Автоматизація бізнесу

Автоматизація бізнесу – це виконання рутинних процесів автоматичними інструментами. Автоматизувати можна багато різних процесів у бізнесі: підрахунок продажів та прибутку, менеджмент проектів, роботу з персоналом, спілкування з клієнтами, оформлення замовлень, адміністрування сайту, тощо.

Після реєстрації в SendPulse ви зможете автоматизувати email та SMS розсилки та web push повідомлення, щоб мати міцні відносини з аудиторією, інформувати їх про нові надходження, надсилати листи-підтвердження, нагадування, тощо. Ви також зможете бути на зв’язку 24/7 завдяки чат-ботам від SendPulse. CRM допоможе упорядкувати всі контактні дані та контролювати угоди.

Завдяки розвитку та вдосконаленню цифрових технологій безліч завдань можна виконувати без участі людей, заощаджуючи час та гроші. Давайте детальніше розглянемо переваги автоматизації бізнесу.

Є кілька причин, щоб впровадити автоматизацію у ваш бізнес. Нижче розглянемо їх детальніше.

• Заощадити час. Автоматизовані процеси виконуються самостійно за заданим сценарієм. Якщо налаштувати автоматизацію один раз, потім витрачати час на виконання певних завдань не знадобиться і можна буде присвятити цей час вирішенню більш нагальних проблем.
• Зменшити витрати. Якщо той чи інший процес виконується автономно, це означає, що його не потрібно робити якомусь з ваших співробітників. Таким чином, ви оптимізуєте ваші витрати та робочий час членів вашої команди. Звичайно, саме налаштування автоматизації бізнес-процесів у деяких випадках потребує фінансових вкладень, але в довгостроковій перспективі це дуже вигідно.
• Збільшити прибуток. З грамотно налаштованою автоматизацією покращується і якість бізнес-процесів. Наприклад, чим зручніше ви зробите оформлення замовлень на вашому сайті, тим нижче буде відтік потенційних клієнтів і тим вищим буде прибуток. І навпаки, чим гірше налагоджений цей процес, тим більше коштів доведеться витратити на утримання та реактивацію клієнтів.
• Поліпшити стосунки з аудиторією. Автоматизація дає бізнесу більше часу та ресурсів для створення якісного контенту. У той же час, саму подачу контенту можна автоматизувати. Це означає, що ви можете публікувати статті на блозі, пости в соцмережах і робити email розсилки в найоптимальніший для користувачів час. Чим краще буде персоналізація контенту та оферів, тим легше буде побудувати міцні та взаємовигідні відносини з вашою аудиторією.

Розгляньмо, які процеси в бізнесі можна автоматизувати.

Існує безліч бізнес-процесів, які можна автоматизувати. Однак, вони вимагають додаткових витрат. Давайте розглянемо найвідоміші види автоматизації.

Автоматизація бухгалтерського обліку

Автоматизувати бухгалтерський облік можна за допомогою програм таких як Dilovod. Вони допомагають керувати заробітними платами, розрахунком податків, виставленням рахунків, підрахунком прибутку, тощо.

Автоматизація управління співробітниками

За допомогою таких програм як Hurma та CleverStaff ви можете автоматизувати облік лікарняних, відпусток, вихідних, мати всю інформацію про своїх співробітників, впорядковану в одному місці. Таким чином, не потрібно щоразу смикати HR'а, щоб дізнатися, скільки днів відпустки залишилося.

Більше того, ви можете автоматично збирати фідбек співробітників про їхню роботу, поцікавитись їх станом, та на підставі отриманих даних покращувати умови праці.

Ось звіт на основі всіх подій, пов'язаних з одним із розробників компанії. Ви можете бачити кількість днів, проведених у відпустці, враховувати дні роботи з дому та на свята.

Автоматизація управління проектами

Такі системи управління проектами як Asana та Wrike дозволяють налагодити комунікацію на різних рівнях (у задачі, проекті, і всередині команди), а також відстежити прогрес кожного окремого проекту з різними варіантами візуалізації завдань: список, календар, таймлайн, дошки та особистий планувальник.

Нижче ви можете побачити дошку з завданнями у Wrike для виконання певного проекту. Платформа дозволяє додавати різні команди і пильнувати, щоб ваші працівники вчасно і правильно виконали завдання. Кожне з завдань має відповідального, статус та дедлайн. Платформа дозволяє вам бути проінформованим щодо прогресу виконання кожного з них.

Автоматизація управління відносинами з клієнтами (CRM)

CRM-платформи (customer relationship management) допомагають автоматизувати збір даних про потенційних клієнтів, сортувати їх, і ґрунтуючись на цих даних, покращувати взаємини. Ви також можете мотивувати лідів до покупок. За допомогою CRM ви прискорите процес укладання угоди, а також покращите комунікацію з клієнтами.

SendPulse пропонує безкоштовну CRM для автоматизації продажу та налагодження взаємин з покупцями. За допомогою нашої системи ви можете приймати замовлення з різних джерел, контролювати прогрес угод за допомогою статусів, візуалізувати їх кількість на канбан-дошці, збирати дані про клієнтів, зберігати інформацію про історію їх покупок, призначати відповідального за кожну угоду та надсилати повідомлення клієнтам через email і чат-боти, щоб наблизити їх до покупки. Все це можна зробити на одній платформі через найзручніші для вашої цільової аудиторії канали зв'язку.

Подивіться, як виглядає канбан-дошка з угодами нашої CRM. Вони розміщені в залежності від статусу.

Вибравши будь-яку угоду, ви побачите інформацію про клієнта та його замовлення, історію роботи з угодою, фахівця, який її веде, а також можете залишити коментар та зв'язатися з контактом.

У нашій базі знань ви знайдете більше інформації щодо роботи з угодами.

Автоматизація спілкування з клієнтами

Спілкуватися з аудиторією ви можете за допомогою email та SMS розсилок, чат-боти для месенджерів. У SendPulse ви можете безкоштовно створити чат-бота для Facebook, Instagram, Viber, WhatsApp та Telegram. Автоматизація спілкування значно скоротить витрати і дозволить надсилати повідомлення в потрібний час.

Ось автоматичний ланцюжок листів про покинутий кошик. Такий лист може закрити продажі у 3% покинутих кошиків.

Автоматизація адміністрування сайтів (CMS)

Такі програми, як Joomla та WordPress створені для зручного наповнення сайтів контентом. Ви можете легко додати нові матеріали, редагувати застарілі статті, створити зручну навігацію на сайті та багато іншого.

Ось приклад редагування головної сторінки сайту за допомогою WordPress.

Джерело: WPBeginner

Комплексні системи автоматизації

SAP і Oracle — це складні системи автоматизації всіх процесів для підприємства. Подібні системи використовують великі заводи та фабрики, в яких тисячі співробітників щодня виробляють сотні тон продукції, з безліччю перевірок якості, постійним ремонтом обладнання, тощо.

За структурою це дуже масштабні системи з функціями, що потребують індивідуального налаштування. Наприклад, нижче ви можете побачити скріншот із SAP S/4HANA Readiness Check — це частина SAP, яка допомагає проаналізувати, наскільки ваш бізнес готовий до переходу на цю систему.

Давайте тепер розберемося у тому, як поетапно впровадити автоматизацію у бізнес.

Дотримуйтесь цих кроків, щоб впровадити автоматизацію в бізнес.

1. Визначте процеси, які можна автоматизувати. Вашою метою має бути не сама автоматизація, а поліпшення комунікації з клієнтами, скорочення відомості про заробітні плати, або збільшення продажів у певному регіоні. На основі вибраних цілей зверніть увагу на процеси, виконання яких можна спростити.
2. Оптимізуйте процеси. Насамперед варто максимально оптимізувати всі процеси вашого бізнесу. Наприклад, для того, щоб підвищити кількість продажів по телефону, може бути достатньо покращити сценарій, по якому ваші менеджери з продажів спілкуються з клієнтами. Автоматизувати комунікацію по телефону можуть дозволити собі лише великі підприємства.
3. Виберіть відповідні програми та послуги. Якщо процес вже максимально оптимізований, слід розібратися в тому, які сервіси допоможуть його автоматизувати. Наприклад, деякі платформи пропонують тимчасовий безкоштовний тариф, що дозволить вам побачити, наскільки можна підвищити ефективність того чи іншого процесу абсолютно безкоштовно. Якщо ви будете бачити позитивний результат у роботі вашого бізнесу і захочете мати доступ до інших функцій, тоді можете придбати платний тариф.
4. Починайте використання. Внутрішні процеси, в яких ніхто не розуміється краще за вас, слід автоматизувати силами власної команди, тому що в аутсорсі можуть з ними не впоратися. Однак, автоматизацію типових процесів для різних бізнесів можна віддавати зовнішнім фахівцям.

Давайте дізнаємося, чи можна автоматизувати ваші бізнес-процеси без додаткових витрат.

Все залежить від масштабу процесів, які потрібно автоматизувати. Базові комунікації можна автоматизувати безкоштовно.

Лідогенерація

За допомогою форм підписки SendPulse ви можете запропонувати відвідувачам вашого сайту або блогу підписатися на ваші email розсилки та чат-бота в Facebook, Telegram, Instagram, Viber, або WhatsApp. В SendPulse ви можете створити чат-бота для всіх вищеперерахованих месенджерів та соціальних мереж без навичок програмування. Вам лише потрібно перетягувати необхідні блоки, щоб створити ланцюжок чат-бота. Таким чином, ваш бренд буде з користувачами 24/7. Створіть мультиканальну форму підписки у зручному конструкторі, розмістіть її на сторінках вашого сайту з високою відвідуваністю та спілкуйтеся з вашими клієнтами за допомогою email розсилки або чат-бота.

Ось приклад форми підписки, створеної в SendPulse.

Email маркетинг

У відповідь на підписку ви можете відразу надіслати автоматичний вітальний лист, а потім надсилати листи-підтвердження після покупки, листи про покинутий кошик, та багато іншого без особистої участі.

Ось приклад листа-підтвердження, яке користувачі отримують одразу після здійснення покупки. Дані про покупку підтягуються в лист за допомогою змінних. До того ж, покупець може переглянути персоналізовані рекомендації, які містяться в кінці листа.

У SendPulse ви можете надсилати до 15000 листів 500 підписникам кожного місяця безкоштовно.

Більше того, ви можете додавати SMS та web push повідомлення та автоматизовані ланцюжки листів. Наприклад, SMS часто використовують для підтвердження замовлення, зміни пароля, або нагадування про майбутній івент.

Чат-боти Facebook, Telegram, Instagram, Viber, WhatsApp

У SendPulse ви можете створювати чат-боти для того, щоб автоматично сегментувати аудиторію, вирощувати лідів і навіть закривати продажі без втручання менеджера. Сервіс дозволяє безкоштовно створити 3 чат-бота у Facebook, Telegram, Instagram, Viber, або WhatsApp, надсилати 10 000 повідомлень 500 підписникам по всім ботам, додавати 10 змінних та 10 тригерів на місяць. Ви також маєте вільний доступ до всіх необхідних інструментів та детальних інструкцій зі створення ефективних ботів.

Привітання нових підписників

Ви можете швидко створити автоворонку, щоб надсилати вітальну серію повідомлень новим підписникам. SendPulse дозволяє вам застосовувати шаблони серій повідомлень із готовими листами і пов'язаними подіями. Вам залишається тільки адаптувати контент, дизайн і серію повідомлень.

Нижче можете побачити привітальну серію листів, яку отримає кожен ваш підписник після реєстрації на сайті. За допомогою цього шаблону ви можете ознайомити потенційних клієнтів з вашим продуктом.

Продажі та комунікація з клієнтами

Менеджери з продажів мають відмінні навички, щоб закривати угоди, але паперова робота може стати для них проблемою. Кожна проблема має своє рішення. Якщо ви хочете звільнити своїх працівників від рутинних завдань і дати їм сконцентруватися на тому, що вони краще всього вміють (конверсії і продажі), варто подумати про CRM. CRM-система це чудове рішення для того, щоб керувати замовленнями та спілкуватися з покупцями. Вам необхідно обрати лише один інструмент і ви зможете приймати замовлення, контролювати хід угод з покупцями, збирати базу контактів та запускати маркетингові кампанії в одному місці.

Нижче ви можете побачити всі угоди та їх статуси. Також, доступна вся інформація по кожному клієнту.

Отримання оплати

Ви можете використовувати чат-бота для різних цілей. Багато брендів вже автоматизують отримання оплати за допомогою бота. В результаті, він стає ефективним каналом для приймання замовлень та отримання коштів за них. Все, що вам потрібно зробити, це знайти платформу, яка інтегрується з необхідними вам платіжними системами, зареєструватися та налаштувати інтеграцію. Не забудьте додати кнопки оплати, щоб клієнти змогли швидко замовити необхідні товари через ваш чат-бот. Якщо вам потрібні платіжні системи такі як PayPal, Stripe, Fondy, LiqPay, ви можете створити акаунт у SendPulse і відчути переваги нашого сервісу.

Служба підтримки

Зараз ви маєте можливість бути з клієнтами 24/7. Коли ваші працівники служби підтримки займаються більш важливими питаннями, чат-бот допомагає вашій команді відповісти на найпоширеніші питання. Таким чином, відвідувачі вашого сайту отримають відповіді і допомогу вночі та у вихідні дні. В результаті, користувачі будуть задоволені вашим сервісом і більш зацікавлені у вашому товарі.

Управління соціальними мережами

Якщо ви створюєте контент для соціальних мереж, ви певно знаєте, що необхідно ділитися ним з підписниками в правильний момент. Цей процес може займати багато часу, якщо його виконувати вручну. На щастя, вже є багато сервісів, які можуть це зробити за вас. Вам лише залишається налаштувати платформу.

Якщо ви зацікавлені в ефективному управлінні вашими соціальними мережами і контентом для них, тоді подумайте про використання спеціальних інструментів, таких як Buffer, Sprout Social, Social Pilot, або Hootsuite. Вони допоможуть відстежувати активність підписників, яка пов’язана з вашим акаунтом (вподобання, коментарі, репости, перегляди, тощо).

Нижче ви можете побачити, як це виглядає в Hootsuite.

Більш масштабні інструменти та сервіси вимагатимуть значних витрат, хоча багато хто з них надає тимчасовий безкоштовний тариф, щоб ви змогли спробувати як сервіс працює. Часто компанії пропонують привабливі ціни та знижки для малого бізнесу, роблячи ставку на їхнє зростання в майбутньому.

Вітаємо, ви ознайомились із основами автоматизації бізнесу. Впроваджуйте інструменти для автоматизації спілкування з клієнтами за допомогою SendPulse!

Оновлено: 20.04.2023