Як підписати лист і підвищити довіру до ваших розсилок

Грамотно оформлений підпис в електронному листі допомагає просувати особистий бренд та компанію, збирати слухачів на вебінари, продавати продукти та консультації. У цій статті розберемось, навіщо потрібен підпис листа і в яких сервісах можна його створити.

Навіщо потрібен підпис в електронному листі

Підпис у листі не лише логічно завершує повідомлення, він виконує ще кілька завдань.

1. Надає додаткові контакти. Завдяки цьому клієнти або партнери можуть вибрати зручні для них способи зв’язку з вами.
2. Підвищує впізнаваність компанії та просуває бренд. За даними статистичної платформи Statista, у 2024 році люди щодня надсилали й отримували майже 362 млрд електронних листів. Логотип компанії та оформлення підпису в корпоративному стилі нагадують людям про бренд та підтримують його образ.
3. Доповнює враження про людину та задає тон спілкуванню. Оформлення підпису, тон, спосіб звернення до співрозмовника — ці деталі налаштовують на формальне чи неформальне спілкування.
4. Залучає нових підписників на корпоративні акаунти через кнопки соцмереж. Підписники з листа можуть перейти у ваші соцмережі та дізнатися більше про бренд та його новини. Це допоможе додати ще один канал зв’язку та налагодити тісну комунікацію з клієнтами.

Email розсилка

Використовуйте зручний сервіс email маркетингу, щоб прискорити зростання прибутку. Підтримка доступна 24/7.

Що додавати до підпису

У підписі має бути зазначено достатньо каналів зворотного зв’язку. Крім них, потрібно додати й інші елементи, які працюватимуть на впізнаваність та підтримку іміджу компанії. При цьому важливо витримати баланс і не наповнювати підпис листа нічим зайвим. Розберімось, що варто вказати.

Ім’я, посада, назва компанії

Ім’я автора говорить читачеві, від кого лист і як до нього звертатися у відповіді. Якщо ви працюєте у компанії, заведено вказувати посаду. Так читачеві буде зрозуміло, щодо яких питань вам можна писати.

Контактні дані

Зазвичай зазначають посилання на корпоративний сайт, телефон, email, іноді — фізичну адресу та месенджери.

Email заведено писати, хоча його можна подивитися в інформації про відправника. Це роблять для зручності одержувача, адже повідомлення може пересилатися кілька разів. А якщо в підписі вказана адреса, то легше розібратися, кому відповідати.

Номер телефону варто писати, якщо ви готові приймати дзвінки. Не хочете, щоб вам дзвонили — залиште лише email.

Фізичну адресу вказують, щоб визначити, куди їхати, якщо клієнт хоче поспілкуватися особисто або має знати, куди надсилати документи.

Посилання на соцмережі

У діловому підписі заведено давати посилання на соцмережі — LinkedIn, Facebook, Instagram тощо. Будьте готові, що вам можуть написати. Тому вказуйте акаунти, які часто перевіряєте. Якщо ви даєте посилання на особисті профілі в соцмережах, перегляньте стрічку: наскільки професійно вона виглядає, чи немає постів, які відіграють не найкращу роль для вашого іміджу.

Дізнайтесь більше:

• «Що таке особистий бренд, як його створити та просунути»;
• «Як правильно оформити шапку профілю Інстаграм»;
• «Особистий бренд: що, кому, навіщо [Запис вебінару]».

Логотип

Для підтримки впізнаваності бренду або торгової марки до підпису додають логотип компанії. Докладно про важливість візуального складника ми розповідали в інших статтях та вебінарі:

• «Айдентика: навіщо бренду візуальне «обличчя» і як його створити»;
• «Що таке брендинг і навіщо він потрібний»;
• «Як створити логотип: самостійне розроблення та ідеї для натхнення»;
• «Все про брендбук: особливості, поради щодо створення, вартість та приклади»;
• «Як створити маскота та підвищити впізнаваність бренду: повна інструкція»;
• «Психологія кольору в маркетингу: практичний посібник для бізнесу»;
• «Сила бренду: як побудувати впізнаваність та емоційний зв’язок із клієнтами [Запис вебінару]».

Фотографія

Фото допомагає зіставити співрозмовника з листування з реальним образом людини. Так спілкування стає особистішим.

Заклик до дії, цитата, важлива новина

В одному-двох рядках внизу підпису ви можете анонсувати вебінар, нову статтю на блозі або якийсь захід.

Автоматизація воронки продажів

Об’єднайте web push, чат-ботів та email розсилки із CRM системою, щоб удосконалити етапи проходження контактів за воронкою продажів

Як зробити підпис email

Як зробити підпис в email інформативним і як просувати себе чи бізнес за допомогою email підпису — розповімо у цьому розділі.

Виявляйте турботу про одержувача

Вказуючи телефон, пишіть, який це номер: особистий, корпоративний, безплатна лінія. Так людині простіше налаштуватися на розмову: вона знатиме, що саме на неї чекатиме «по той бік дроту». Якщо даєте корпоративний телефон, вкажіть і внутрішній номер, щоб з вами можна було зв’язатись без посередників.

Використовуйте підпис як інструмент маркетингу

Підпис у листі також може продавати. Залежно від сфери бізнесу, цілей маркетингу, до підпису додають:

• посилання на застосунки;
• запрошення на вебінар, конференцію, презентацію;
• анонс статті у блозі або допису в соцмережах;
• посилання на портфоліо;
• інформацію про сертифікати, нагороди;
• слоган або заклик до дії.

У підписі служби підтримки платформи для підприємців Taxer є посилання на канали комунікації. Це допомагає вибрати зручний варіант.

Додайте UTM-мітки

Додайте у посилання мітки та відстежуйте переходи. Це допоможе визначити, наскільки добре працюють банери чи заклики до дії.

Використовуйте дизайн як відображення бренду

Орієнтуйтесь не лише на корпоративні кольори, а й на особливості бізнесу чи професії. Подумайте, як відобразити у підпис те, чим ви займаєтесь. Наприклад, дизайнер у підписі може дати розроблений ним логотип:

Закликайте до дії

Якщо люди чітко розуміють, на які дії від них чекають, вони з більшою ймовірністю це зроблять. Наприклад, замість фрази «Ми в соцмережах» краще написати заклик до дії: «Вподобайте сторінку та читайте нас у соцмережах» або «Рекомендуйте статтю»:

Вказуйте актуальні дані

Перевіряйте, чи не застаріли у підписі телефон, електронна пошта, посилання на соцмережі. Також переконайтесь, що посилання клікабельні і ведуть на правильні сторінки.

Не перевантажуйте підпис

Додайте найважливішу інформацію — вона повинна вміститися в три-чотири рядки. Для листування з партнерами та підрядниками краще зробити окремі підписи та в кожному дати відповідну інформацію.

Розділіть інформацію на блоки

Коли інформація розбита на частини за допомогою графічних роздільників, це полегшує сприйняття та читабельність.

У першому прикладі контактні дані не відділені, тому візуально зливаються:

У другому прикладі дані розбиті на блоки, їх зручніше читати:

Як створити підпис в Gmail

Щоб додати підпис до Gmail, увійдіть до свого облікового запису, натисніть іконку шестерні у верхньому правому куті та перейдіть в меню «Налаштування»:

Розгорнеться вкладка «Загальні». Прокрутіть сторінку вниз, щоб побачити поле для редагування підпису. Тепер можна створити свій підпис.

У редакторі Gmail ви можете:

• Вибрати форматування підпису: шрифт, розмір тексту. Доступні лише чотири розміри: невеликий, звичайний, великий, величезний.
• Змінити колір тексту та тло.
• Додати зображення з посиланням.
• Вставити цитати.

Додавання підпису до Gmail

Outlook: як зробити підпис email

Увійдіть у свій Outlook акаунт і натисніть іконку шестерні в правому верхньому кутку. У вікні «Параметри» почніть вводити слово «підпис» у рядку пошуку. З’явиться підказка з посиланням на потрібний розділ.

У вікні буде поле для підпису та панель редагування.

Редактор підпису Outlook дозволяє:

• вибрати форматування підпису — шрифт, розмір тексту в пунктах (12pt, 14pt, 16pt тощо);
• змінити колір тексту та тло;
• додати зображення з посиланням;
• вставити цитату, таблицю, перекреслений текст;
• писати праворуч наліво.

Коли створюватимете підпис, переконайтеся, що пункт «Автоматично додавати мій підпис до створюваних повідомлень» позначений галочкою.

Сервіси для створення підпису

Створити красиво зверстаний підпис може не лише дизайнер. Є сервіси, де можна вибрати шаблон, завантажити свої контакти та отримати готовий підпис. Розповімо про них.

Hubspot Signature Generator

Це один із безплатних інструментів маркетингової платформи Hubspot. Сервіс англійською, але можна розібратися без особливого знання мови.

Щоб створити в ньому підпис листа, потрібно заповнити чотири вкладки:

• Вибрати шаблон.
• Вказати свої дані.
• Змінити оформлення: розташування елементів, колір тла.
• Додати CTA — посилання або банер із закликом до дії.

Щоб додати підпис до свого поштового сервісу, потрібно натиснути кнопку Copy Signature:

А потім вставити підпис у свій поштовий сервіс, у нас це Gmail:

WiseStamp

Сервіс для створення особистих та корпоративних email підписів. У безплатній версії пропонують:

• Шаблони для різних професій.
• Іконки популярних соцмереж.
• Великий вибір плагінів для вставки святкової плашки, посилання на пост або твіт у соцмережах, пост у блозі, запрошення на вебінар, портфоліо на Behance, магазин на Etsy тощо.
• Можливість завантажити власний банер.

Мінус безплатної версії — логотип сервісу з посиланням унизу підпису. Його можна прибрати лише на платному тарифі. Отримати HTML код підпису можна також у платній версії.

Коли закінчите, потрібно лише відзначити ваш поштовий сервіс галочкою, підпис WiseStamp додасть сам. На безкоштовному тарифі експортувати підпис можна до п’яти сервісів:

Щоб побачити підпис, просто оновіть свою пошту та створіть новий лист.

Newoldstamp

Сервіс орієнтований на генерацію email підписів для працівників компанії. Він дає змогу створювати головний шаблон підпису та дублювати його для співробітників різних відділів. Також можна завантажити контакти працівників файлом, щоб генерувати всім підписи в одному стилі.

У безоплатній демоверсії можна зробити підпис та погратися з налаштуваннями. Експортувати підпис до пошти можна лише на платному тарифі.

Що можна зробити під час створення підпису в Newoldstamp:

• додати довільне поле;
• вибрати розташування блоків, щоб інформація мала гарний вигляд;
• вибрати шрифт підпису;
• редагувати фото прямо у сервісі: зробити круглим, зі згладженими краями.

Мінус сервісу — незручні інструменти для створення банерів. Можна додати або слоган без посилання, або готовий банер, текст на якому не змінюється.

Готовий підпис виглядає так:

MySignature

Сервіс з мінімалістичним дизайном. У безплатній версії можна редагувати поля контактних даних, вставити фото.

У платній версії дозволяють завантажити свій банер з посиланням, змінювати оформлення підпису та додавати довільні поля.

Після створення підпису натисніть Finish. Для експорту натисніть Copy to clipboard і просто вставте підпис у свій поштовий сервіс. Кнопка Copy to clipboard з’явиться після збереження підпису.

Як створити підпис у блочному редакторі SendPulse

Ось як створити підпис для розсилки у редакторі SendPulse.

Крок 1. Увійдіть до свого акаунту SendPulse, створіть або відкрийте шаблон. Натисніть «Редагувати шаблон» і розгорнеться робоче поле блочного конструктора SendPulse.

Крок 2. На панелі ліворуч вгорі наведіть курсор на іконку «Додати структуру». Перейдіть на вкладку «Приклади». Щоб створити підпис з фотографією, виберіть нижній середній шаблон:

Крок 3. Перетягніть шаблон підпису донизу листа, затиснувши ліву кнопку мишки:

Крок 4. Вставте своє фото на місце заглушки:

Крок 5. Вставте текст підпису та відформатуйте його. Ми вставили такий текст:

Фразу «блогу в SendPulse» зробили анкором, додавши посилання на блог. Email також буде клікабельним, щоб одержувач міг написати відповідь, натиснувши на адресу:

Так буде виглядати підпис у читачів розсилки:

Готовий підпис у шаблоні, створеному в редакторі SendPulse

Щоб у вас був готовий підпис, який можна вставляти в інші шаблони, збережіть створений блок. Для цього натисніть кнопку «Зберегти блок».

Блок з підписом ви зможете знайти у збережених структурах.

Чек-лист для ефективного підпису у розсилці

Основні елементи ефективного підпису:

1. Актуальні контакти, за якими з вами можна зв’язатися.
2. Не більше трьох-чотирьох рядків інформації.
3. Логотип компанії або фото для особистого спілкування.
4. Кнопки соцмереж.
5. За бажанням посилання або банер, які просувають певну пропозицію.
6. Підпис доданий до поштового сервісу, через який ви спілкуєтесь з клієнтами: Gmail, Outlook. Або ж у ваш сервіс розсилки: наприклад, SendPulse.

Реєструйтесь в SendPulse, щоб за допомогою розсилок перетворювати відвідувачів на клієнтів, а клієнтів на постійних покупців. Створюючи шаблон, пам’ятайте про підпис наприкінці листа — невелику деталь, яка робить повідомлення більш особистим і допоможе просувати ваш бізнес.