Як працювати із завданням

Під час виконання завдання ви можете змінювати його статус, переміщуючи картку по дошці, залишати коментарі, переглядати історію або редагувати основну інформацію у картці завдання.

У статті докладно розглянемо, як ці дії реалізувати практично.

Як змінити статус завдання

Коли ведеться робота над завданням, потрібно змінювати його статус, щоб спостерігачі могли визначити, що відбувається із завданням на даний момент.

Ви можете змінити статус завдання трьома способами: перетягнути по дошці канбан, вибрати інший статус завдання у картці завдання або змінити статус списку задач.

На дошці канбан

Перейдіть на дошку, увімкніть вид відображення «Канбан». Наведіть курсор на картку завдання та перетягніть його на інший етап або в інше положення.

У картці завдання

Відкрийте завдання і виберіть статус зі списку.

Список

Перейдіть на дошку, увімкніть вид відображення «Список». Позначте список завдань, для яких потрібно змінити статус, та натисніть «Змінити статус».

Щоб змінити статус усіх завдань, які є на сторінці, позначте верхній чекбокс. Щоб змінити кількість завдань на сторінці, виберіть число в нижньому правому куті.

Ви також можете обрати всі завдання, які знаходяться в певному статусі або відібрані за критеріями фільтру.

Як змінити відповідального за завдання

Відкрийте завдання і виберіть відповідного зі списку.

Читайте докладніше: «Як керувати командою».

Щоб побачити список усіх завдань, які потрібно виконати, виберіть у фільтрі «Відповідальний» (Assigned to) своє ім'я.

Як відредагувати поля завдання

Поки працюєте над завданням, може змінитися інформація щодо завдання або ресурси для його виконання. Ви можете редагувати будь-яку інформацію, яку додали: пріоритет, теги, дати та всі кастомні поля.

Поставте курсор на поле і змініть його значення.

Як додати нагадування

Ви можете обмежити термін виконання завдання у полі «Дати» (Dates), а в полі «Встановити нагадування» (Set a reminder) виберіть за скільки днів сповістити учасників завдання поштою. Так, ніхто зі співробітників не пропустить дедлайн і буде попереджений про те, що завдання потрібно виконати найближчим часом.

Як додати файли

Ви можете прикріплювати файли до завдання, щоб матеріали були спільними для всіх учасників. Натисніть «+ Додати файл», виберіть зі сховища в обліковому записі або завантажте новий файл з вашого пристрою.

Неважливо в якому з проєктів доданий файл: email сервіс, в освітній платформі, конструктор сайтів, — їх можна додати в задачу CRM або в коментар.

Натисніть на іконку редагування, щоб керувати файлом після завантаження.

Як працювати з чек-листом

Відкрийте завдання та позначте в чек-листі пункт, який було виконано.

Щоб додати новий елемент, натисніть «Додати пункт» (Add item). Щоб видалити — «Видалити».

Щоб поміняти пункти місцями, затисніть і перетягніть в потрібне місце. Щоб додати чек-лист до інших пунктів, натисніть «Додати чек-лист» (Add checklist).

Для кожного пункту чек-листа можна призначити відповідального. Наприклад, якщо за виконання різних етапів завдання у вас відповідають різні менеджери.Для цього натисніть на кружечок з правого боку від необхідного пункту і виберіть менеджера.

За замовчуванням під час створення нового елементу він не має відповідального. Під час вибору відповідального показується список користувачів, які мають доступ до CRM. В історії завдання не буде фіксовано призначення відповідальних за елементи у чек-листі.

Якщо обраний член команди не є спостерігачем за угодою, його буде автоматично призначено спостерігачем.

Якщо спостерігача буде видалено при наявності активного елементу чек-листа, де він відповідальний, його не буде автоматично додано до спостерігачів знову.

Як додати або редагувати зв'язок

Ієрархічний зв'язок

Коли ведеться робота над великим завданням, вона поділяється на підзавдання. Ви можете видалити або додати батьківське завдання та підзавдання всередині кожного завдання.

Читайте докладніше: «Батьківське завдання».

Щоб додати батьківське завдання, натисніть «Додати батьківське завдання» (Add parent task), почніть вводити назву завдання та виберіть із вже створених завдань.

Щоб додати підзавдання, натисніть «Додати підзавдання» (Add subtask) та створіть нове завдання.

Внесіть інформацію в підзавдання так само, як під час створення завдання.

Щоб видалити зв'язок із завданням, наведіть на підзавдання у списку «Підзавдання» або «Батьківське завдання» та виберіть «Відв'язати підзавдання» (Unlink).

Паралельний зв'язок

Ви також можете додати або видалити зв'язок з іншим завданням, угодою або контактом для додаткової інформації про пов'язану роботу.

Читайте докладніше: «Додайте зв'язки».

Щоб додати зв'язок, натисніть «Зв'язати» (Relate to) та виберіть потрібний пункт: зв'язати з іншим завданням, угодою або контактом. Почніть вводити назву в полі пошуку та виберіть потрібну картку.

Щоб видалити зв'язок із завданням, угодою або контактом, наведіть на зв'язок у списку «Пов’язані» (Relations) та виберіть «Відв'язати» (Unlink).

Як підписатися на завдання

Ви можете стати «Наглядачем» (Watcher) та підписатися на оновлення завдання, щоб отримувати інформацію про хід виконання.

Щоб підписатися на завдання, відкрийте його та натисніть «Підписатися» (Subscribe).

Щоб додати іншого користувача спостерігачем, виберіть користувача зі списку.

Щоб побачити список усіх завдань, за якими слідкуйте, виберіть своє ім'я у фільтрі «Спостерігачі» (Watchers).

Як залишити коментар

Щоб залишити свій коментар, введіть повідомлення у відповідне поле, вкажіть відповідального співробітника і за необхідності прикріпіть файл.

Як переглянути історію завдання

Ви також можете переглядати історію редагування угоди, пов'язаних подій та коментарі.

Щоб переглянути лише коментарі, натисніть «Тільки коментарі» (Comments only). Якщо великий коментар, то ви можете прочитати весь текст, натиснувши «Показати повністю» (Show More).

Читайте докладніше: «Як працювати з історією завдань та коментарями».

Як змінити налаштування повтору задачі

Якщо під час створення завдання ви не налаштовували «Повтор завдання», ви не зможете додати їх після.

Якщо при створенні завдання ви вказували ці налаштування, ви можете змінити час повтору та самі завдання. Перейдіть до «Шаблони завдань» (Task templates) та виберіть шаблон, який потрібно відредагувати.

Як завершити завдання

Після того, як завдання пройшло всі етапи роботи і мету завдання було виконано, ви можете видалити завдання або додати додатковий статус завдання, наприклад, «Архів» (Archive), щоб зберігати їх.

Оновлено: 01.03.2024