Цього тижня відбувся вебінар “Як побудувати систему онбордингу, яка працює без мікроменеджменту: кейси агенції Marketorium”, де своїм досвідом ділився Микита Поляк, засновник агенції Marketorium. У цій статті — короткий виклад найцікавіших моментів вебінару, практичні кейси та інсайти, які точно варті уваги кожного, хто будує команду.
1. Хаос у команді починається ще до першого робочого дня
Микита почав із ключової тези: проблеми адаптації зазвичай виникають ще до першого робочого дня. Ось кілька причин:
- Відсутність чіткої комунікації до початку роботи. Новий співробітник не знає, що на нього чекає, які інструменти використовуються, хто його ментор, які задачі в пріоритеті.
- Непрозорі очікування. Кандидат приходить із одним розумінням ролі, а реальність — зовсім інша.
- Погано налаштований процес передачі справ. Новачок одразу потрапляє в інформаційний хаос, не розуміє, з чого починати.
✅ Висновок: онбординг має починатися ще до першого робочого дня — із чіткого листа, плану, доступу та знайомства з базовими матеріалами.
2. Що таке системний онбординг і як він економить час лідера
Микита запропонував просте, але сильне визначення:
Системний онбординг — це структура, яка дозволяє новачку адаптуватись без постійного втручання лідера.
У Marketorium цю систему будують за принципом:
- Автоматизація рутинних пояснень. Все, що повторюється для кожного нового співробітника, винесено в курс.
- Уніфіковані інструкції. Не потрібно кожен раз пояснювати, як оформити лист, куди зберігати файли або як запланувати зустріч.
- Вбудовані чек-листи. Новачок бачить, що йому потрібно пройти, і може самостійно відстежувати прогрес.
✅ Результат: керівник економить десятки годин і фокусується на стратегічних задачах, а не на нескінченних поясненнях.
3. Як Marketorium побудували повний цикл адаптації на базі SendPulse
Один із найцікавіших кейсів — інтеграція автоматизованого курсу онбордингу через SendPulse. Це дозволило:
- Побудувати персоналізовані ланцюжки листів і повідомлень для кожного типу ролі (маркетолог, контент-менеджер, дизайнер тощо).
- Запустити бота, який супроводжує новачка, видає завдання, нагадує про дедлайни та відповідає на часті запитання.
- Сформувати навчальну базу з матеріалами: відео, PDF-інструкції, презентації, шаблони.
✅ Це не просто “курс”, а інтерактивна система, яка забезпечує новачку відчуття супроводу та структури.
4. Практичні кейси: від фільтрації кандидатів до автоматизації підтримки
Під час вебінару Микита поділився кейсами з практики:
- Кандидати, які провалюють базові тести. Часто люди навіть не читають до кінця тестове або інструкцію. Це одразу сигнал: така людина з великою ймовірністю створюватиме хаос.
- “Бот рятує нерви рекрутерам.” Замість того, щоб десять разів пояснювати одне й те саме, бот у SendPulse відповідає на часті питання, як: “Де знайти шаблон договору?”, “Який формат наради?”, “Як оформити відпустку?” — і це працює 24/7.
- Гарний онбординг починається з чіткого “ні”. Якщо людина не підходить — краще сказати “ні” швидко, ніж витрачати ресурси на довгу адаптацію “в нікуди”.
✅ Головний урок: автоматизація — це не лише про комфорт, а ще й про якісний відбір та збереження фокусу команди.
5. Як онбординг-курс зменшує помилки і пришвидшує адаптацію
Онбординг-курс у Marketorium включає такі ключові теми:
- Документообіг: як оформити відпустку, хто підписує акти, як зберігати договори.
- Календарі: як планувати зустрічі, які формати синків, правила бронювання часу.
- Формати листування: шаблони листів, структура відповідей, tone of voice.
- Комунікація в месенджерах та на мітингах: коли Slack, коли пошта, коли дзвінок.
- Огляд продуктів і сервісів: короткі гіди по внутрішніх інструментах і проєктах.
✅ Результат: новачок менше запитує “а як це зробити?”, рідше помиляється і швидше стає повноцінним членом команди.
6. Онбординг — це не статична папка, а жива система
Останній і один з найважливіших інсайтів:
Онбординг не може бути одноразовим проектом. Це процес.
У Marketorium постійно:
- отримують зворотний зв’язок від новачків;
- додають нові блоки в курс;
- оновлюють матеріали відповідно до змін у процесах;
- переглядають формати взаємодії.
✅ Підхід живої системи дозволяє команді залишатись актуальною, масштабуватись без втрати якості і не витрачати зайвих зусиль на кожного нового члена.
Висновки
Система онбордингу від Marketorium — це інструмент ефективності, а не просто “ввічливий гайд”. Завдяки автоматизації, структурі та постійному вдосконаленню:
- Керівник звільняє час від мікроменеджменту.
- HR знижують навантаження.
- Новачки стають продуктивними значно швидше.