чат-бота з необхідною інформацією |
Читайте також: Автоматизація CRM.
Використовуйте елемент Дія
У кожному автоматизованому ланцюжку можна додавати елемент Дія, що вносить зміни в CRM автоматично.
Додайте елемент Дія, в боковій панелі налаштувань розгорніть вкладку CRM та виберіть потрібну дію. За допомогою цього елемента можна автоматизувати рутинні робочі процеси за основними напрямами:
| Напрямок | Сценарій автоматизації |
| Робота з завданнями |
За допомогою дії Створити завдання можна створити завдання «Передзвонити Читайте також: Як автоматизувати роботу з завданнями в CRM. |
| Робота з контактами |
Можна створювати контакти, а за допомогою дії Призначити тег контакту можна автоматично додати тег після певного етапу ланцюжка. Наприклад, «Цікавиться товарами для саду», якщо він розгортав тематичні email розсилки. Читайте також: Як автоматизувати роботу з контактами в CRM. |
| Робота з угодами |
Можна створювати нові угоди, а за допомогою дії Змінити статус угоди можна автоматично переміщати їх на інші статуси дошки угод. Наприклад, перемістити угоду у статус «Завершено», якщо студент оплатив курс. Читайте також: Як автоматизувати роботу з угодами у воронці CRM. |
Також ви можете використовувати Дія > Інше > Змінити змінну контакту, щоб перезаписувати змінні в CRM.
Додайте Фільтр
Щоб фільтрувати контакти за певною ознакою, додайте елемент Фільтр та в боковій панелі налаштувань виберіть умову Змінна або Тег. Цей елемент буде звіряти дані контактів CRM з вказаними умовами.
Щоб для вибору у фільтрі були доступні змінні або теги з CRM, ланцюжок повинен запускатися за тригером CRM. Змінні підставляться з полів у вибраній воронці CRM.
Додайте Умову
Щоб розгалужити сценарій автоматизації, додайте елемент Умова та в боковій панелі налаштувань виберіть умову Зміна статусу угоди. Виберіть перехід, з якого в який статус має відбутися з угодою, щоб контакт пройшов далі за сценарієм ланцюжка.
Наприклад, можна вибрати зміну статусу угоди на Успішно завершено та додати кілька дій: надіслати email клієнту зі словами подяки, призначити тег контакту: Покупець, створити завдання для менеджера: «Запросити відгук через 7 днів».
Використовуйте змінні
Дані під час автоматизованих дій передаються за допомогою системних та користувацьких змінних.
Також ви можете створювати змінні на рівні полів угод і контактів. Для цього перейдіть до CRM > Контакти > Налаштування > Поля та додайте поле. Створеному полю буде автоматично присвоєна змінна, яку ви зможете використовувати під час налаштування ланцюжка автоматизації.
Ви можете використовувати змінні за умови, якщо ланцюжок запускається за тригером CRM.
До значення змінних угод в Automation додається суфікс _deal. Такі змінні будуть синхронізуватися з полями угоди у CRM, значення змінних без зазначеного суфікса — з полями контакту. Наприклад, як змінна budget_deal буде передавати значення в поле угоди Budget вибраної воронки.
Щоб передати значення змінної в наявне поле угоди у CRM, вказуйте точну назву поля з урахуванням регістру літер. Якщо ви вкажете іншу назву поля або в поля буде інший тип даних, то значення змінної не передадуться у це поле, а створиться нове.
Щоб передавати дані, ланцюжок повинен запускатися за тригером Створення угоди або Зміна статусу угоди.
У текстах повідомлень
Ви можете використовувати змінні в листах та повідомленнях за допомогою елементів Email, SMS, Viber, Push чи Messenger.
У текстовому блоці натисніть на іконку змінної та виберіть потрібну зі списку.
Наприклад, у шаблон листа ви можете додати системну змінну імені контакту {{firstName}}, щоб зробити звернення більш персоналізованим. Або використати користувацьку змінну з угоди {{address_deal}} — для уточнення адреси доставки, якщо ви створювали таке поле.
В елементах ланцюжка
Automation підтримує змінні для передачі й підстановки значень із CRM. Формат змінної: {{назва_поля}}. До змінних угод також додається суфікс _deal, за яким ви можете відрізняти однакові змінні контакту та угод.
Змінні використовуються по-різному залежно від типу елемента: у Фільтр — для перевірки значень, у Дія — для заповнення значень у нових записах (назва угоди) або передачі даних у поля контактів та угод.
Наприклад, ви можете відфільтрувати всі контакти, які містять певний тег, відправити їм пропозицію, а після цього створити завдання, щоб менеджер зв'язався з контактом через певний період.
Використовуйте інші методи автоматизації
API
Ви можете створювати угоди та контакти, призначати, оновлювати та видаляти поля, теги, контактні дані за допомогою API методів. Також ви можете інтегрувати CRM з вашою системою для обміну даними.
Читайте також: SendPulse CRM Public API.
Створення угод та контактів з інших сервісів
Зберігайте всі дані про клієнтів у контактах та угодах CRM автоматично з різних сервісів платформи SendPulse: сайти, чат-боти, курси, попапи, форма підписки email.
Читайте також: Джерела автоматичного додавання угод та контактів.
Оновлено: 24.04.2025
або