7 бизнес-процессов салона красоты, которые надо автоматизировать в первую очередь

Какой владелец салона красоты не хочет, чтобы его бизнес функционировал, как хорошо отлаженный механизм? С четким расписанием, строгим учетом расхода материалов, прекрасными продажами и отличными отношениями с поставщиками. И, в идеале, чтобы к каждому клиенту — индивидуальный подход.

Но как этого достичь?

Конечно, нужен контроль. Можно вести записи вручную или заполнять электронные таблицы. Но представьте, сколько часов ежедневно заберут эти процессы. Не лучше ли направить свою энергию на творчество и продвижение салона красоты?

В этой статье рассмотрим 7 важных бизнес-процессов в салоне красоты, на которые нужно обратить внимание. Их автоматизация поможет увеличить продажи и сэкономить ценные ресурсы — время и творческий потенциал.

Учет клиентов

Один из основных законов маркетинга гласит: «Хочешь развивать бизнес — узнай свою целевую аудиторию в лицо».

Сколько к вам приходит мужчин, а сколько женщин? Кто из них любит узнавать про новинки, а кто, наоборот, консервативен? Как часто конкретный клиент посещает ваш салон? Он предпочитает общение по телефону или через месенджер? Всегда немного опаздывает или приходит заранее и успевает выпить кофе?

Чем больше вы знаете о своих клиентах, тем качественнее коммуникация. Ведь вы сможете:

• Предлагать людям товары и услуги, которые им действительно нужны.
• Общаться с клиентами в удобном им формате и, значит, лучше доносить свою рекламу.
• Напоминать о себе вовремя и ненавязчиво.
• Делать множество других вещей, которые пойдут на пользу бизнесу и продажам.

Даже у небольшого салона красоты десятки клиентов и масса информации о каждом из них. Чем больше салон, тем больше этой информации. Как же все это запомнить? Автоматизация учета в салоне красоты позволит не только сохранить и систематизировать данные о клиентах, но и облегчит поиск нужных данных.

Практический пример

Учет клиентов начинается с заполнения клиентских карточек. Какие данные хранить, зависит от конкретного продукта и его настроек. Современные программы для автоматизации салона красоты позволяют сохранять не только имя, фамилию и номер телефона, но также источник привлечения (очень полезно, чтобы отследить эффективность той или иной рекламы), историю визитов и покупок, информацию о персональных скидках и картах клиента, а также другую информацию.

Полезная фишка. Очень удобно, когда система сама напоминает о необходимости поздравить клиента с днем рождения. И не надо каждый день самостоятельно проверять карточки.

Расписание

Некоторые клиенты все планируют заранее и предпочитают записываться к мастеру за несколько недель. А есть и те, кто соглашается занять неожиданно появившееся «окно». Хорошее расписание помогает обслуживать постоянных клиентов и при этом не терять тех, кто заглянул наудачу и готов записаться на любое свободное время. Составить такое расписание — настоящее искусство. А ведь клиенты иногда переносят или отменяют запись, мастера могут меняться сменами или болеть, и это еще больше усложняет задачу.

Но если этот процесс автоматизировать, запись клиентов будет отнимать у администратора намного меньше времени.

Практический пример

Представьте, как здорово одним нажатием мыши выбрать нужный день и сразу увидеть, кто из мастеров будет на смене. Еще пара движений — и можно создать запись с указанием имени клиента, услуги, ее длительности и другой нужной информации.

В автоматизированном салоне красоты перед глазами администратора, который записывает клиента, не просто календарь, а интерактивное поле, где вся нужная информация доступна в один-два клика.

Это удобно и самому администратору и клиенту, которому не приходится ждать у стойки или на телефоне, пока проверят: свободен мастер в интересующий его день или нет.

Полезная фишка. Хорошо, если программа позволяет отмечать в деталях записи подтверждение визита и сразу отображает это цветом в расписании. Например, желтая полоска сбоку — визит подтвержден. Красная — подтверждения нет, надо напомнить клиенту о записи. Очень наглядно и удобно.

Учет сотрудников и зарплат

У каждого мастера своя специализация и набор услуг. Кроме того, кто-то работает за ставку, а кто-то — за процент от стоимости услуги. Контроль сотрудников и учет заработной платы отнимает немало времени и в небольшом салоне. А если это крупный бьюти-бизнес, для выполнения этой задачи может понадобиться отдельный человек или даже отдел.

Но это не единственное решение.

Когда салон красоты автоматизирован, все происходит намного быстрее и проще: благодаря расписанию учитываются рабочие часы и оказанные услуги, а это автоматически служит основой для расчета заработной платы.

Практический пример

В программах для управления салоном красоты у каждого сотрудника есть карточка, в которой можно указать паспортные данные, сведения о контракте, график работы, зарплатную формулу и многое другое. Если функционал позволяет, можно предусмотреть даже премии за продажи товаров или рекомендации услуг другого сотрудника.

Целый отдел кадров — в одной вкладке программы.

Полезная фишка. Решив автоматизировать салон красоты, вы получите данные для анализа эффективности специалистов: можно составить собственный рейтинг и внедрять приемы наиболее успешных мастеров в стандарты обслуживания.

Учет товаров и складских остатков

За видимым мастерством специалистов и уютом салона красоты — огромная работа по снабжению и учету материалов. В арсенале салонов — сотни и даже тысячи наименований товаров и десятки разновидностей фасовок. И все это постоянно продается, расходуется по миллилитрам, заканчивается.

Пустить все эти расходы на самотек и доверить мастерам самостоятельно заказывать материалы — значит упустить из своих рук контроль над салоном. А ведь есть еще инвентаризации, расчеты с поставщиками…

В вопросе учета расходных материалов и складских остатков без грамотной автоматизации не обойтись.

Практический пример

Программы учета для салонов красоты позволяют хранить данные обо всех поставках и накладных. Расход товаров учитывается автоматически при оказании услуг или продажах с витрины. Когда все учтено, легко сделать отчет об остатках и на его основании оформить заказ поставщику.

Полезная фишка. В настройках можно указать минимальное количество товара на складе, при котором пора делать новый заказ. Когда остаток достигнет этого критического значения, система оповестит вас. И больше не будет неприятных ситуаций, когда в последний момент выясняется, что нужного материала или товара нет в наличии.

Учет финансов

Даже если салон красоты не самый крупный, в нем происходит до 100 и более транзакций в день: оплаты услуг клиентами, продажи с витрины, исходящие платежи поставщикам материалов, выплаты зарплат, налоговые отчисления, учет скидок и многое другое. Все эти операции требуют четкого исполнения и контроля.

А еще руководителю важно понимать, насколько прибыльна та или иная услуга, какой доход приносят продаваемые товары и вообще проводить финансовый анализ деятельности салона.

Учет финансов — это всегда ответственная задача, и с автоматизацией она будет выполнена намного качественнее и оперативнее, чем вручную.

Практический пример

Если клиент записан заранее, стоимость его услуги уже указана в системе. Поэтому администратору при расчете останется лишь нажать кнопку «Оплатить». Также программа для управления салоном красоты учитывает и расход материалов, то есть себестоимость услуги.

Вся эта информация позволяет получить множество полезных отчетов и понять, что нужно для улучшения бизнеса. В том числе:

• Какие услуги приносят наибольшую прибыль, а какие, скорее, «работают на имидж».
• Какие товары пользуются спросом, а какие залеживаются.
• Приносят ли выгоду акции и спецпредложения.

Полезная фишка. Можно установить цели для бизнеса и отдельных сотрудников. Этот прием финансового планирования поможет добиваться лучших результатов или, если цели не достигнуты, проанализировать, почему это произошло.

Маркетинг и рассылки

Представьте: в вашем салоне появилась новая классная услуга или скоро стартует акция со скидками на несезонный товар. А, может, впереди праздники и вы хотите сделать особенно выгодное и красивое приглашение в салон красоты?

Как рассказать об этом клиентам?

Говорить о новинках и спецпредложениях с каждым, кто заходит в салон? Рискуете быстро устать или быть не услышанным. Лично звонить каждому, кто оставил свой номер? Звонок может попасть на неудобное клиенту время.

В современных салонах красоты маркетинговые инструменты работают, во-первых, проще, а, во-вторых, эффективнее.

Вместо того чтобы звонить каждому персонально, можно автоматизировано сделать всем клиентам салона красоты SMS-рассылку. Для этого программа по управлению салоном интегрируется со службой рассылки. Например, с SendPulse, которая четко и без задержек отправит нужный текст на заданный список телефонных номеров. Возможно также персонализировать SMS-рассылку, автоматически подставляя имя клиента.

А с помощью предпросмотра вы увидите, как SMS будет выглядеть на смартфонах.

С помощью email рассылки напомните клиенту о том, что пора записаться на стрижку. Если у вас есть данные, что клиент стрижется раз в месяц, то система отошлет ему напоминание. Главное — подготовьте письмо заранее. В SendPulse есть галерея с готовыми бесплатными шаблонами писем. Или можете воспользоваться удобным конструктором шаблонов.

Практический пример

Помните, мы писали о том, как удобно, если программа напоминает о скорых днях рождения клиентов? Еще удобнее, когда она позволяет сделать автоматизированную отправку поздравлений. Просто напишите текст и укажите адресатов. Дальше система управления салоном красоты все сделает сама.

Персонализация рассылок — хороший способ стать еще ближе к клиенту. Например, SendPulse позволяет вставлять в SMS переменные: с именем, датой рождения или другими персональными данными. Так ваши клиенты будут понимать, что вы знаете и любите их.

Также можно автоматизировать выдачу сертификатов или бонусных карт, проведение акций и других маркетинговых кампаний.

Полезные фишки. Сегментация целевой аудитории — важный элемент маркетинга салона красоты. Ваши рассылки будут намного эффективнее, если вы учтете предпочтения разных групп клиентов. Например, мужчинам совсем необязательно получать уведомление о новом материале для наращивания ногтей. А для особых случаев можно использовать функцию «Персональные SMS».

Отчеты

Для успешного продвижения салона красоты мало учесть все товары и услуги и правильно рассчитать заработную плату. Недостаточно даже провести рекламную кампанию. Надо еще и проанализировать результаты всей этой работы и, главное, сделать правильные выводы.

И в этом помогают отчеты.

Какое время в салоне самое загруженное, а в какие часы поток клиентов редеет? Какие услуги самые востребованные и какие мастера приносят салону больше всего прибыли? Много ли клиентов становятся постоянными и как часто вас рекомендуют? Руководитель салона или администратор может составлять отчеты лично, затрачивая множество часов на сбор информации. А можно воспользоваться возможностями программы автоматизации салона красоты.

Практический пример

Когда в системе учтены все данные о клиентах, сотрудниках, товарах и услугах, открываются широчайшие возможности для анализа. В том числе можно получить отчет о визитах или продажах за определенный период, проанализировать эффективность специалистов или узнать, какие способы привлечения клиентов работают лучше всего. В хороших программах — сотни разновидностей отчетов. Например, в BeautyPro их еще больше.

Полезная фишка: хорошо, когда отчеты можно не только просмотреть в программе или распечатать, но и экспортировать в Excel. Файл можно отправить удаленному сотруднику: маркетологу или бухгалтеру.

Помимо этих важных процессов в салонах красоты есть и другие, которые тоже важно автоматизировать, чтобы сохранить время сотрудников и повысить эффективность работы.

Программа для автоматизации учета в салонах красоты Beauty Pro позволяет навести порядок во всех сферах деятельности бизнеса: учет клиентов, сотрудников, финансов, товаров, эффективности источников привлечения финансов и многое другое.