Інвойс: що це таке, навіщо потрібен і як створити

Інвойс — чергове «модне» слово, запозичене з практики західного бізнесу, чи окремий вид документа? Чим він відрізняється від рахунка-фактури та чека? Розберемось у цій статті, а також розглянемо приклади інвойсів і способи автоматизації процесів.

Що таке інвойс

Інвойс — це офіційний документ, який продавець або надавач послуг виставляє клієнту. Тут докладно описано, що замовив покупець і загальна сума до оплати. У міжнародній торівлі інвойс підтверджує угоду між сторонами, а також є офіційним документом для бухгалтерського обліку, що доповнює податкову звітність. Компанії, які працюють на зовнішній ринок, використовують інвойси для митного очищення товарів та легального виведення коштів на банківські рахунки в Україні.

В Україні замість інвойсів використовують рахунок-фактуру, акт наданих послуг або накладну.

Навіщо потрібні інвойси

Розглянемо функції, які виконують інвойси:

• Підтверджують угоди купівлі-продажу. Інвойс, підписаний обома сторонами, — це офіційний документ, який має юридичну силу. Якщо виникають спірні випадки, його можна використовувати як доказ у суді.
• Формують основу для отримання оплати. У цьому контексті інвойс — це офіційний запит до клієнта про необхідність переказу коштів за товари або послуги. У документі є всі необхідні дані для цього: сума, опис, банківські реквізити.
• Допомагають вести облік. Інвойс — це основний первинний документ. На його основі реєструють операції купівлі та продажу. Можна розраховувати суму податків на основі інвойсів.

Чим відрізняється інвойс від чека

Є кілька суттєвих відмінностей між інвойсом і чеком.

Чим відрізняється інвойс від рахунка-фактури

В Україні рахунок-фактура — це документ з переліком та кількістю товарів або послуг та пропонованою ціною, який є основою для отримання часткової чи повної оплати від замовника. Оплата може бути фактичною або попередньою. Тобто рахунок-фактура не підтверджує, що товари відвантажені, а послуги надані. Фактично документ пропонує зробити замовлення.

Тому не можна стверджувати, що рахунок-фактура на 100% є альтернативою інвойсу. Якщо проводити саме такі паралелі, то в Україні функцію інвойсу виконують товарно-видаткова накладна або акт наданих послуг.

Чому ж тоді ми вище у тексті назвали інвойс первинним документом? Тому що відповідна правова основа все ж є. У 2017 році Міністерство фінансів України у своїх листах №35210-07/23-3364/2658 та №31-11410-06-5/4339 визнавало рахунок-фактуру первинним документом за умови, що він оплачений. Тобто для відображення в бухгалтерському обліку треба використовувати інвойс разом з розрахунковим чи касовим чеком, платіжним дорученням, випискою з рахунку тощо.

Звідси виникає питання, яке варто розглянути окремо.

Чи можна використовувати інвойс в Україні замість накладної або акту

Інвойс — це розрахунково-платіжний документ. У законодавстві Україні бракує стандартів для його заповнення. Лише стаття 43 Митного кодексу передбачає, що інвойс також можна використовувати як декларацію експортера про країну походження товару.

Це наразі всі законодавчі регулювання, які стосуються інвойсів. Тож на цьому етапі інвойс не є альтернативою акту або накладній. Виключення — якщо цей документ гібридний: тобто у ньому зафіксована передача товару або надання послуги.

Для цього треба, щоб у документі містилась інформація про фактичне відвантаження товару продавцем і його отримання покупцем. Якщо ж йдеться про послуги — вкажіть, що ви надали весь перелік послуг, і у замовника немає претензій. Зазвичай гібридні документи називають відповідно: рахунок-накладна або рахунок-акт.

Електронний чи паперовий

З 2003 року діє Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», який прирівняв належно оформлену електронну документацію до паперової. Тому можна використовувати цифрові рахунки-фактури замість традиційних: формувати їх у текстовому редакторі або спеціальних програмах і надсилати клієнтам через email, месенджери або у вигляді зручних посилань. Це — ідеальне рішення для фрилансерів та підприємців, які ведуть бізнес онлайн.

Для продавців онлайн-документооборот надає нові можливості та значно економить час. Створення рахунку займає мінімум часу: якщо ви користуєтесь спеціальними сервісами, можна суттєво спростити процеси заповнення реквізитів та розрахунків. Також це корисно для тих, хто продає підписки на послуги: можна автоматизувати регулярні списання коштів і налаштувати періоди доступу.

Для покупців онлайн-рахунок також забезпечує низку переваг:

1. Оплата стає швидкою та максимально зручною, оскільки реквізити вже заповнені, і залишається лише підтвердити платіж.
2. На відміну від неофіційних переказів на картку чи електронний гаманець, онлайн-рахунок передбачає проведення прозорої транзакції, яка підтверджує угоду.
3. Електронний рахунок-фактура забезпечує надійний захист персональних даних завдяки використанню безпечних платіжних систем. Це мінімізує ризик витоку конфіденційної інформації та підвищує довіру між покупцем і продавцем.

Мова інвойсу

Позаяк чітких вимог немає, можна спиратись на поширену практику і відштовхуватися від зручності клієнта. Якщо у вас закордонний замовник, краще за все складати документ англійською та дублювати українською. А в межах України — вести документообіг виключно державною мовою.

Види інвойсів

Є кілька видів інвойсів і у кожного власна специфіка. Однак ця класифікація більш притаманна міжнародному ринку. В Україні ж найчастіше використовують два варіанти документа.

Проформа-інвойс

Визначає обов’язок виконавця або продавця забезпечити постачання або надання послуг за затвердженою ціною. Особливості документа — відсутність затвердженого переліку товарів або послуг і остаточної ціни. Це робиться, щоб була можливість змінити показники залежно від результатів співпраці. Ще такі інвойси поширені у сфері безоплатних постачань: наприклад, при організації благодійних заходів.

Комерційний інвойс

Під час експортного продажу товарів є митною декларацією. Обов’язковий для розмитнення товару. Його виписують під час відвантаження товару і надсилають покупцеві. На його основі проводять розрахунок митних зборів та ПДВ.

Різновид комерційного інвойсу використовують українські фрилансери, які працюють з закордонними замовниками. Це документ з зазначеним переліком послуг та загальною вартістю. Він замінює договір ЗЕД і дає підставу для зарахування валюти, отриманої від іноземного замовника, на рахунок виконавця в українському банку. У цьому випадку є два важливих нюанси.

Якщо ви працюєте з клієнтом напряму, ваш інвойс має бути офертою — пропозицією укласти угоду. Тому зазначте у документі всі необхідні реквізити та дані. Далi:

• Клієнт приймає оферту, виконуючи певні дії: наприклад, відповідаючи на лист, надсилаючи матеріали чи вносячи правки.
• Після виконання роботи клієнт оплачує інвойс. У такий спосіб інвойс одночасно виступає договором та підтвердженням виконаних послуг, замінюючи акт виконаних робіт. Цей підхід варто застосовувати з надійними клієнтами або коли робота вже фактично виконана. Якщо ж є сумніви, краще використовувати стандартний договір і чекати на його підписання.

Якщо ж ви працюєте, наприклад, через фриланс-платформу, вашим договором буде публічна оферта на сайті. Ви погоджуєтесь з нею, коли реєструєте свій акаунт фрилансера. У такому випадку:

• Фриланс-платформа отримує від замовника кошти й зараховує їх на ваш баланс. Проте вони поки що зберігаються на загальному балансі компанії.
• Після виконання роботи ви виставляєте інвойс у відповідь на публічну оферту фриланс-платформи. Це — офіційний документ для отримання коштів. Щоб вивести кошти на рахунок українського банку, вам знадобиться цей інвойс, а також роздруківка оферти.

З чого складається інвойс

Чітких вимог законодавства до інвойсів немає. Проте є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Відповідно до статті 9, електронний і паперовий рахунок можна вважати первинним документом, якщо у ньому зазначені:

• назва;
• дата складання;
• найменування ФОП або компанії, яка склала документ;
• зміст, обсяг та одиниця вимірювання: товару або послуги;
• посади людей, які проводять і оформлюють операцію;
• дані та підпис особи, яка підтверджує здійснення операції.

Ось умовний приклад такого документа.

Якщо ж звернутися до міжнародної практики, то вимоги до заповнення інвойсів є. Тому, якщо ви орієнтуєте бізнес на міжнародний ринок, формуйте документ відповідно до Рекомендації №6 Європейської економічної комісії ООН. Згідно з ними, інвойс має містити:

• Унікальний номер для відстеження документа.
• Дату створення.
• Банківські реквізити постачальника та клієнта.
• Детальні дані про товар або послугу: характеристики, властивості, призначення, бренд тощо.
• Термін для здійснення платежу.
• Правила Інкотермс: інформація про терміни та умови доставки.
• Якщо інвойс звільнений від ПДВ, треба вказати цю інформацію.
• Підпис виконавця або дані, які допомагають ідентифікувати його.

Розглянемо інвойс зразок, оформлений за такими вимогами.

Як зробити інвойс

Є кілька способів створити інвойс. Вибір залежить від потреб, обсягу бізнес-операцій та бажаного рівня автоматизації.

Традиційні методи створити інвойс

Для цього підходять добре знайомі програми: Microsoft Word або Excel.

Word пропонує найпростіший рівень. Якщо у вас до 10 бізнес-операцій на місяць, можна створити шаблон у документі, заповнювати його вручну і запускати у роботу.

Плюси Word: простий та знайомий інтерфейс.

Мінуси: 100% ручне введення та розрахунки, ризик помилки. Не підходить для великої кількості операцій.

В Excel можна створювати інвойси у таблицях та частково автоматизувати заповнення: обчислювати загальну суму, додавати ПДВ та інші необхідні дані. Можна знайти безплатний інвойс шаблон Excel в інтернеті або створити власний.

Плюси Excel: робота у знайомому інтерфейсі та часткова кастомізація.

Мінуси: дуже багато ручного введення. Не підходить для великої кількості бізнес-операцій.

Спеціальні інструменти для створення інвойсів

Є і безліч інших платних та безоплатних інструментів, які автоматизують роботу з документами:

• Invoice2go. Простий у використанні сервіс з мобільним застосунком. Підходить для малого бізнесу та фрилансерів. Пропонує готові шаблони, відстеження платежів та можливість створення звітів.
• Zoho Invoice. Є безплатний план для невеликих компаній, автоматизація нагадувань про оплату та відстеження витрат.
• FreshBooks. Платний сервіс. Орієнтований на фрилансерів та малий бізнес. Має зручний інтерфейс.
• Xero. Популярний платний сервіс для бухгалтерського обліку з функцією створення інвойсів, інтеграцією з банками та іншими сервісами.
• QuickBooks Online. Потужний платний інструмент для бухгалтерського обліку з можливістю створення інвойсів, відстеженням доходів та витрат, звітами.
• PayPal. Якщо ви використовуєте цей платіжний сервіс для отримання платежів, ви можете створювати інвойси безпосередньо в системі.

Як спростити роботу з інвойсами за допомогою SendPulse

Якщо ви ведете бізнес онлайн, використовуйте інструменти платформи SendPulse, і у багатьох випадках вам не знадобиться окремий сервіс для ведення рахунків. Наприклад, за допомогою конструктора сайтів можна створити вебресурс для продажу товарів або послуг, а також налаштувати чат-боти й автоматизувати спілкування з клієнтами. І сайт, в чат-бот легко інтегруються з платіжними інструментами. Приймайте оплати від клієнтів з автоматичною фіксацією транзакцій і завжди будьте в курсі операцій.

Додатково налаштуйте сервіс автоматизації Automation 360 для відправлення нагадувань через email, SMS і Viber про необхідність здійснити оплату. Ви можете створювати сценарії, які автоматично відправлятимуть повідомлення клієнтам про неоплачені рахунки залежно від терміну заборгованості. Це значно зменшує кількість прострочених платежів та звільняє ваш час від рутинних завдань.

Уявімо, що ви створили навчальний курс на платформі SendPulse і хочете нагадувати клієнтам про необхідність оплати. Цей процес можна організувати легко й ефективно:

1. Спочатку дані клієнтів зберігаються в CRM SendPulse — вони можут потрапляти туди автоматично через чат-бот, звідки прийшов клієнт, або їх можна додавати вручну. У CRM можна вести облік студентів курсу, фіксувати статус платежу.
2. Створіть тригерну розсилку в сервісі автоматизації SendPulse. Після реєстрації студента на курс система автоматично надсилатиме нагадування про оплату. Повідомлення можна персоналізувати, додавши ім’я клієнта, суму до сплати та лінк на оплату.
3. Якщо оплата не надходить у зазначені вами дати, система відправляє нагадування.
4. Якщо клієнт здійснює платіж, система оновлює дані в CRM, а нагадування припиняються.

Висновок

Інвойс — це важливий міжнародний фінансовий документ, який виконує функцію підтвердження угоди, основи для оплати та бухгалтерського обліку. Він допомагає продавцям і покупцям фіксувати угоди та прозоро здійснювати платежі. З розвитком онлайн-інвойсингу цей процес став ще швидшим та зручнішим як для бізнесу, так і для клієнтів. Зараз можна автоматизувати процеси та підвищити прозорість операцій. Хоча українське законодавство поки що не чітко регулює інвойси, проте багато спільного з ними мають рахунок-фактура, накладна або акт наданих послуг.

Зробіть взаємодію з клієнтом комплексною та зручною завдяки SendPulse. Розширюйте аудиторію через розсилки email, Viber та SMS. Зручно працюйте з даними в CRM. Пропонуйте товари та послуги через сайт або чат-боти. Приймайте оплату та налаштовуйте нагадування про внесення платежів. Все це — в межах однієї платформи з комфортним інтерфейсом та простою інтеграцією інструментів. Досягайте більшого завдяки сучасним рішенням!