Як автоматизувати роботу з завданнями в CRM

У SendPulse ви можете працювати з командою в CRM та автоматизувати дії з завданнями за допомогою сервісу А360. Налаштуйте автоматичне створення чи видалення завдань на дошці, щоб зменшити витрачений час на контроль актуальності завдань для команди.

У статті розглянемо, як автоматизувати роботу з завданнями.

Створіть ланцюжок та виберіть налаштування

Перейдіть до розділу Automations360 та натисніть Створити ланцюжок (Create flow).

Введіть назву ланцюжка, вкажіть ім’я та пошту відправника, налаштуйте параметри аналітики та за потреби виберіть сторінку та мову форми відписки.

Натисніть Застосувати (Apply).

Виберіть старт ланцюжка

Ви можете вибрати тригер, пов’язаний зі створенням чи зміною статусу завдання, після якого запуститься ланцюжок. У панелі вибору старту перейдіть у вкладку CRM.

Розглянемо більш докладно тригери, які стосуються створення та зміни завдань.

Додавання завдання

Ланцюжок запуститься, коли в CRM буде створено завдання.

Виберіть дошку та статус завдання, які потрібно відстежувати.

Щоб запускати ланцюжок у разі повторного додавання контакту до завдання, активуйте опцію Запускати, якщо контакт додано до ланцюжка повторно (Start when contact is added to the flow again) та виберіть частоту: Кожного разу (Everytime), Раз на тиждень (Once a week), Раз на місяць (Once a month), Раз на рік (Once a year) або Налаштувати самостійно (Custom).

Також ви можете активувати запуск ланцюжка на всі контакти, зазначені у завданні. Якщо опція не буде активована, то ланцюжок спрацює для основного контакту.

Щоб зупинити ланцюжок після певної події, активуйте відповідну опцію та виберіть подію з випадного списку.

Читайте також: Як зупинити серію за подією.

Зміна статусу завдання

Ланцюжок автоматично запуститься, коли в CRM буде змінено статус завдання.

Виберіть дошку та статуси завдань, які потрібно відстежувати: у разі зміни з якого на який статус має відбутися активація ланцюжка.

Також ви можете активувати запуск ланцюжка на всі контакти, зазначені у завданні, або зупинити ланцюжок за подією.

Після всіх налаштувань натисніть Застосувати (Apply).

Додайте елементи

У конструкторі ланцюжка вибирайте елементи відповідно до вашого сценарію та налаштовуйте кожен з них.

Читайте детальніше: Елементи Automation 360.

Надсилання повідомлення

Ви можете додати такі елементи, щоб сповістити учасників команди про події з завданнями в CRM: Email — якщо в контакті буде вказана електронна адреса, SMS або Viber — якщо в контакті буде вказаний номер телефону у міжнародному форматі, Messenger — якщо контакт підписаний на бот.

Повідомлення буде надіслане всім контактам, зазначеним у завданні.

Дія

Автоматизувати роботу з завданнями можна за допомогою елементу Дія. У розділі CRM ви можете знайти такі дії, пов’язані з завданнями: Створення завдання та Видалення завдання.

Створення завдання

Створює нове завдання на дошці, вказаної у стартовому блоці.

Виберіть дошку, статус, введіть назву для завдання та виберіть відповідального.

Читайте також: Як створити завдання.

Також ви можете встановити термін виконання. Для цього активуйте опцію та виберіть період у днях, годинах чи хвилинах. За потреби виберіть, за скільки нагадати відповідальному про завдання.

Видалення завдання

Видаляє завдання з дошки, вказаної у стартовому блоці.

Дія доступна, якщо за стартову подію обрано Зміна етапу угоди або Зміна етапу завдання.

Приклади автоматизації роботи з завданнями

У разі зміни статусу угоди

Налаштуйте створення завдань автоматично з привʼязкою до зміни статусу угоди. Наприклад, якщо угода з етапу Нові перейшла на етап Підписання договору. Цей процес часто може затягуватися, тому корисно буде створити завдання, щоб через 10 днів перевірити статус угоди

Виберіть тригер Зміна статусу угоди. Додайте елемент Дія > Cтворити завдання. У назві ви можете використати ім'я контакту зі змінної, щоб персоналізувати опис завдання. Відповідальним можна вибрати керівника, який буде передавати такі завдання менеджерам.

Контроль актуальності даних клієнтів

Налаштуйте створення завдань автоматично з привʼязкою до додавання контакту.

Виберіть тригер Новий контакт. Додайте елемент Дія > Cтворити завдання. Можливий варіант назви завдання: «Перевірити актуальність даних».

Закриття завдань

Налаштуйте видалення завдань після переходу на певний етап дошки CRM.

Наприклад, для команди дизайнерів може бути етап «Перевірка», а після «Виконано». З останнього етапу ви можете автоматично видаляти завдання, щоб вони не накопичувалися.

Завдання видаляються назавжди, без можливості відновлення.

Виберіть тригер Зміна статусу угоди та відповідні статуси — з Перевірка змінюється на Виконано. Додайте елемент Дія > Видалити завдання.

Оновлено: 15.02.2024