Безкоштовні програми та сервіси для малого бізнесу

Коли ви запускаєте бізнес, оптимізація ресурсів і створення міцного фундаменту для майбутнього зростання є ключовими завданнями. Однак часто підприємці стикаються з обмеженим бюджетом, що ускладнює цей процес.

На щастя, є безліч безплатних програм і сервісів, які можуть стати в пригоді. Це може бути як повністю безплатне програмне забезпечення, так і послуги з нульовими тарифними планами, функціоналу яких на початковому етапі достатньо.

У цій статті ми розповімо про такі програми, як правильно підібрати їх для вашого бізнесу та використовувати з максимальною користю.

Навіщо потрібні безкоштовні програми для малого бізнесу

Український малий бізнес сьогодні працює у суворих умовах.

Технологічні рішення найчастіше впроваджують у сферах IT, гуртової та роздрібної торгівлі, сільського господарства, будівництва, туризму, охорони та логістики.

Причина проста: 47% підприємців малого бізнесу використовують власні заощадження для розвитку справи, а ще 16% — кредитні кошти. Тому вони активно шукають можливості скоротити витрати — і водночас забезпечити хороші умови для розвитку. Безкоштовні програми та сервіси в цьому дуже допомагають.

Розгляньмо їхню користь на кількох прикладах:

***

Це працює практично з усіма робочими процесами бізнесу. Більшість компаній, які розробляють програмне забезпечення (далі — ПЗ) для підприємців, роблять базові версії ПЗ безплатними. Але це не благодійність, а продумана стратегія.

До 15% підприємців малого та середнього бізнесу пробують безплатні тарифи або демоверсію сервісів, а протягом 1-2 років до 10% з них стають платними клієнтами. Коефіцієнт конверсії з безоплатного тарифу на платний у кілька разів вищий, ніж з платного. А все тому, що сервіс пропонує вибір і формує довірчі відносини з підприємцем, а не просто «впарює» продукт.

На що звертати увагу під час вибору безплатних програм

Навіть безкоштовний софт потрібно вибирати ретельно. Щоб інтегрувати його в бізнес-процеси, потрібно витратити зусилля та час, а для малого бізнесу ці ресурси завжди в дефіциті.

Використовувати все поспіль — не варіант. Саме тому під час вибору безплатного ПЗ та сервісів ми рекомендуємо звернути увагу на такі особливості:

Потрібний функціонал

Часто безкоштовні послуги пропонують урізані можливості, не дають змогу провести автоматизацію або не дають повноцінної аналітики.

Щоб перевірити, чи підходить софт для вашого проєкту, випишіть усі процеси, які ви хочете спростити. Для малого бізнесу найчастіше це процеси документообігу, роботи з клієнтами, бухгалтерії та SMM.

Вибирайте безплатні тарифи, які розв’язують найважливіші завдання бізнесу чи спрощують критичні процеси. Не потрібно шукати одразу ідеальне влучення. На цьому етапі важливо оцінити зручність використання та загальні можливості сервісу — все одно безплатного тарифу часто-густо не вистачає, щоб повністю розв’язати всі завдання.

Підтримка та оновлення

У відкритого софту та безкоштовних проєктів часто дуже слабка підтримка користувачів або її зовсім немає. Якщо ви плануєте інтегрувати таке ПЗ у важливі технічні процеси, обов’язково подумайте, як діяти, якщо щось піде не так.

Наприклад, у конструкторі сайтів Wix підприємець може створити сайт безплатно. Але для новачка система не найзрозуміліша. І якщо підключені плагіни перестануть працювати чи зіб’ється верстка, підтримка не допоможе — доведеться шукати проблему самостійно або найняти фахівця, який на цьому розуміється.

З іншого боку, навіть безоплатна версія конструктора SendPulse пропонує високий рівень кастомізації навіть для підприємців, які ніколи раніше не займалися створенням сайтів.

Перевірте, чи є у безкоштовній версії доступна база знань та документація, можливість користуватися підтримкою та наскільки активною є спільнота користувачів.

Інтеграції з іншими інструментами

Одним безплатним сервісом ви не зможете вирішити всіх завдань навіть малого бізнесу. Але кількома цілком. Тому потрібно оцінити, наскільки добре різні безкоштовні програми та послуги працюють у зв’язці.

Наприклад, Google Drive відмінно працює в комбінації з більшістю сервісів — можна без проблем пов’язати Google Диск з практично будь-яким CRM по API і використовувати для аналітики, обробки та збереження даних, а також як сховище для бекапів.

Перевірте, чи можна комбінувати безплатний софт з іншими сервісами по API, експортувати файли і дані, а також чи підтримують розширення файлів інші програми.

Масштабованість

Коли бізнес зростає, йому потрібно розширювати можливості ПЗ: додавати нових користувачів та нові ролі, отримувати більше місця у сховищі, відкривати функції, які раніше не використовувалися.

Найкраще перевірити заздалегідь, наскільки швидко та якісно сервіс зможе вирішити конкретні завдання бізнесу, коли він зросте та масштабується. А ще варто прицінитися на майбутнє, адже тарифні плани різних сервісів іноді відрізняються у десятки разів.

Зручність

Навіть повністю безкоштовний софт втрачає сенс, якщо ним незручно користуватися, а навчання вимагає занадто багато часу та зусиль. Обов’язково перевірте:

• Локалізацію та підтримку вашою мовою. Особливо якщо ПЗ користуватимуться працівники, які не володіють англійською або знають її погано.
• Готові шаблони та типові рішення. Щоб не довелося створювати їх самому.
• Зрозумілий та зручний інтерфейс. Це впливає на швидкість роботи із софтом.
• Швидкість пошуку та налаштування рішень. Якщо на операційні та рутинні процеси йде занадто багато часу, потрібно пошукати заміну.

Оцінити зручність софту можна лише на власному досвіді. Жодні відгуки та рекомендації не допоможуть зрозуміти, чи підходить конкретна програма або сервіс вашому стилю управління, чи ні.

ТОП безкоштовних програм для малого бізнесу

Безоплатні послуги можна запровадити практично у всі процеси роботи підприємства. Ми зібрали список з найбільш популярних програм та сервісів, які допоможуть малому бізнесу розвиватися, досягати цілей і при цьому не витрачати гроші на дорогі підписки.

Документи та організація

Google Workspace

Понад 6 мільйонів бізнесів та 15 мільйонів сайтів у всьому світі використовують платну версію Google Workspace. Але реальна кількість значно більша. Малому бізнесу цілком достатньо можливостей безоплатної версії.

Gmail, Google Docs, Google Sheets, Календар, Google Диск та Google Meet — вже тільки на основі цих сервісів можна створити повноцінний робочий простір для команди до 10 фахівців.

Vchasno

Український сервіс електронного документообігу. Безкоштовна версія підходить для підписання договорів, інвойсів, актів та інших документів із контрагентами та клієнтами.

Безплатна версія повністю функціональна. Єдиний мінус — обмежений архів. Переглядати можна лише 50 останніх документів, а надсилати на підписання — лише 25 на рік. Для фрилансера або невеликого агентства підійде, але для продуктового бізнесу потрібна платна версія.

Ще сервіс пропонує безкоштовний програмний реєстратор розрахункових операцій — так звану онлайн-касу для бізнесу. Корисна річ для підприємців, які ведуть бізнес онлайн.

Графіка та дизайн

Canva Free

Мультифункціональний сервіс для роботи з графікою та дизайном. З його допомогою можна створювати дизайни сайтів та сторінок, зображення для соцмереж, презентації, продуктові макети, ілюстрації та багато іншого.

У безплатній версії є близько 2 мільйонів шаблонів, 4,5 мільйона стокових фото та 2000+ типів дизайнів для різних цілей.

Якщо ви робите брендовані публікації в соцмережі, то Canva Free це must have.

GIMP

GIMP — це безоплатна заміна Photoshop. За допомогою цієї програми можна редагувати фото та створювати повноцінні онлайн-арти.

Ком’юніті активно розвиває проєкт, тому GIMP має велику кількість плагінів і надбудов кастомізації — можна повноцінно інтегрувати його в будь-який проєкт, безпосередньо пов’язаний з дизайном і графікою, у тому числі в діджитал та друковані медіа.

Figma

Figma — це хмарний сервіс для створення та редагування дизайнів. Найчастіше його використовують для розробки макетів сайтів, мобільних програм та інтерфейсів.

У бібліотеці Figma є велика кількість шаблонів, плагінів та віджетів для дизайну та автоматизації рутинних завдань. Навіть безкоштовну версію можна інтегрувати в цифровий проєкт, але для прототипування або необмеженої кількості файлів потрібна підписка.

Чати та комунікація

Slack Free

Slack — найпопулярніший корпоративний месенджер, який використовує понад мільйон бізнесів у всьому світі: від невеликих агенцій до міжнародних корпорацій.

Slack має цілу низку переваг перед іншими месенджерами, якому він спеціально заточений під корпоративну комунікацію — і навіть у безплатній версії його можна інтегрувати з іншими додатками.

Discord

Discord — месенджер для геймерів. Але в корпоративній культурі його використовують не менш широко. Вся справа у зручності та організації діалогів: можна створити окремі кімнати для різних проєктів чи напрямків, проводити дзвінки, координувати спільну роботу, створити базу знань у кроковій доступності та багато іншого.

Discord особливо популярний у невеликих команд до 10 спеціалістів. А найчастіше його використовують маркетологи та розробники.

Telegram

Telegram — найпопулярніший месенджер в Україні. Ним користується до 90% дорослих українців для особистого спілкування, читання каналів за інтересами та новинами. При цьому багато хто використовує його для робочих комунікацій усередині команди і навіть з контрагентами та клієнтами.

Секрет популярності Telegram у його простоті. Це зручний месенджер, де немає нічого зайвого. Для великого бізнесу він не підійде, але для невеликих компаній те, що потрібно.

Управління завданнями

Trello

Trello — безплатний таск-менеджер для командної роботи. З його допомогою можна організувати робочі завдання у вигляді дощок, списків та карток, а за кожною з них — закріпити відповідального та дедлайну.

Навіть безкоштовну версію Trello можна інтегрувати зі Slack, Google Drive та електронною поштою. Сервіс пропонує величезну кількість плагінів, якими можна кастомізувати дошки та налаштувати виконання завдань під кожного працівника.

Asana

Asana — хмарний сервіс для управління завданнями та командою. З його допомогою можна планувати робочий процес, контролювати якість роботи та дотримання дедлайнів, вести робочі обговорення.

Asana навіть у безплатному форматі дає докладні звіти про виконання завдань — вибирайте серед сотень плагінів для кастомізації. А ще її можна інтегрувати з іншими бізнес-інструментами.

Notion

Notion — комплексна платформа для впорядкування знань та завдань. Загальний цифровий простір найчастіше використовують для створення документів та баз знань, контролю за виконанням завдань і навіть як просту CRM.

Модульний принцип Notion дає змогу успішно інтегрувати її практично у будь-який бізнес-процес: від особистих записів та ідей власника компанії до повноцінного інструменту для управління бізнесом.

Навіть у безкоштовній версії Notion є тисячі готових шаблонів, які можна використовувати для кастомізації процесів.

Miro

Miro — хмарна інтерактивна дошка для спільної роботи. Вона добре підходить для організації бізнес-процесів, брейнштормів, створення планів та навіть стратегічних сесій.

Її головна перевага — відмінна візуалізація, тому Miro популярний у команд, які займаються маркетингом, дизайном та створенням сайтів.

CRM

SendPulse

SendPulse — мультиканальна платформа для комплексного маркетингу. CRM — один із її інструментів, який чудово підійде для малого бізнесу. Інструмент допомагає вести клієнтів через всі етапи комунікації від першого контакту до повторного продажу в одній системі.

Безплатний тариф CRM SendPulse підходить для невеликих онлайн-магазинів, онлайн-шкіл та малого сервісного бізнесу. А платні тарифи без проблем закривають усі потреби будь-якого бізнесу у будь-яких сферах.

Окремий плюс — інструменти для маркетингу та просування вже вбудовані у CRM. Можна налаштувати email розсилку, запустити чат-боти в Viber, Instagram і Telegram, автоматизувати воронку продажів і навіть запустити власні навчальні курси. Все це можливо навіть у безкоштовному тарифі, платні опції лише розширюють можливості розвитку.

Zoho CRM

Zoho CRM — хмарна система для керування контактами та лідами зі зручними інструментами звітності та автоматизації. Добре підходить для фрилансерів, ФОП та невеликих команд — у безкоштовному тарифі можна додати до трьох користувачів.

Zoho CRM входить до комплексної інфраструктури управління бізнесом Zoho. Система добре налаштована — користувач може підключити та використовувати будь-які модулі, які йому потрібні для розвитку власної справи.

HubSpot CRM

HubSpot CRM — безоплатна CRM, створена спеціально для завдань малого бізнесу. Вона має простий інтерфейс та інтуїтивно зрозумілу логіку, але при цьому є всі потрібні інструменти для роботи з клієнтами.

На базі HubSpot CRM можна навіть створити комплексну систему, інтегрувавши email розсилку, чати та рекламу. А за бажання можна навіть додати повноцінні модулі маркетингу та підтримки клієнтів.

Єдиний мінус — більш-менш серйозні зміни та налаштування потребують знання програмування.

Чи вийде використовувати тільки безоплатне ПЗ для малого бізнесу

Так, можливо. Але все залежить від спрямованості бізнесу, складності робочих процесів та кількості працівників.

Безплатний софт може успішно закрити завдання у сферах дизайну та графіки, обробки відео, документації та бухгалтерського обліку, зберігання даних, менеджменту завдань та процесів, роботи з клієнтами.

Він є добрим стартом для фрилансера або невеликої агенції з 3–4 фахівців. Але бувають ситуації, коли навіть малому бізнесу не варто економити та використовувати платні версії ПЗ. Наприклад:

• Складна сфера діяльності. Вузькоспеціалізований софт для виконання складних завдань краще купувати одразу. Особливо якщо потрібен високий рівень кастомізації — у безкоштовних версіях його немає.
• Робота з конфіденційною інформацією. Якщо ви збираєте чутливі дані користувачів, в їх захист краще вкластися, навіть якщо це дорого.
• Потрібен високий рівень автоматизації процесів. Особливо якщо проєкт має високий потенціал для зростання і масштабування. Для IT-проєктів налагоджені процеси часто виправдовують навіть значні інвестиції у ПЗ. Інноваційний стартап може зрости в 10 разів за півроку, але брак автоматизації знизить початкові темпи розвитку та дестабілізує процеси. У перспективі це може спричинити провал навіть перспективного проєкту.
• Коли потенційні втрати від помилок коштують дорожче за платний софт. Підприємець може без проблем обробляти 2–3 замовлення на день, відзначаючи їх у Google Sheets або Excel. Але якщо клієнтів вже більше як 10, ризики помилок зростають у рази. Навіть якщо 5 покупців зроблять повернення через неправильну комплектацію замовлень, то вигідніше буде оформити повноцінну передплату на CRM, ніж і далі використовувати таблиці.

На початкових етапах розвитку бізнесу безкоштовне ПЗ справді заощаджує ресурси. Але важливо зловити момент, коли його починає не вистачати для якісного виконання всіх завдань або коли підтримка безоплатного сервісу потребує надто багато часу та уваги. Тоді необхідно або перейти на зручнішу платну версію, або розпочати розробку власного кастомного софту під конкретні процеси.

Ризики при використанні безкоштовних програм для бізнесу

У разі інтеграції безплатних рішень є багато тонких моментів, які підприємцю варто врахувати заздалегідь. Ось основні.

Немає техпідтримки

Безкоштовні тарифні плани або ПЗ з відкритим кодом часто зовсім не мають підтримки. Максимум — форум, де користувачі діляться своїми проблемами та допомагають один одному їх вирішувати.

Для простих програм та сервісів це не критично, але якщо від такого софту залежить вся робота бізнесу, то обов’язково потрібно розробити план «Б», якщо щось піде не так.

Низький рівень захисту даних

Безоплатний софт рідше оновлюється і часто не використовує новітні технології захисту даних. А це збільшує ризики витоку — особливо якщо підприємець не знає всіх нюансів та особливостей технологій, на яких ґрунтується ПЗ.

Обмежений функціонал

Безплатні тарифи справді розв’язують деякі проблеми та завдання бізнесу. Але дуже рідко один софт може закрити всі завдання. Тоді доводиться або балансувати та комбінувати різні види програм та сервісів вільного використання, або переходити на комплексний платний варіант.

Реклама та прихована монетизація

Іноді під безкоштовним софтом ховається пряма реклама розробника.

Наприклад, безоплатні версії відеоредакторів часто накладають незнімну утермарку з назвою сервісу, а безплатні версії конструкторів для створення сайтів ставлять у футер сторінки свої посилання.

Складна міграція

Часто безкоштовний софт не має механізмів міграції. Якщо ви вирішите перейти на інше ПЗ, в більшості випадків доведеться експортувати всі дані та додавати їх до нової системи вручну.

Просто уявіть, скільки часу займе перенесення записів про 4000 клієнтів мінімум місяць, а то й кілька.

Хибна економія

Підприємець не витрачає грошей на безкоштовний софт. Але таке ПЗ часто вимагає часу та зусиль. Іноді формальна безплатність обходиться набагато дорожче, ніж передплата або куплені підписки на програми чи послуги.

Безплатне ПЗ — це добра підтримка для малого бізнесу, який працює за умов суворо обмежених бюджетів. Воно справді корисне на ранніх етапах розвитку компанії, але треба пам’ятати: це не панацея. Потрібно вчасно ухвалити рішення та перейти на комплексне рішення.

Наприклад, ви можете безпосередньо зараз підключити інструменти SendPulse і безоплатно створити односторінковий сайт для свого проєкту, запустити email-розсилку на базу до 500 передплатників, підключити CRM і навіть створити в ній дві воронки продажу.

А коли ваш бізнес виросте, саме час використовувати всі можливості SendPulse для комплексного маркетингу та роботи з клієнтами: чат-боти у Viber, Telegram та Instagram, масові email-розсилки, SMS, web push, — розвивайте свою справу разом із SendPulse і назавжди забудьте про хаос у процесах просування.