Основи роботи з дошкою завдань

За допомогою розділу «Завдання» (My tasks) ви можете планувати та регулювати роботу всередині компанії. Створюйте завдання собі та учасникам своєї команди, а також слідкуйте за їх виконанням на дошці завдань у режимі «Канбан» або на певний період у вигляді списку.

Розміщення завдань на дошці допомагає оцінити час виконання роботи над проектом, раціонально розподілити навантаження і бачити повну картину прогресу роботи кожного учасника команди.

Наприклад, ви можете додавати завдання щодо роботи над новим проектом, плановим дзвінкам клієнтам, проведення заходів, оформлення угод та договорів.

Створення дошки

За допомогою дошки ви можете візуалізувати та впорядкувати робочий процес над проектом та відслідковувати виконання завдань.

Для кожної дошки окремо ви можете створювати завдання, статуси задач та кастомізувати налаштування.

З початку у вас є одна дошка, на якій можна створювати завдання. Також можна додати додаткову дошку. Загалом у проекті ви можете створити до 2 дошок.

Щоб додати дошку, на лівій панелі натисніть «Додати дошку» (Add board).

Введіть назву дошки та виберіть колір.

Створення завдань

Щоб додати інформацію про те, яку дію потрібно виконати, хто буде виконавцем, у який термін та інші важливі нюанси, ви можете створити завдання.

Перейдіть до дошки та натисніть «Додати завдання» (Add task).

Читайте докладніше: «Як створити завдання».

Ви також можете створити швидке завдання. Натисніть «Додати швидке завдання» (Add quick task) та введіть назву завдання. Пізніше ви можете відредагувати і додати всю інформацію, що не вистачає.

Режими відображення дошки із завданнями

Ви можете вибрати, як будуть відображатися завдання: у вигляді карток на канбан дошці, списком в календарі. 

Канбан

Канбан — режим відображення завдань за умовчанням у вигляді дошки з колонками (статусами задач), де ви розміщуєте картки завдань. Ви ними керуєте, перетягуючи з однієї колонки до іншої у міру виконання завдання.

Канбан допомагає візуалізувати картину роботи над проектом, адже кожне завдання на дошці відображається у колонці з певним статусом.

Список

Список — режим відображення завдань в одному списку без розподілу на колонки. Використовуючи такий спосіб відображення ви можете обрати декілька завдань, або всі завдання на сторінці, та виконувати з ними масові дії.

Ви також можете сортувати показ завдань за статусами.

У колонках відображається назва, статус, пріоритет, відповідальний, спостерігачі та період завдання.

У режимі відображення завдань «Список» можна приховувати або виводити поля завдань. Для цього натисніть на три крапки у верхньому правому кутку списку і позначте потрібні поля.

Календар

Календар — режим відображення завдань в календарі. З його допомогою ви можете візуально переглянути всі завдання, для яких встановлено термін виконання.

Читайте докладніше: «Як працювати з календарем».

Статуси завдань

Статус завдання — це назва певного етапу роботи над завданням.

Стандартно для завдань створено три статуси:

Нові (New) Присвоюється кожному новому завданню. Над завданням ще не розпочалася робота і він стає в чергу на виконання або ухвалення рішення щодо нього.
В роботі (In progress)

Завдання, над якими працюють зараз.

Виконано (Done) Присвоюється, коли виконавець закінчив роботу над завданням і результат відповідає очікуваним вимогам.

Статус «В роботі» не рекомендується додавати завдання, над якими ніхто не працює. Якщо у процесі виконання завдання виникли питання, складнощі, потрібна допомога чи перевірка від інших членів команди чи етап роботи великий, рекомендуємо додавати проміжні статуси завдань.

Ви також можете додати статуси, які будуть відповідати вашим етапам роботи. Наприклад, ви можете додати статуси «Пауза», «Готово до перевірки» «Готово до відправки», «Архів» тощо.

Читайте також: «Як змінити статус завдання».

Щоб додати новий статус, перейдіть до режиму «Канбан», натисніть «Додати статус» (Add status), введіть назву та виберіть колір.

Щоб відредагувати назву статусу, натисніть на три крапки праворуч в потрібній колонці та виберіть «Редагувати» (Edit).

Автоматичне завершення задач

Для кожного етапу дошки ви можете налаштувати термін, упродовж якого задача перебуватиме у певному статусі. Оберіть кількість днів, і дата завершення задач буде змінюватись на вказану кількість днів.

Для цього натисніть три крапки біля статусу, а потім — «Редагувати» (Edit).

Активуйте перемикач «Термін завершення угод» (Deal closing timeframe), виберіть кількість днів та натисніть «Зберегти» (Save).

Якщо в задачі відсутня або стоїть інша дата завершення, то після переходу в новий статус, вона автоматично змінить дату на кількість днів, вказаних в налаштуванні статусу. Наприклад, якщо 1.12.2024 о 12:00 ви перемістили задачу без дати завершення, а перед тим налаштували для статусу термін 4 дні, то дата завершення автоматично зміниться на 4.12.2024 о 12:00.

Ви можете відредагувати дату та виставити нову.

Фільтр завдань

Ви можете відфільтрувати список завдань, які виводитимуться на дошку. Використовуйте фільтр, щоб планувати виконання завдань за періодами та пріоритетами, навантаження по кожному відповідальному та швидше знаходити завдання щодо угод або контактів.

Для цього натисніть «Фільтр» (Filter) та виберіть умови фільтра.

Умови фільтра

Ви можете фільтрувати завдання за такими параметрами:

  • за період створення (date created) – вкажіть свій період часу або виберіть опцію «Останні … днів» (Last… days);
  • за назвою задачі (deal name) – вкажіть назву або її частину;
  • за статусом (stage) – виберіть один або кілька етапів роботи із завданням;
  • за пріоритетом (priority) — виберіть один або кілька значень;
  • за відповідальним (assigned to) – виберіть одного або кількох відповідальних за завдання;
  • за спостерігачем (watchers) – виберіть одного або декількох спостерігачів;
  • за контактом (contact) – введіть дані контакту;
  • за назвою угоди (deal name) – вкажіть назву або її частину;
  • за присвоєними тегами (tags) – вкажіть один або кілька тегів;
  • за датою початку роботи (start date) – Виберіть дату старту роботи над завданням;
  • за датою закінчення (due date) – виберіть дату закінчення роботи над завданням.

Також можна фільтрувати за полями, які ви створили для завдань.

Якщо не відображаються всі поля фільтра завдань, натисніть «Змінити поля фільтра» (Change filter fields) і виберіть поля, які потрібно відобразити.

Збереження умов швидкого доступу

Ви також можете зберігати фільтри, що часто використовуються, щоб скоротити час пошуку потрібних завдань. Для цього після вибору параметрів натисніть «Вибрати» (Select) та перейдіть до сторінки з відфільтрованими даними.

Натисніть «Зберегти фільтр» (Save filter) та збережіть вибрані параметри фільтра.

Додайте назву фільтра, яка допоможе визначити його у загальному списку.

Щоб використати збережені параметри, перейдіть до «Фільтр» (Filter) > «Збережені фільтри» (Saved filters) і виберіть потрібний фільтр.

Ви також можете переходити між збереженими фільтрами під час перегляду дошки з відфільтрованими завданнями.

Налаштування дошки

Виберіть дошку та перейдіть до «Налаштування» (Settings).

На вкладці «Загальні» (General) ви можете змінити назву дошки та вибрати відповідального за завдання, що автоматично створюється.

Також коли у вас з'являється більше однієї дошки, ви можете видалити вибрану дошку в налаштуваннях.

На вкладках «Поля» та «Теги» можна відредагувати атрибути завдань або створити нові.

Читайте докладніше: «Як керувати атрибутами завдань».

Оновлено: 17.06.2022

    Оцініть, наскільки стаття була корисною "Основи роботи з дошкою завдань"

    Оцінка: 5 / 5

    Далі

    Як створити завдання

    Почніть користуватися сервісом SendPulse прямо сьогодні