Как создать документ

В CRM можно создавать стандартные документы (счета, договоры, акты) и добавлять их в карточки контактов, задач и сделок, а также отправлять по почте клиентам и партнерам.

Рассмотрим, как загружать документы и управлять ими.

Как сформировать документ

Вы можете использовать файл CRM в качестве шаблона документа. Для этого вам необходимо подготовить его, а затем загрузить в систему.

Подготовьте файл документа

Чтобы в документ передаваться актуальные данные, добавьте переменные из CRM в файл на своем устройстве.

Поддерживаемые форматы файлов: doc, docx, xls, xlsx, csv, txt.

Скопируйте переменные

Откройте карточку сделки, контакта или задачи. Перейдите во вкладку Документы (Documents) и нажмите Сформировать документ (Create document) > Список полей сделки/контакта/задания (Deal/Contact/Task field list).

Каждая переменная соответствует полю в настройках сделки, контакта или задачи и подтягивается в список автоматически.

В модальном окне нажмите на нужную переменную — она будет сохранена в буфер обмена.

Для удобства вы можете ориентироваться на столбик Название поля (Deal/Contact/Task field list) — так вы будете понимать, какая информация будет передаваться в переменной.

Примеры переменных:

Вставьте переменные в файл

Откройте документ на устройстве. Вставьте скопированные переменные.

Например, для сделок переменную {{dealAmount}} можно вставить в счет-фактуру в графу суммы, а также добавить описание с помощью {{dealName}}.

Загрузите файл в CRM

В панели создания документа настройте и загрузите файл.

Нажмите Создать (Create), после чего начнется процесс формирования документа.

Просмотрите список документов

Для просмотра списка документов откройте карточку соглашения/задания или контакта и перейдите во вкладку Документы. Загруженные файлы будут показаны с названием документа, статусом формирования, датой и временем начала формирования.

Статусы загрузки:

Конечный файл сохраняется под названием, которое вы вводили при загрузке, и кодом системы, чтобы избежать перезаписи файлов с одинаковыми названиями.

Также вы можете просмотреть файлы во вкладке Менеджер файлов.

Управляйте документом

Чтобы управлять сформированным документом и использовать в работе, нажмите три точки в списке документов.

Обновлено: 13.03.2025