Як створити документ
У CRM можна створювати стандартні документи (рахунки, договори, акти) та додавати їх до карток контактів, завдань та угод, а також відправляти поштою клієнтам та партнерам.
Розглянемо, як завантажувати документи та управляти ними.
Як сформувати документ
Ви можете використовувати файл в CRM як шаблон документа. Для цього вам необхідно підготувати його, а потім завантажити в систему.
Підготуйте файл документа
Щоб в документ передавались актуальні дані, додайте змінні з CRM у файл на своєму пристрої.
Підтримувані формати файлів: doc, docx, xls, xlsx, csv, txt.
Скопіюйте змінні
Відкрийте картку угоди, контакту або завдання. Перейдіть у вкладку Документи (Documents) та натисніть Сформувати документ (Create document) > Список полів угоди/контакта/завдання (Deal/Contact/Task field list).
Кожна змінна відповідає полю в налаштуваннях угоди, контакту чи завдання та підтягується у список автоматично.
У модальному вікні натисніть на потрібну змінну — вона буде збережена у буфер обміну.
Для зручності ви можете орієнтуватися на стовпчик Назва поля (Deal/Contact/Task field list) — так ви розумітимете, яка інформація буде передаватися у змінній.
Приклади змінних:
| Для угод | |
{{dealAmount}} |
Сума угоди. |
{{deal_contactFullName_1}} |
Імʼя та прізвище контакту, який прив'язаний до поточної угоди. Якщо в угоді зазначено кілька контактів, то число в змінній буде відповідати порядку додавання контактів в угоду. |
| Для контактів | |
{{firstName}} |
Імʼя контакту. |
{{lastName}} |
Прізвище контакту. |
| Для завдань | |
{{taskName}} |
Назва завдання. |
{{task_Budget}} |
Бюджет завдання. |
Вставте змінні в файл
Відкрийте документ на вашому пристрої. Вставте скопійовані змінні у відповідні ділянки тексту.
Наприклад, для угод змінну {{dealAmount}} можна вставити в рахунок фактуру в графу суми, а також додати опис за допомогою {{dealName}}.
Завантажте файл в CRM
У панелі створення документа налаштуйте та завантажте файл.
| Назва (Name) | Введіть назву до 200 символів для документа, який буде створений після завантаження у CRM файлу. |
| Файл (File) |
Натисніть Вибрати файл (Select file). Вам відкриється панель менеджера файлів, де ви можете завантажити підготовлений документ зі змінними. Виберіть потрібну папку та натисніть Завантажити файл (Upload file). Також ви можете завантажити файл у сховище у вкладці Менеджер файлів. |
| Папка для збереженого файлу (File save folder) | У менеджері файлів виберіть папку, куди буде збережений згенерований файл. |
Натисніть Створити (Create), після чого розпочнеться процес формування документа.
Перегляньте список документів
Щоб переглянути список документів, відкрийте картку угоди/завдання чи контакта та перейдіть у вкладку Документи. Завантажені файли будуть показані з назвою документа, статусом формування, датою та часом початку формування.
Статуси завантаження:
| Сформовано (Created) | Файл успішно сформовано. |
| Формується (In progress) | Файл у процесі створення. |
| Не сформовано (Not created) | Файл не сформовано через помилку.
Перевірте, чи додали ви змінні, а також чи є такі поля зі змінними в налаштуваннях воронки, контактів чи дошки завдань. |
Кінцевий файл зберігається під назвою, яку ви вводили під час завантаження, та кодом системи, щоб уникнути перезапису файлів з однаковими назвами.
Також ви можете переглянути файли у вкладці Менеджер файлів.
Управляйте документом
Щоб управляти сформованим документом та використовувати у роботі, натисніть на три крапки у списку документів.
| Відправити (Send) | Відправляє файл контакту через пошту. У панелі, що відкриється, введіть пошту отримувача, тему, текст листа. Натисніть Відправити або збережіть лист як чернетку.
Дія доступна, якщо в CRM підключена пошта. |
| Переглянути (View) | Відкриває документ для перегляду вмісту у модальному вікні. |
| Завантажити (Download) | Завантажує документ на ваш пристрій. |
| Відвʼязати (Unlink) | Відвʼязує документ від угоди/контакту/завдання — він залишиться у сховищі, але більше не буде показаний у картці. |
| Видалити (Delete) | Видаляє документ з угоди/контакту/завдання та файлового менеджера. |
Оновлено: 13.03.2025
або