Дії у CRM

За допомогою блоку Дія ви можете виконувати різні процеси з контактом, який його проходить.

Щоб ідентифікувати контакт у сервісі, потрібна змінна email, phone або ID.

Тільки елементи відправки — Email, SMS, Viber, Messaging app та Push — потребують змінної email або phone.

Дії CRM не вимагають, щоб у контакта були email або номер телефону. Натомість система використовує змінні ID, як-от ContactId чи DealId. Це дозволяє створювати угоди, оновлювати їхні стадії та виконувати інші дії в CRM без контактних даних.

Зміст

Додайте елемент

Перетягніть блок Дія відразу після потрібного блоку та виберіть одну з наведених дій з категорії CRM.

Також можна змінити назву, щоб розрізняти елементи, або додати до назви коментар для роботи команди. Натисніть Назва елемента (Element name) та введіть текст до 253 символів. Після збереження налаштувань елемента, текст буде показуватись у спливаючому вікні при наведенні на назву в конструкторі.

Виберіть дію

Виберіть, яку дію зробити з даними користувача.

Створити угоду

Розширені можливості доступні на платному тарифі.

Створює нову угоду у CRM. У полі Воронка (Pipeline) виберіть воронку, до якої додасться угода, та статус угоди. У полі Відповідальний (Assign to) виберіть члена команди, що відповідатиме за угоду.

При створенні угод також створюється і контакт.

Якщо ви не вибрали члена команди, відповідального за угоду, користувач, вибраний у налаштуваннях воронки за замовчуванням буде призначений відповідальним.

Ви також можете вказати назву угоди вручну. Натисніть Додаткові опції (Advanced options) та виберіть Додати назву угоди (Add deal name). Введіть назву угоди: тут можна використовувати змінні контакти, одержані на старті блоку.

Під час створення угоди також передаються значення змінних. Щоб вибрати, які поля угоди в CRM передавати змінні з автоматизації, натисніть Налаштувати відповідність полів (Поля карти). Далі налаштуйте колонки.

У колонці Назва змінної в Automation (Automation variable name) виберіть змінну, яка додалася з контактом в елементі Старт елементу (Flow start).

У колонці Назва поля у CRM (CRM field name) введіть назву поля угоди чи контакту.

Для передачі валют активуйте Додати валюту (Add deal currency) та виберіть потрібну валюту.

Щоб передавати дані угоди, ланцюжок повинен запускатися по тригеру Створення угоди або Зміна статусу угоди.

Значення змінних угод з Automation із суфіксом _deal будуть синхронізуватися з полями угоди у CRM, а значення змінних без зазначеного суфікса — з полями контакту.

Щоб передати значення змінної в існуюче поле угоди у CRM, вказуйте точну назву поля з урахуванням регістру літер. Якщо ви вкажете іншу назву поля або в поля буде інший тип даних, то значення змінної не передадуться у це поле, а створиться нове.

Також під час передачі змінних слід враховувати такі моменти:

Валюта без ціни або з ціною, що дорівнює нулю, не буде записана в угоду. Максимальна кількість символів для ціни 14.
Для передачі ціни можна використовувати всі типи змінних, але рекомендується використовувати лише тип Строка або Число.

Створити контакт

Розширені можливості доступні на платному тарифі.

Створює новий контакт у CRM. Створює новий контакт у CRM. У полі Відповідальний (Assign to) виберіть члена команди, що відповідатиме за контакт.

Якщо ви не вибрали члена команди, відповідального за контакт, користувач, вибраний у налаштуваннях воронки за замовчуванням буде призначений відповідальним.

Коли ланцюжок запускається подією CRM для угоди, завдання або контакта без email або номера телефону, дія Створити контакт (Create contact) не створює новий контакт.

Дії Перемістити підписника та Видалити підписника недоступні для стартів ланцюжка Створення угоди, Зміна статусу угоди та за подією.

Під час створення контакту також передаються значення змінних. Щоб вибрати, які поля контакту в CRM передавати змінні з автоматизації, натисніть Додаткові опції (Advanced options) та виберіть Налаштувати відповідність полів (Map fields). Далі налаштовуємо колонки.

У колонці Назва поля у CRM (CRM field name) введіть назву поля угоди чи контакту.

Щоб передавати дані угоди, ланцюжок повинен запускатися по тригеру Створення угоди або Зміна статусу угоди.

Значення змінних угод з Automation із суфіксом _dealу будуть синхронізуватися з полями угоди у CRM, А значення змінних без зазначеного суфікса — з полями контакту.

Призначити тег контакту

Присвоює тег контакту в CRM. Наприклад, під час додавання нового контакту або зміні даних контакту ви можете присвоювати тег, щоб надалі сегментувати контакти за певною ознакою.

Виберіть тег, створений в налаштуваннях контактів в CRM.

Дію Призначити тег контакту можна додати тільки для тих ланцюжків, у яких тригером запуску з категорії CRM вибрано Додавання контакту, Призначення тегу або Зміна поля контакту.

Відв'язати тег від контакта

Відв'язує тег із контакта в розділі CRM. Наприклад, ви можете відв'язати тег, щойно у клієнта закінчився пробний період, і запустити наступний ланцюжок із пропозицією перейти на платний тариф.

У полі Тег (Tag) оберіть тег із налаштувань контактів CRM. В одному елементі можна обрати лише один тег.

Якщо контакт потрапляє на елемент Відв'язати тег від контакта (Unlink tag from contact), але у контакта немає вибраного тега, то контакт переходить до наступного елемента.

Змінити статус угоди

Змінює статус угоди у вашій CRM. Виберіть воронку, в якій знаходяться угоди, і статуси угод, з яких змінювати статус угоди. Якщо угода завершена, ви можете вибрати статус Успішно завершена або Неуспішно завершена.

Коли ланцюжок запускається для угоди, завдання або контакта без email або номера телефону, дія ідентифікує угоду за ContactId. Система знаходить угоди, прив'язані до цього контакта в обраній воронці та стадії, і переводить їх на наступну стадію.

Якщо ланцюжок запускається тригером Зміна стадії угоди (Deal stage update), дія оновлює стадію тієї угоди, яка запустила ланцюжок.

Наприклад, ви зробили ланцюжок зі стартом по кинутому кошику. Якщо після нагадування клієнт здійснить покупку, ви можете змінити статус угоди на наступний етап роботи.

Змінити відповідального

Змінює відповідального за контакт, угоду або завдання в CRM. Наприклад, коли угода переходить на новий етап, можна передати роботу з клієнтом іншому менеджеру

З випадного списку Відповідальний за угоду / контакт / завдання (Team member assigned to the deal / contact / task) виберіть члена команди, який буде призначений відповідальним.

Створити завдання

Ця дія створює нове завдання в CRM. Наприклад, коли ви успішно закриваєте угоду з клієнтом, можна створити завдання підготувати для нього шаблон листа з подякою.

Щоб створити завдання, виберіть дошку завдань і статус. Доступні статуси: All, New, In Progress або Done. Додайте назву завдання — у ній можна використовувати змінні ланцюжка.

Зі списку Відповідальний (Assigned to) можна призначити учасника команди, який має доступ до завдань. Якщо відповідального не вибрано, завдання призначається залежно від тригера ланцюжка.

Для тригерів CRM, як-от створення угоди, зміна стадії угоди, новий контакт або нове завдання, завдання отримує відповідальний за угоду, контакт чи завдання, які запустили ланцюжок.

Якщо в цієї угоди, контакту чи завдання немає відповідального, завдання отримує відповідальний за замовчуванням із налаштувань CRM.

Для інших тригерів, наприклад події чи адресної книги, завдання отримує власник акаунта.

Також можна встановити термін виконання завдання. Активуйте перемикач Термін виконання (Due Date), вкажіть термін і додайте нагадування.

Видалити завдання

Видаляє завдання у вашій CRM. Наприклад, ви можете автоматично видаляти завдання, коли його статус змінюється з В роботі на Виконано.

Цю дію можна використовувати лише з тригером Змінити статус угоди. Читайте детальніше: Як працювати з угодами.

Уникайте дублікатів у CRM

Ланцюжок може створювати дублікати контактів або угод, якщо виконує дію окремо для кожного запису контакту або запускає кілька дій одночасно.

Якщо в контакту кілька email-адрес чи номерів телефону, ланцюжок запускається окремо для кожного з них, тому дія створює угоду для кожного. Щоб запускати ланцюжок лише для основної email-адреси та номера телефону, відкрийте налаштування елемента «Старт» і вимкніть перемикач Надсилати на всі email-адреси та номери телефону контакту (Send to all contact's email addresses or phone numbers).

Якщо з угодою пов'язано кілька контактів, дія Створити угоду (Create deal) створює угоду для кожного з них. Кожен контакт проходить ланцюжок окремо, тому створити одну угоду для всіх не вийде. Якщо це один і той самий клієнт, зберігайте його дані в одному контакті CRM.

Якщо дія Створити або оновити контакт (Create or update contact) виконується одночасно з дією Створити угоду чи Зарахувати на курс (Enroll in course), система створює дублікати контактів. Щоб цього уникнути, розташуйте дії одну за одною. Почніть із дії Створити або оновити контакт, налаштуйте маппінг полів, а потім додайте наступну дію.

Якщо контакту немає в CRM, дія Створити угоду створює його автоматично, тож окрема дія для цього зазвичай не потрібна.

Дія Оновити стадію угоди (Change deal stage) шукає угоди за контактом. Якщо в CRM кілька контактів мають однакову email-адресу, а їхні угоди перебувають у вибраній стадії, дія оновлює всі ці угоди.

Читайте також: Як видалити дублікати контактів.