Как подключить почтовый ящик Gmail к CRM
Синхронизация почтового ящика Gmail и CRM помогает управлять email письмами и автоматизировать сбор и обновление данных о взаимодействии с клиентами, обрабатывать клиентские запросы и распределять их между сотрудниками. Это упрощает анализ и отслеживание коммуникаций с клиентами и партнерами.
В статье рассмотрим, как подключить почтовый ящик к вашей CRM.
Синхронизация предполагает предоставление доступа к вашему электронному адресу для чтения, создания, отправки и безвозвратного удаления всех ваших электронных писем.
Использование SendPulse Gmail Integration и передача информации, полученной от Google API, в любое другое приложение будет осуществляться в соответствии с Политикой данных пользователей служб Google API, включая требования к ограниченному использованию.
Перед началом работы вы можете ознакомиться с политикой конфиденциальности и Условиями использования.
Подключите почтовый ящик
Перейдите в раздел CRM > Почта (Inbox) и нажмите Подключить почту (Connect inbox).
В открывшемся модальном окне нажмите Авторизоваться (Log in) напротив ящика Gmail.
Подключенная почта будет доступна всем пользователям аккаунта, чья роль предполагает доступ к интеграциям CRM.
Читайте также: Как управлять ролями пользователей.
В открывшейся вкладке браузера выберите почту, которую вы хотите подключить и разрешите синхронизацию с SendPulse.
Подождите, пока синхронизация завершится — это может занять до 5 минут.
При синхронизации будет загружено 1000 последних писем из вашей почты. Затем при получении новых писем они будут добавляться к предварительно загруженным.
Настройте работу ящика
Вы можете добавлять или удалять почтовые ящики, добавлять подпись и имя отправителя, а также настраивать автоматическое создание контактов и сделок в CRM и назначить ответственного.
Добавление почтовых ящиков
Вы можете подключить несколько почтовых ящиков, например для каждого менеджера компании.
Для этого разверните список с вашим почтовым адресом и нажмите Добавить ящик (Add inbox).
Также с помощью выпадающего списка вы сможете переключаться между разными почтовыми ящиками, выбирая нужный для просмотра и работы.
Нажмите на значок редактирования напротив почты, чтобы перейти в настройку почтового ящика: добавить имя и подпись и настроить действия в CRM.
Добавление имени и подписи отправителя
Вы можете отредактировать имя отправителя – тогда отправленные в CRM письма будут подписаны новым именем. По умолчанию в поле содержится имя владельца аккаунта.
Также вы можете создать подпись, которая будет автоматически добавляться в конце писем. Вы сможете ее увидеть в теле письма и при необходимости отредактировать во время составлении письма.
Эта подпись и имя не синхронизируются с почтой, поэтому настройки не повлияют на письма, которые вы будете отправлять с Gmail напрямую.
Введите подпись и при необходимости отформатируйте текст.
Действия в CRM
Вы можете настроить автоматическое создание сделок и контактов в CRM после получения и отправки писем.
Для этого активируйте опцию Создавать сделки для новых email адресов (Create deals for new email addresses). Выберите, в какую воронку и на какой этап сохранять сделку, а также назначьте ответственного менеджера.
Чтобы настроить автоматическое создание новых контактов, отметьте, для каких писем это необходимо делать:
- входящих писем с нового email адреса (incoming emails from new email addresses);
- исходящих писем на новый email адрес (outcoming emails to new email addresses).
Удаление почтового ящика
Вы можете удалить любой почтовый ящик из вашего аккаунта – тогда все отправленные или полученные письма будут удалены. Запись об отправке писем будет сохранена только в истории сделок и контактов.
Читайте также: История контактов, История сделок.
Нажмите Удалить почтовый ящик (Delete imail inbox) и подтвердите действие.
Управляйте письмами
Вы можете просматривать письма, создавать и отправлять новые, отмечать их как важные или непрочитанные, искать письма по их контенту, а также удалять их исключительно с CRM.
Просмотр
CRM синхронизируется с почтой и обновляет список писем каждые 5 минут.
Изменение статуса прочтения не синхронизируется с почтой. Поэтому если вы откроете письмо в CRM, статус на почте останется неизменным, и наоборот.
Все письма скачивают с актуальным статусом открытия. Непрочитанные показываются более светлым цветом.
Все письма вы можете найти в таких вкладках: Входящие, Отправленные, Черновики, Помеченные, Корзина.
Также вы можете пометить письмо, как непрочитанное, даже если оно было открыто. Для этого откройте письмо и нажмите значок конверта.
Отправка
Чтобы создать письмо, нажмите Отправить письмо (Send email).
Введите адрес получателя.
Если вы хотите отправить письмо одному из ваших контактов, начните вводить его почтовый адрес — все адреса с такой комбинацией букв будут доступны в выпадающем списке.
Вы можете добавить несколько адресов, которые будут доступны в письме (Cc — получатели будут знать о наличии друг друга).
Введите тему письма и текст в соответствующих полях. Если вы настраиваете подпись, она будет добавлена в текст автоматически.
Также можно добавить вложения — для этого нажмите + Добавить файл (+ Add file).
Нажмите Отправить, чтобы отправить письмо сразу, или нажмите Сохранить в черновик, чтобы добавить письмо во вкладку Черновики.
Поиск
Вы можете искать письма по определенным словам из текста. Для этого введите слово в поисковой строке и нажмите Enter.
Удаление
Когда письма удаляются только в CRM, то в Gmail они остаются без изменений.
Чтобы удалить одно или несколько писем из списка, отметьте их галочкой и нажмите Удалить (Delete).
Чтобы удалить отдельное письмо, разверните его и нажмите значок корзины.
Обновлено: 25.03.2024
или